Les clés pour réussir votre projet Master Data Management, volet 1/3 — Préparer le terrain

Pramana
Pramana
Jul 3 · 6 min read

Introduction

On appelle données de référence (ou « Master Data ») les données qui sont considérées comme transverses à l’organisation. Ces données sont supposées être partagées par les domaines métier, et donc par les acteurs métier et par les applications du SI. Exemples : « Tiers » ou « Client », « Produit » ou « Service », « Localisation », etc.
Le mode de fonctionnement historique des métiers en silos a eu pour conséquence l’organisation du SI et des données en silos également.
Ceci a engendré, entre-autres, des problèmes d’incohérence (vocabulaire, structure de données, valeurs des données), de redondance, de perte de temps… Ce qui a augmenté les risques et les coûts liés à la gestion des données.

La discipline de MDM (Master Data Management ou Gestion des Données de Référence) apporte une réponse à ce type de problématiques en proposant une source fiable, précise et partagée des données dites de référence. Toutefois, malgré l’émergence de cette discipline, il s’avère que de nombreuses organisations ont été frustrées de voir que leurs projets MDM n’ont pas connu le franc succès attendu.

Ci-dessous quelques causes racines pouvant expliquer l’échec de ces projets :

· Le manque de sponsor fort du côté des parties prenantes métier,
· Le choix d’un périmètre métier trop grand ou ne portant pas sur les données de référence les plus pertinentes,
· Le choix d’une architecture applicative non étayé par une analyse comparative approfondie,
· Le choix de la solution MDM basé sur le seul critère de coût sans réelle analyse multifactorielle ni prise de recul,
· Les défauts de conception des données de référence et des processus qui les portent, défauts induits par la négligence de certains chantiers du projet,
· La négligence des aspects de gouvernance et organisation avant, pendant et après le projet MDM,
· Le manque d’adhésion des métiers au projet en raison du manque de considération apportée aux aspects de communication et de change-management.

En partant de ces constats, cette série d’articles, qui se veut généraliste et donc sans prétention de parfaite exhaustivité, vous propose sept clés, présentées en trois volets, pour vous aider à réussir le projet MDM que vous projetez d’entreprendre :

Volet 1 : Préparer le terrain

Volet 2 : Cadrer et concevoir

Volet 3 : Prendre en compte les facteurs humains

Le premier volet de cette trilogie est l’objet du présent article. Il traite des prémisses d’un projet MDM, ou comment on peut réunir les meilleures conditions pour favoriser sa réussite. Il s’agit notamment de trouver le bon sponsor et de choisir le bon périmètre pour le projet.

Clé 1 : Trouver le bon sponsor

La gestion des données de référence répond d’abord et avant tout à des enjeux métier. Elle permet d’améliorer la productivité via la baisse des coûts liés à la gestion des données, l’amélioration du « time to market » pour les nouveaux produits ou services, ou encore le partage d’une vision commune des données entre différents métiers. La gestion des données de référence sert aussi la stratégie métier en permettant de partager la même définition des termes métier, en facilitant l’identification des nouvelles opportunités métier, ou encore en accélérant la prise de décision. Un autre enjeu inhérent à la gestion des données de référence est l’amélioration de la qualité des données de référence, en fournissant une source fiable de ces données, en réduisant les risques engendrés par les problèmes de qualité des données, et en facilitant la conformité réglementaire.

Pour ces raisons, un projet MDM ne doit pas être considéré comme un projet technique porté par la DSI. Il doit être, au contraire, porté et sponsorisé par une direction métier, voire par la direction générale.

Cela permettra au projet MDM d’avoir un statut transverse métier et IT, et de gagner de ce fait en légitimité et en importance aux yeux de toutes les parties prenantes.

Le sponsoring du projet par le métier est pour ces raisons considéré comme un accélérateur de succès.

Par ailleurs, il existe un lien étroit entre le sponsor du projet et son périmètre métier. En effet, il est primordial d’avoir une cohérence entre le choix du périmètre du projet MDM et le sponsor susceptible de le soutenir. Ce point est détaillé en dernière partie de la clé 2 du présent article.

Clé 2 : Choisir le bon périmètre

Lorsqu’une organisation souhaite lancer une initiative pour gérer ses données de référence, le choix du périmètre métier est à déterminer avec beaucoup de précautions pour maximiser les chances de réussite du projet. Pour cela il est recommandé d’adopter une démarche itérative, en commençant par un périmètre restreint ciblant les données de référence les plus pertinentes, puis en élargissant ce périmètre pour couvrir toutes les données de référence de l’entreprise.

Plusieurs critères peuvent orienter le choix du périmètre métier des données :

1. Tout d’abord la transversalité des données. Plus elles sont transverses aux différents métiers de l’organisation, plus l’intérêt de les mettre sous contrôle est justifié (exemple : données « Produits vendus » versus données « Pièces détachées ou matières premières »).

2. Autre critère d’importance, celui du niveau de maîtrise des données. Les données ont-elles une définition claire ? Sait-on qui les utilise et pourquoi ? Connait-on le cycle de vie de ces données, comment elles évoluent et quels outils du SI supportent leur évolution ? Etc.

3. Un troisième critère peut être aussi la visibilité des données. Plus les données sont visibles en interne et en externe, plus il devient critique de les maîtriser. La visibilité interne peut concerner un nombre important de domaines métier qui accèdent à et utilisent ces données. La visibilité externe peut concerner des clients ou des organismes réglementaires qui demandent la publication des données.

4. Enfin, un dernier critère, et pas le moindre, celui en lien avec le sponsoring du projet. En effet, les trois premiers critères auront beau être atteints sur un périmètre métier, le projet ne pourra pas connaitre le succès attendu si le métier en question n’est pas convaincu et ne souhaite donc pas sponsoriser le projet. Dans ce cas, il est indispensable de réussir à convaincre la direction métier concernée, voire la direction générale ; sans cela, il sera inévitable d’abandonner ce périmètre et d’en choisir un autre ayant un sponsor prêt à soutenir le projet.
Dans ce cas de figure, il peut être utile de démontrer via un projet pilote, au périmètre plus réduit, la valeur ajoutée de la démarche, ce qui incitera les directions métier les plus récalcitrantes à suivre le mouvement dans un second temps.
A contrario, dans le cas d’un scénario d’une direction métier très motivée pour sponsoriser un projet MDM mais sur un périmètre ne remplissant pas l’intégralité des trois premiers critères énoncés plus haut, il est recommandé de prioriser l’adhésion et l’implication du sponsor quant au choix d’un périmètre de projet plus adéquat.

Conclusion

Dans le premier article de cette trilogie, nous avons pu exposer quelques-unes des conditions indispensables pour optimiser le lancement d’un projet MDM bien ciblé.

Le deuxième article, à venir très prochainement, portera sur les éléments permettant de sécuriser le résultat attendu en livraison par le projet MDM. Stay tuned !

Abir Rezgui-Turki
Consultante Senior chez Pramana
Architecte d’entreprise
TOGAF Certified & CDMP Associate