12 elementów obniżających koszty druku

Czy wiecie ile kosztuje wydruk w waszej firmie? Według danych Photizo Group, 90 % firm nie ma pojęcia ile wydaje na wydruk.

Image for post
Image for post
Zarządzaj środowiskiem druku

Gartner z kolei szacuje że jest to od 1–3 % przychodów przedsiębiorstwa! Oto 10 kroków do ograniczenia kosztów druku:

  • Wybierz odpowiednią drukarkę

Wybór odpowiedniej drukarki pozwala znacznie ograniczyć koszty. W przypadku drukarek doskonale sprawdza się przysłowie: co drogie to tanie. Głównym wyznacznikiem, którym powinniśmy się kierować jest liczbę wydruków, które będziemy realizowali na urządzeniu oraz dostępne funkcje urządzenia. Koszt druku może się wahać od 1 grosza do nawet 15 groszy za stronę.

  • Ogranicz liczbę drukarek oraz ujednolić flotę.

Dużo łatwiej zarządzać drukarkami jeżeli flotę mamy ujednoliconą. Stworzenie takiej floty wymaga wcześniejszego zaplanowania i zakupu urządzeń. Jednak w przyszłości znacznie obniży to koszty serwisowania urządzeń. Natomiast w przypadku zakupu tonerów będzie można negocjować cenę eksploatacji i serwisu. Dlatego, jeżeli planujesz wymianę floty drukarek dobrze jest pomyśleć w przód.

  • Zadbaj o odpowiednie ustawienia urządzeń

Nie każdy wydruk jest niezbędnym wydrukiem (statystyki mówią że ponad połowa wydruków jest niepotrzebna). Większość drukarek posiada trzy parametry, które warto domyślnie zmienić: intensywność i jakość. Domyślnie intensywność ustawiana jest bardzo wysoko. Zmiana tego parametru pozwoli zaoszczędzić około 30 % zużycia tonera. Kolejny to jakość — jeżeli potrzebujemy wydruku lepszej jakości, możemy je zmienić w oknie drukowania. Jeżeli twoje urządzenie posiada opcję duplex, warto ją włączyć jako domyślną. Pozwoli to zaoszczędzić na koszcie papieru i poprawi czytelność dokumentów.

  • Zadbaj o proaktywną dostawę tonerów

Nowoczesne drukarki mogą posiadać nawet 20 różnych materiałów eksploatacyjnych. Oprogramowanie pozwalające na proaktywną dostawę materiałów zdejmuje obowiązek zamawiania ich przez pracowników. Pomaga to zapewnić ciągłość pracy urządzenia oraz optymalizuje jego wykorzystanie. Z naszego doświadczenia wynika, że takie rozwiązanie pomaga zaoszczędzić średnio 25 % kosztów, a pracownicy mogą skupić się na innych zadaniach.

  • Nie zamrażaj gotówki w magazynie

Firmy bardzo często kupują tonery na magazyn, by w razie potrzeby wysłać toner do drukarki. Toner musi być przechowywany w odpowiednich warunkach i również ma określoną maksymalną datę wykorzystania. Jeżeli toner jest źle przechowywany lub za długo, proszek może ulec zbryleniu co może spowodować uszkodzenie drukarki. Dużo korzystniejszym jest wysyła tonera z magazynu dostawcy.

  • Korzystaj z odpowiedniej jakości materiałów

Nasz rynek jest zalewany przez tonery chińskie, bardzo słabej jakości. Taki toner może być nawet o połowę tańszy od markowego zamiennika i o kilkaset procent tańszy od materiału producenta. Jednak taki toner ma drugie oblicze. Zwykle tonery napełniane są najtańszym proszkiem który, z czasem oblepia wałki i części urządzeń powodując konieczność wezwania serwisu do usunięcia “czarnych pasów”. Kolejnym aspektem przemawiającym na niekorzyść chińskich tonerów jest ich wydajność, której zwykli użytkownicy nie mierzą. Podczas kilkunastu naszych testów okazywało się, że taka kaseta wystarcza na połowę swojej wydajności. Wielu producentów zaznacza, że używanie nieoryginalnych kaset powoduje utratę gwarancji. Ostanim aspektem jest legalność wykorzystywania takich kaset ze względu na łamanie patentów producentów kaset.

  • Zadbaj o zbiórkę materiałów

Co zrobić z pustą kasetą. Najłatwiej wyrzucić ją do śmietnika. Toner, nawet ten zużyty do końca, nadal posiada resztki proszku. Ze względu na wykorzystywane przy produkcji tonera komponenty, kwalifikują kasetę jako odpad niebezpieczny. Dużo lepszym rozwiązaniem jest zbiórka takich kaset i sprzedanie do punktu skupu. Zwykle zużyta kaseta jest warta od 2 do 30 zł.

  • Większość awarii można wykryć zdalnie

Drukarki sieciowe pozwalają na wykrycie większości awarii zdalnie. Używając odpowiednich narzędzi możemy taką drukarkę bardzo szybko zdiagnozować, nie ponosząc żadnych kosztów. Większość awarii urządzenia to zacięty papier, który pracownik jest w stanie sam wyjąć bez potrzeby wezwania serwisu i ponoszenia kosztów takiej operacji. Szybka diagnoza zaoszczędzi nam 60 % kosztów serwisu.

  • Zbieraj statystyki awaryjności i wykorzystania

Kolejny raz uszkodzona drukarka ? Takie statystyki warto zbierać. Być może to urządzenie nie nadaje się do działu księgowego, ponieważ drukuje się tam za dużo, a dany typ drukarki jest przeznaczony do wydruku mniejszej ilości stron. Zbieranie statystyk może pomóc w optymalizacji floty.

  • Monitoruj flotę

Większość z tych elementów nie uda się nam zoptymalizować bez narzędzia, które pomaga nam w tworzeniu statystyk czy proaktywnym dostarczaniu tonerów. Dlatego warto zastanowić się nad wdrożeniem takich narzędzi. Niezależnie czy będzie to oprogramowanie darmowe, które większość producentów udostępnia np: HP Jet Admin, Lexmark, MarkVision, czy nasze narzędzie Princity zebranie oraz analiza danych pomogą zaoszczędzić twojej firmie tysiące złotych.

  • Wydruk podążający

Rozwiązaniem, które poprawia bezpieczeństwo dokumentów oraz ogranicza stratę jest oprogramowanie do wydruku podążającego. Zasada działania takiego narzędzia jest stosunkowo prosta. Pracownik wypuszcza wydruk na kolejkę wydruków i dopiero po tym jak podejdzie do urządzenia autoryzując się np. kartą, wydruk zostanie zwolniony. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest poprawa bezpieczeństwa oraz redukcja niepotrzebnych wydruków. Mechanizm ma niestety również wady. Cena takiego rozwiązania (na początku) jest dość wysoka a samo narzędzie wymaga wdrożenia, co w przypadku dużych firm o skomplikowanej strukturze jest czasochłonne.

  • Audyt i szkolenia

Przed optymalizacją warto wykonać audyt, który pomoże w zidentyfikowaniu punktów, w których nasze środowisko wymaga poprawy. Ostanim elementem w tym artykule są szkolenia. Warto uświadomić pracowników, że nie warto drukować 20 stronicowego maila, w którym większość treści to stopki. Jeżeli pracownicy będą świadomi kosztów oraz wpływu drukowania na środowisko większość z nich nie będzie drukowała zbędnych rzeczy.

Jak widzicie jest szereg rzeczy, które warunkują to czy nasz wydruk kosztuje 2 grosze czy 20 groszy. W skali firmy są to ogromne oszczędności. W kolejnym artykule odpowiemy na pytanie czy warto podpisać umowę na wynajem drukarki od firm specjalizujących się w dostawach urządzeń.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store