El pasado 12 de marzo se publicaba en el BOE un Real Decreto-ley de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que recoge, entre otras medidas, la obligatoriedad de llevar un registro diario de jornada para todas las empresas, independientemente de su tamaño y sector, en el que deberán estar incluidos todos sus trabajadores, sea cual sea su jornada de trabajo. Este RD 8/2019 tiene la clara voluntad de controlar y perseguir los incumplimientos en materia de jornada laboral de los trabajadores, estableciendo como fecha de inicio de la obligatoriedad y por tanto de exigencia del mismo, desde el próximo 12 de mayo de 2019.
Se establece el “deber de la empresa de garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente”.
Otro punto a tener en cuenta es la obligación por parte de la empresa de tener en un lugar visible un calendario laboral.
Este registro deberá conservarse por un plazo de cuatro años y deberá estar accesible y disponible en el centro de trabajo para el trabajador y sus representantes, así como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Los incumplimientos que puedan observarse relativos a este registro obligatorio de jornada serán considerados infracción grave, pudiendo ser sancionados con un importe máximo de 6.250 euros.
¿Qué solución ofrece PMPeople?
El registro obligatorio de la jornada laboral supone un reto para las organizaciones proyectizadas con cientos de Team Members trabajando en multitud de proyectos en diversas localizaciones, la mayoría en las oficinas de los clientes. Una solución basada en dispositivos físicos para fichar por medio de tarjeta magnética o huella dactilar sería muy costosa y difícil de generalizar.
La solución que ofrecemos desde PMPeople no requiere inversión en dispositivos y puede quedar implementada en una semana.
La fase inicial de aprovisionamiento consta de 4 pasos:
- Los roles PMO pueden encargarse de cargar todos los proyectos y servicios en ejecución, de momento sin descomponer, agrupándolos por Business Units.
- Los roles PMO pueden invitar a todos los Project Managers (o Service Managers si gestionan servicios). Cuando se registren en PMPeople, la PMO les podrá asignar a los proyectos/servicios correspondientes.
- Los roles PMO pueden invitar a todos los Team Members. Al registrarse en la herramienta, ellos mismos podrán elegir el Resource Pool al que pertenecen.
- Cada Project Manager (Service Manager) debe planificar las fechas de inicio-fin de sus proyectos (o servicios), y finalmente, asignar a los Team Members.
Los Team Members (TM) imputan las horas
Una vez los TMs han sido asignados, ya pueden imputar horas y gastos, usando un navegador web o la app (iOS y Android). Para reportar las horas via web, acceden a una pantalla como esta:
Las imputaciones de horas pueden encontrarse en 4 estados:
- In Progress: El usuario aún no ha enviado la imputación al Project Manager.
- Submitted: El usuario ha enviado la imputación al Project Manager.
- Approved: El Project Manager ha aprobado la imputación.
- Rejected: El Project Manager ha rechazado la imputación.
Pulsando el botón Submit se puede enviar la información al Project Manager para su aprobación o rechazo. Las imputaciones solo pueden ser modificadas en los estados In Progress y Rejected.
En la parte superior de la pantalla se indica el estado de la semana completa:
- In Progress: Algún día de la semana sigue en progreso.
- Submitted: Todas las imputaciones de la semana han sido enviadas.
- Approved: Todas las imputaciones de la semana han sido aprobadas.
- Rejected: Algún día de la semana ha sido rechazado.
Pulsando el botón Day puede verse el detalle de las imputaciones por día:
El TM debe usar esta opción si es necesario editar la entrada para cambiar las horas de entrada o salida, o bien para añadir una explicación para el Project Manager:
Nótese que el TM no debe entrar las horas de inicio y fin en la mayoría de los casos. La herramienta inicializa estos valores a partir del calendario laboral o de las condiciones específicas del trabajador. Si es necesario, solo en casos particulares, el trabajador deberá corregir estos datos.
En todo momento, el TM es consciente de las sobreasignaciones porque se señalan las horas en color rojo.
Los calendarios laborales aplicables pueden ser consultados en cualquier momento por el TM.
Los Project Managers aprueban o rechazan las horas
Por su parte, el PM puede revisar cada una de las imputaciones, para aprobarlas o rechazarlas:
En el momento de aprobar/rechazar, el PM puede ver las horas de inicio-fin y si hay sobreasignaciones, en cuyo caso las horas se señalan en color rojo.
Para mayor comodidad, el PM también podría aprobar o rechazar las imputaciones en bloque, dentro de un rango de fechas:
Se inicializan automáticamente las horas de entrada y salida
En PMPeople pensamos que el requisito más importante para un sistema de registro horario es que los trabajadores pierdan el menor tiempo posible en declarar las horas de comienzo y fin, que por otra parte casi siempre serán iguales, por lo que se impone una solución de inicialización automática y corrección de excepciones:
- Para algunos trabajadores, como aquellos que tienen reducción de jornada, las horas de inicio y fin serán casi siempre fijas. Para ellos no se inicializarán los horarios a partir del calendario aplicable a las actividades, salvo que sea festivo. Por ejemplo, aunque el calendario diga que de lunes a viernes se trabaja de 8:30–18:00 y el viernes de 8:30–15:00, ellos verán inicializadas sus imputaciones según se haya indicado en sus datos personales (por ejemplo, de 9:00–14:00).
- Para el resto de trabajadores, el registro de horas de inicio y fin vendrá determinado por el calendario aplicable. Por ejemplo: de 8:00–15:00 en jornada intensiva desde 1 de julio hasta 31 de agosto.
- Caso particular del punto anterior: Si un trabajador imputa el mismo día a 2 o más actividades vinculadas a distintos calendarios, se registrarán las horas de inicio y fin de dichos calendarios, como si las actividades se realizasen en paralelo. Lo que sí debe ocurrir es que el total declarado para ese día no exceda el máximo estipulado, en caso contrario tanto el TM como el PM verán las horas de ese día señaladas en color rojo.
El objetivo de la inicialización automática es ahorrarle tiempo al trabajador. Sin embargo, el trabajador es siempre responsable de cambiar el registro de entrada y salida, si es necesario.
Generalmente, el responsable de aprobar/rechazar horas y gastos será el PM, pero también podría ser alguien con el rol de Program Manager, Portfolio Manager, PMO de soporte o PMO.
Este mecanismo de submisión/aprobación hace que el sistema de registro sea auditable, eficiente y eficaz.
Ejemplo: Automatización para una persona con jornada reducida
El Resource Manager que gestiona el resource pool al que pertenece esta persona inicializa sus datos como se indica en la figura:
Todas las imputaciones de esta persona quedarán inicializadas de 9:00–14:00, independientemente del calendario de la actividad para el día concreto, aunque luego podrá modificar los casos particulares entrando la información de detalle:
Además, cuando esta persona pulse el botón auto-fill, se rellenerán 5 horas todos los días de la semana, salvo los que sean festivos, independientemente del calendario asociado a la actividad:
¿Registro en papel o digital?
Para cualquier rango de fechas, el Functional Manager (o cualquier usuario con el rol PMO) puede descargar los registros de un proyecto o de todos los proyectos de su Business Unit:
Se descargará un fichero Excel como el de la imagen:
Si se desea implantar un sistema de firmas en papel, lo más eficiente sería imprimir una hoja mensual por trabajador, que las firmen, archivar las hojas del mes y custodiarlas por 4 años.
Sin embargo, sería mucho más eficiente un sistema digital, sin papel. El reglamento se sigue cumpliendo por estas razones:
- Solo el trabajador puede hacer submit.
- Se garantiza que las imputaciones, una vez aprobadas, no se han alterado y son accesibles siempre por el trabajador.
- Ante una inspección, la PMO podría generar el informe anterior, o mejor aún: podría habilitarse un acceso temporal al inspector con el rol PMO.
Quiero registrar la jornada laboral de mis trabajadores con PMPeople, ¿qué hago?
Lo primero que debe saber es que PMPeople sigue un modelo freemium. Esto quiere decir que el coste puede ser gratuito o bien puede pagar por el uso si usa ciertas funcionalidades.
La herramienta es gratis si gestiona sus proyectos en la “organización” compartida PMPeople. Si quiere gestionar sus proyectos en una organización premium (sin publicidad, con los roles PMO y RM), la herramienta cuesta 20€ al mes por usuario gestor.
Es importante destacar que en el coste solo computan los usuarios gestores. Es decir, los trabajadores, que accederían solo con el rol Team Member, no supondrían coste alguno.
Para activar el registro de la jornada laboral con PMPeople, le aconsejamos que siga la modalidad premium porque así podrá usar los roles PMO y Resource Manager. Nuestra recomendación es que siga los siguientes pasos:
- Regístrese en la herramienta: enlace
- Cree una nueva organización premium: captura
- Active los roles Functional Manager (FM) y PMO, de gestión de la demanada: captura
- Como FM, cree su primera Business Unit (BU): captura
- Como FM o PMO, dentro de la BU, añada tantos proyectos como necesite y póngales fecha de inicio y fin: captura
- Active el rol Resource Manager (RM), de gestión del suministro: captura
- Como RM, cree su primer resource pool: captura
- Como RM, asocie el pool de recursos con la BU: captura
- Como RM, invite por email a los trabajadores para incluirlos en el pool: captura
- Los trabajadores recibirán un email de invitación. Deben registrarse igual que usted en el punto 1. Cuando validen su usuario y accedan a la herramienta, verán que ya están incluidos en su organización y tienen el rol TM activado, pero aún no están asignados a ningún proyecto. Sí podrán modificar su información personal: captura
- Como PMO, entre en cada proyecto y asigne a los trabajadores: captura
A partir de que los TMs hayan sido asignados, ya podrán comenzar a registrar las horas trabajadas.
Aquí se puede acceder a un pequeño manual para distribuir entre los TMs. Si necesitan cualquier aclaración, por favor, escriban a nuestra dirección de email.
A continuación puede ver un vídeo demostración:
