Departamentele de achiziţii publice — Gestionarea activităţii — Analiză

Ca urmare a contactului direct cu personalul din departamentele de achiziţii publice, în cadrul acestei analize voi face o sinteză a activităţii acestor departamente legată de dificultăţile cu care se confruntă personalul implicat şi eventual să identific unele modalităţi de abordare, din perspectiva managerială.

Impresia generală este că singurele dificultăţi cu care se confruntă cei implicaţi în activitatea de achiziţii este de natură legislativă. Părerea mea este că cele mai multe dificultăţi vin din modul în care este înţeles rolul şi atribuţia departamentelor de achiziţii în cedrul instituţiilor pe care le deservesc. Tocmai pe acest aspect o să mă concentrez în acest material.

Rezolvarea problemelor şi elaborarea deciziilor în cadrul departamentelor de achiziţii ocupă o parte importantă din activitatea noastră şi, pentru un achizitor, ele reprezintă o componentă esenţială a activităţii. Deciziile pot fi luate şi fără a trebui să rezolvăm o problemă — de nenumărate ori pe durata unei zile de muncă uzuale, achizitorii dau peste probleme “ştiute”, adică probleme despre care ştiu că au soluţii standard, cunoscute. Pe de altă parte există situaţii de criză, când e nevoie de decizii rapide, lăsând pe mai târziu analiza cauzelor pentru care a apărut criza. Apoi, există situaţii în care pot exista soluţii evidente, dar pentru a se putea alege cea mai “potrivită” dintre ele, e nevoie de o investigaţie. În alte situaţii, nici nu se pot contura decizii decât după ce se investighează problema şi cauzele ei, pentru că, de fapt, pot exista mai multe cauze, plus anumiţi factori agravanţi. În multe astfel de situaţii vedem doar simptomele problemei, adică efectele ei, şi putem lua măsurile cuvenite doar după ce problema este investigată. Termenul “problemă” are de multe ori o conotaţie negativă. În esenţă, o problemă nu este decât un “decalaj” între situaţia curentă şi situaţia dorită — deosebirea dintre ce este acum şi ce ar trebui să fie. Prin urmare, cuvântul problemă poate să însemne:

- solicitări neclare din partea compartimentelor
- solicitări a căror caracteristici s-au schimbat şi diferă se cele iniţiale;
- produse, servicii sau lucrări care nu satisfac aşteptările celui care le-a solicitat
- luarea unor decizii de achiziţie pentru a rezolva o situaţie apărută în cadrul instituţiei şi care nu ţine strict de nici un departament anume
- solicitări care întâmpină dificultăţi de achiziţionare din cauze ce ţin de oportunitate şi de disponibilitate financiară (bugetară)

Nu toate achiziţiile sunt clare şi delimitate. Pot exista mai multe perspective ale unei achiziţii, dintre care unele se pot situa în afara controlului achizitorului. O achiziţie poate
avea implicaţii pentru mai multe compartimente ale instituţiei . De aceea, trebuie să analizăm cu atenţie situaţia cu care avem de-a face. Un mod de gândire este să aflăm în ce măsură achiziţia este sau nu parte a unui set mai mare de achiziţii înrudite — deci cât de delimitată este aceasta. Deşi probabil că nu trebuie niciodată să ne închipuim că o achiziţie este total izolată de altele, ne dăm seama totuşi că achiziţiile de rutină, adică cele cu caracter de repetabilitate, sunt de regulă bine delimitate şi au implicaţii
limitate. Caracteristicile unei achiziţii “delimitate” sunt următoarele:

- Necesitatea este clară şi bine fundamentată;
- ştim care ar trebui să fie tipul de furnizor;
- sursa de finanţare şi bugetarea este clară;
- implicaţiile sunt limitate;
- achiziţia poate fi tratată separat de altele;
- orizontul de timp de rezolvare este bine delimitat

În instituţiile care posedă sisteme robuste pentru executarea activităţilor de rutină şi reguli şi proceduri bine stabilite pentru abordarea diferitelor situaţii, solicitările (necesităţile) care apar sunt de cele mai multe ori bine delimitate şi sunt însoţite de puţine riscuri şi incertitudini în perspectiva achiziţionării. În acest sens, Strategia de Achiziţii pentru 2017 cred că are tocmai acest rol, de a ‘Delimita’ în mare măsură achiziţiile ce urmează a fi efectuate în anul următor.

La cealaltă extremitate a spectrului se află achiziţiile ne delimitate. În privinţa lor, par să existe peste tot numai semne de întrebare. Caracteristicile tipice ale acestora sunt opusul celor delimitate, adică:

- Necesitatea este incertă şi nefundamentată;
- Nu ştim cum să o abordăm în context legislativ;
- necesitatea nu este prioritizata de la nivelul oportunităţii şi a disponibilităţilor bugetare;
- orizontul de timp de rezolvare este nedeterminat

Tipul acesta de necesităţi şi de achiziţii pot să apară în cazul celor neprevăzute în PAA şi pentru care nu s-a întocmit o strategie. De aceea astfel de situaţii trebuie să fie excepţii.

Gestionarea achiziţiilor din cadrul unei instituţii nu este uşoară. Într-un context organizaţional, presiunea timpului, lipsa de resurse şi inconsistenţa decizională fac adesea ca achizitorii să nu poată aborda raţional o problemă sau o decizie. Un exemplu simplu este cel al situaţiilor în care nu există, dintr-un motiv sau altul, suficiente informaţii despre ceea ce trebuie achiziţionat, aşa că trebuie luată cea mai bună decizie oarecum “pe ghicite”. Prin urmare, de multe ori problemele şi deciziile nu sunt tratate într-un mod optim. Pur şi simplu soluţiile şi decizii luate nu sunt decât “cele mai bune în condiţiile date” — ceea ce se numeşte găsirea soluţiei satisfăcătoare (sau “mulţumitoare”).

Este însă important să facem distincţie între raţionalitatea limitată şi lipsa de raţiune. Raţionalitatea limitată se conformează unei logici ce poate fi întrezărită, în timp ce lipsă de raţiune nu e altceva decât “gândire greşită”. O mostră de gândire iraţională este a te încăpăţâna să aplici o soluţie care de fapt nici n-ar rezolva problema întâlnită — de exemplu, un şef de departament care află că nu există buget pentru o necesitate, dar insistă să şi-o pună în aplicare. Iniţiativa lui nu va fi finanţată şi aprobată, el punând presiune pe departamentul de achiziţii care este oricum ocupat cu activităţile deja planificate. Chiar dacă acel şef de departament vede o oarecare logică în gândirea sa, aceasta nu e deloc clară.
Lucrurile stau însă altfel în cazul raţionalităţii limitate: gândirea logică, raţională, judicioasă răzbate la suprafaţă chiar şi în cele mai dificile circumstanţe. (Va urma)