Yolocracy, 6ème édition

Focus et efficacité / Sens et motivation

Cette 6ème édition de Yolocracy était un peu spéciale. Pour la première fois les créateurs de cette conférence, Frontier dont la mission est d’aider les entreprises à mieux travailler, ont donné une présentation pour expliquer comment ils gèrent une quantité d’informations qui peut vite devenir envahissante. Bien qu’ils ne soient que 8, ils utilisent pas mal d’outils métier ou pour la collaboration (Trello, Git, Slack…) et cela peut donner le vertige avec toutes les notifications engendrées, notamment quand vous gérez pas moins de 150 tableaux Trello. Comme d’habitude, une seconde présentation a été réalisée et cette fois c’est Leboncoin.fr qui est venu présenter leur structuration d’équipes en feature teams qui remplace leur organisation techno-centrée. Ils ont également présenté comment ils arrivent à impliquer leurs employés en leur permettant de donner du sens à leur travail.

Après avoir doté son équipe des processus et outils pour remplir leur mission, traité la problématique du « qui fait quoi ? » (formalisation des rôles et ownerships), développé la culture de la documentation (cf. l’illustration sur la qualité de l’organisation ci-dessus), organisé les ressources pour facilement trouver l’information (documentation détaillée et indexée) et dans un contexte de « switch » d’activités permanent, le sujet de la gestion des notifications permanentes devient critique. Maîtrisant et utilisant beaucoup Trello, l’équipe Frontier a eu l’idée de centraliser pour chaque membre, l’ensemble de ses notifications provenant des différents outils sur un tableau Trello personnel sous forme de KANBAN. Ce faisant, le membre de l’équipe peut chaque matin réorganiser ses notifications, sous formes de cartes Trello pointant vers la source de l’outil émetteur, et décider des tâches qu’il veut effectuer dans la journée. Cette pratique permet d’améliorer le travail en asynchrone, de donner des feedbacks documentés et transparents au bon moment tout en évitant la surcharge mentale.

Frontier c’est « 0 email, 0 meeting » !

Au démarrage, le développement de cet outil de centralisation de notifications s’est effectué à l’aide d’un moteur d’interfaçage et d’automatisation appelé Zapier mais cette solution est difficilement scalable (passer à l’échelle) et portable dans d’autres organisations. L’équipe Frontier s’est donc lancée dans le développement d’un Power-Up Trello (fonctionnalité que l’on peut ajouter à un tableau en quelques clics) reprenant le principe avec pour objectif de le mettre à disposition du grand public dans le « store » Trello. Ce power-up s’appelle Straw et est disponible gratuitement sur Trello, il apporte des nouveautés notamment l’agrégation de notifications qui permet d’avoir d’un coup d’oeil l’historique des discussions et donc le contexte pour prendre une décision pertinente. Il est en cours de développement et l’approche agile consiste à faire tester l’outil aux utilisateurs pour récupérer des feedbacks et le faire évoluer pour mieux servir les attentes. Avec les outils collaboratifs et Straw, pour Frontier c’est « 0 email, 0 meeting » (sauf workshops créatifs). A vous d’essayer.

Tout le monde les connaît, ce sont des incontournables de la vente et des bonnes affaires entre particuliers, Leboncoin est une startup française qui a grossi rapidement pour atteindre plus de 800 personnes aujourd’hui. Comme beaucoup de startups dans la « tech », Leboncoin était partie sur une organisation techno-centrée (ex : les développeurs Android d’un côté et iOS de l’autre). Afin de gagner en efficacité, la société a l’ambition de devenir une organisation UX-centrée (centrée sur l’expérience utilisateur), comme en témoignent les recueils de feedbacks qu’ils effectuent sur les trottoirs à la Gare de l’Est (Paris). Aujourd’hui l’organisation est parvenue à s’organiser autour des fonctionnalités produit, étape intermédiaire avant d’être complètement organisée dans une approche orientée résultat pour l’utilisateur (Outcome based), on parle de feature teams. Nous avons traité ce mode de fonctionnement dans un article précédent avec la startup Dashlane, nous ne détaillerons donc pas ce mode d’organisation ici. Nous souhaitons faire un zoom sur ce qui motive les employés de Leboncoin à faire un bon travail en s’épanouissant.

Les dirigeants sont persuadés que la motivation des salariés est conditionnée par un triptyque : autonomie, expertise, sens. L’autonomie est confiée aux features teams, l’expertise est développée via des communautés de pratiques cross-feature-teams et le fait de travailler dans une équipe pluridisciplinaire. Enfin le sens tient à la capacité des employés à participer à l’évolution de l’entreprise et à designer un produit utile pour les utilisateurs. L’idée de transformer le mode de fonctionnement de l’entreprise est venue des équipes qui constataient un moins bon feedback des utilisateurs. L’organisation d’un séminaire avec l’ensemble de l’entreprise a permis d’imaginer une organisation plus adaptée pour remplacer l’actuelle techno-centré. Suite à ça un collectif d’employés, auto-nommé « Orga league » s’est naturellement formé pour proposer des évolutions dans la plus grande transparence.

Aujourd’hui, Leboncoin cultive l’idée qu’il faut oser se tromper pour apprendre et souhaite préserver la cohésion dans chaque feature team en s’efforçant de ne pas changer les employés d’équipe pour préserver la cohésion et les relations qui se nouent. On constate même que des pratiques agiles comme le management visuel (Kanban) se propagent aux fonctions supports.

Nous avons vu que l’autonomie, l’expertise et le sens au travail sont des leviers majeurs pour la motivation au travail. De là peut naître une efficacité accrue qui apporte une réelle valeur aux utilisateurs finaux. Prenez garde tout de même à « l’infobésité » et à gérer vos sources d’informations afin de rester focalisé sur les tâches importantes et de ne pas se laisser distraire par toutes les sollicitations extérieures.

Adrien TARDIF
Consultant chez Pramana

www.pramana.fr