สรุปเนื้อหา Project Management 101: where to start and how it will help you boost your productivity #BKKSTW19
ช่วงแนะนำตัว
พี่โต๊ด — จบปริญญาตรี นิเทศศิลป์ มศว. จากนั้นไปเรียนต่อและไปทำงานที่ประเทศฝรั่งเศสเกือบ 4 ปี จบโท บริหาร 1 ใบ (การสร้างบริษัท, SME) การตลาด 1 ใบ เป็นคนที่ชอบทำงานหลากหลาย ไม่ชอบอยู่ใน comfort zone เลยทำมาหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็น reception โรงแรม ขาย dunkin donuts รับจ้างถ่ายภาพวิว งาน part time ต่างๆ หรือจริงจังตาม Slide ที่แปะไว้
พี่แอม — เป็น Accounting Staff มาก่อนเนื่องจากเรียนบัญชี แล้วก็ทำงานบัญชีมา 5 ปี (เรียนดี เกียรตินิยมอันดับหนึ่ง แต่ไม่ชอบ) แล้วก็ jump เข้าอีกโลกหนึ่งคือ Business Development เคยดูเรื่องการก่อสร้างสถานที่ การดูแลลูกค้า เป็น key account เริ่มทำงาน Consult เพราะอยากช่วยคนให้รอดจริงๆ เป็นการสอนคนตกปลา ไม่ใช่ตกปลาให้เขา
การที่เราไม่ได้เรียนจบตรงสาย อะไรที่เราอยากทำ มัน based มาจาก management skill จริงๆ
What is Project Management?
คือ การ “ยำ”
- การยำทุกศาสตร์เข้ามา
- ทำได้ทุกอย่าง มีปัญหา มีคำถามอะไรก็วิ่งหา (เหมือนคนเป็น PM กำลังโดนยำอยู่)
- PM คือคนที่มองเห็นอาหารจานนี้แล้วตอบได้ว่า ส่วนผสมมีอะไรบ้าง ในอัตราส่วนเท่าไหร่
- ในมุม PM ไม่จำเป็นต้องรู้ว่า “ปูดอง” คืออะไร แต่รู้ว่าต้องใช้ “ปูดอง” ไปหามา ไม่ใช่คนที่ต้องรู้ลึก แต่ต้องรู้ทุกเรื่อง
การที่จะ manage project ให้สำเร็จ คือ อย่าลืมถามลูกค้าว่า เผ็ดมาก/น้อย (ซึ่งเผ็ดของแต่ละคนก็ไม่เท่ากัน) ไม่กินอะไรหรือเปล่า สิ่งที่ลูกค้าอยากได้ Requirement คืออะไร Goal ของเขาคืออะไร สิ่งสำคัญคือการเคลียร์บรีฟ
คือ คนเก็บกวาด
- ทำงานทุกอย่างให้เรียบร้อย
- เป็นคน QC และช่วยไกด์ทุกอย่างให้กับทุกคน
พี่แอมไม่เชื่ออะไรเลยในครั้งแรก เป็นความระแวงส่วนตัว จะคอยเช็คอยู่เสมอ ครั้งแรก อีกสองสัปดาห์มาดูใหม่ ก่อนงานก็จะถามใหม่
คือ คนนำวงออเคสต้า
- รู้ว่าทุกเครื่องดนตรี กับ Note ที่ทุกคนถืออยู่ (เทียบกับ Schedule, Plan) เวลามันเล่นแล้วมันลงจังหวะเดียวกันได้ยังไง
- Skill Project management นี้สามารถใช้ได้กับทุกอาชีพ
การที่เราเอาความรู้ ประสบการณ์ในสาขาต่างๆ มา Apply ใช้ด้วยกัน เพื่อไปให้ถึง เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ ที่ตั้งเอาไว้ ซึ่งในแต่ละ Project มันต้องมีความ customize ที่ไม่เหมือนกันอยู่แล้ว
Case: มีลูกค้าอยากได้โซฟาสีแชมเปญ ถ้าเราไม่เคลียร์กับลูกค้าก่อน “แชมเปญ” คือแบบไหน ที่เขาชอบกับที่เราชอบมันเหมือนกันหรือเปล่า มันก็คือวนไปที่การ เคลียร์บรีฟ รวมถึงสามารถบอกลูกค้าได้ว่า อันไหนทำได้จริง อันไหนทำไม่ได้
Why Project Management is important?
การทำ Event เป็นเคสที่ดีมาก เพราะทำให้เราได้ใช้หลายศาสตร์ เช่น ขายตั๋ว รีครูทคน การจัดงาน การคุมเงิน ฯลฯ ตอนที่พี่โต๊ดเข้ามาทำงานใหม่ๆ เขาส่งอะไรมาก็ทำตามไปหมด แต่พอทำงานไป 2–3 เดือน ก็เริ่มตั้งคำถามตัวเองว่า ทำไมการทำบัตรให้คนเข้างาน 1 คน เราถึงต้อง Copy 1:1 จากนั้นก็ Print ออกมาตัดทีละอัน หรือส่งเมลขอบคุณคนร้อยคนด้วยการ Copy แปะไปเรื่อยๆ
สิ่งที่เราทำอยู่มันถูกเหรอ?
จัดงาน 30–40 คน ทำไมเราต้องทำงานดึก 2–3 สัปดาห์เพื่อทำบัตรห้อยคอ
- ก็เริ่ม Search Google เห็น solution ว่าหลายอย่างมันทำให้เร็วขึ้นได้ ตอนแรกก็มีติดขัดบ้าง แต่พอทำไปเรื่อยๆ ก็ชินมือ ลดเวลาการทำงานได้
- เวลาเราเจอปัญหา มันมี Solution นะ ก็คิดว่า เราน่าจะมีความถนัดในการทำสิ่งต่างๆ ให้มันออกมา productive และ effective ที่สุด
- ดีที่มันยังมีปัญหาอยู่ เพราะทำให้เราได้เรียนรู้ และสั่งสมประสบการณ์ใหม่ๆ
- ทำไมจัดงาน Event 60 คน ต้องใช้งาน 3 เดือน ทั้งๆ ที่ทำ 1 เดือนก็พอแล้ว ก็เลยเรียนรู้สกิลการจัดการมากขึ้น
Techsauce Global Summit ตอนที่เข้ามาทำปี 2017 สกิลที่ใช้คือ การบู๊แหลก ทำงานถึงตีห้า ตื่นแปดโมง ไม่รู้ว่าทำกันได้ยังไง ก็คิดว่า มันไม่ได้แล้ว งานมันออกมาดี แต่หลังบ้านเหนื่อย ก็เริ่มปรับไปเรื่อยๆ สิ่งที่เราเห็นได้จริงๆ คือ
ถ้าเรามีการจัดการที่ดี มี tools ที่ถูกต้อง งานออกมาได้ดีขึ้น และใช้คนทำงานน้อยลง (คือใช้คนเท่าเดิม แต่ได้นอน) timing ต่างๆ ทำได้เร็วขึ้น
- การจัด event (หรืออะไรก็ตาม) สิ่งที่ยากที่สุดคือ 1 อาทิตย์ก่อนงาน แต่ตอนนี้เราไม่ suffer เท่าเดิม สามารถไปถึง goal ได้เร็วมากขึ้น
- ถ้าเราใช้ Project Management ในองค์กร/ธุรกิจของเรา ถ้ามันเป็นเพื่อ business คือทำเพื่อเงิน ถ้าเราไม่มีการจัดการที่ดี 3 เดือนทำได้ 1 โปรเจ็ค แต่ถ้ามีการจัดการที่ดี 3 เดือน ทำได้ 3 โปรเจ็ค (ด้วยจำนวนคนเท่าเดิม)
- ถ้าเอา Project Management มาใช้กับตัวเอง เช่น ลดน้ำหนัก เช่น อยากลดน้ำหนัก 10 กิโล เวลาไหนก็ได้ มันก็จะเลื่อนไปเรื่อยๆ เป็นเหตุผลว่าทำไมเวลาถึงสำคัญ เพราะมันทำให้ใช้เวลา ใช้เงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Work Smart ไม่ใช่แค่ Work Hard
Project Management จึงไม่ใช่สำหรับคนเป็น PM เท่านั้น
- ตอนพี่แอมตรวจบัญชี ต้อง print กระดาษออกมาเอาไม้บรรทัดเทียบ ก็เลยเริ่มการใช้ excel ใส่สูตรเข้าไปเอง แทนที่จะใช้เวลา 5 วันในการทำงาน ก็เหลือเพียงแค่ 3 วัน
- เวลาเราจะไปเที่ยวแล้วมีอากาศ ร้อนมาก หนาวมาก จะแพ็คกระเป๋ายังไง สำหรับการเดินทาง 10 วัน นี่คือการ Manage เช่นกัน
- ให้ตั้ง Budget เผื่อ Buffer 5–20% หรือถ้าจ่ายเพิ่มไม่ได้ ถ้ามี 100 ก็ให้ใช้แค่ 90 แล้วเหลืออีก 10 เก็บไว้ Spare
- เอา Manpower มาอยู่ในการคิด Budget เสมอ ต้องจ้างกี่คน แต่ละคนใช้เวลาจ้างเท่าไหร่ หรืออาจจะเป็นค่า OT ที่อาจเกิดขึ้น
- สาเหตุส่วนใหญ่ที่โปรเจ็คมันเฟลคือเรื่องของเวลา การที่เรา delay งานหนึ่งชิ้น มันส่งผลกระทบไปกับ task อื่น (ที่มีอีกเป็นยวงรออยู่) เช่น งาน Design Logo 1 ชิ้น แต่คนที่รออยู่ อาจจะมีทั้ง คนที่รอเอาไปทำภาพ Backdrop, Website, Marketing, ขาย Sponsors ถ้ามันจะเลื่อนจริงๆ ต้องดูว่ามันกระทบกับอะไรบ้าง
- พนักงาน 50 คน ถ้าจ่ายค่าแรงวันละ 100 บาท
= 50,000 x 5 วัน
= 250,000
ถ้าคนที่ manage project บอกว่ามันเลื่อนได้อีก 5 วัน มันก็ต้อง x5 เข้าไปอีก มันเป็น static cost ที่เราต้องจ่ายอยู่เสมอ แล้วเราอาจจะคิดไม่ถึง - Scope งานต้องเคลียร์ เพื่อไม่ให้สิ่งที่ทำมันเฟล เพราะเข้าใจไม่ตรงกัน
- งานที่เราจะ Deliver เราสามารถทำได้ขนาดไหน
ไม่ว่าเราจะคุยกับลูกค้า, internal team, outsource ทุกคนต้องเห็นภาพตรงกัน Goal เดียวกัน ไม่มีข้อสงสัย แนะนำให้ทำสรุปสิ่งที่บอก 1–2–3–4–5 เพื่อให้เข้าใจตรงกัน
Project Management Life Cycle
Stage 1: Define project scope and goals ให้ชัดเจน
- communicate กับทีมให้ชัดเจน ทุกคนต้องรับรู้เท่ากัน
- ไม่ใช่ทุกคนต้องมี task แต่ทุก task ต้องมีคนรับผิดชอบ
- Specific ระบุตัวเลขที่เจาะจง เล็ก/น้อย/ไม่แพง ของแต่ละคนไม่เท่ากัน
— Measurable จุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ สามารถ track ได้
— Attainable ตั้งเป้าหมายให้ challenge แต่สามารถทำได้จริง
— Realistic สิ่งที่ทำได้จริง เราไม่ได้บอกว่าเราทำไม่ได้ เราทำให้ได้ แต่ condition คือ x, y, z
— Time-bound จะสัมพันธ์กับเรื่อง cost เสมอ
Stage 2: Define the work breakdown
ดูว่าแต่ละคนถนัดอะไร เขายุ่งอยู่ไหม ถืองานอะไรอยู่ไหม ก่อนจะทำอะไร
หรือเริ่มจาก type/category ของ task ใหญ่ๆ จากนั้นก็ break down ว่ามีกี่ sub-tasks จากนั้นก็ match คนลง ถ้าคนไม่พอ ต้องหาคนนอกมาใส่ ก็จะต้องไปเพิ่ม budget
Stage 3: Schedule Resources and Budget
เป็นการ forecast ว่าใช้เงินเท่าไหร่ กี่คน ใช้เวลาเท่าไหร่ ถ้างานมันเต็ม ก็ต้องไม่รับงาน หรือ จ้าง outsource ทุกคนที่เราต้องใช้ supplier ต้องใช้คนเท่าไหร่ ใช้เวลาเท่าไหร่ ถ้าทำได้ เราจะได้ทุนทั้งหมด รวมถึงคนรับผิดชอบงาน
Stage 4: Execute on Deliverables
มี tools, framework หลายแบบ เช่น
- to do list จดเร็วๆ ลงในกระดาษ ฉันจะทำอะไร พรุ่งนี้จะทำอะไร
- Gantt Chart เป็นการ plot task คู่กับเวลา ให้ทุกคนเห็นภาพตรงกัน เมื่อไหร่ที่ timeline มันซ้อนกัน แสดงว่าเรากำลังใช้เวลาเดียวกันทำหลายอย่างใน project นั้นๆ อาจจะลดเวลาได้ แต่ถ้ามันซ้อนกันเยอะๆ เช่นสิบอัน มีคนทำคนเดียว เค้าทำได้จริงไหม แล้วแต่ละ chart มันต้องรอกันหรือเปล่า
- post it — To Do → Doing → Done (ถ้าอยู่ในวงการ Dev อาจจะมี Stage เพิ่มขึ้น)
- trello (ส่วนพี่แอมเคยใช้ Microsoft project ในงาน Interior) ในหนึ่งบอร์ด สามารถทำงานร่วมกันได้ ร่วมถึงมี interact ในแต่ละการ์ดได้
การทำ PM ที่ดีคือการเปิดใจ รับเทคโนโลยีใหม่ๆ มันจะช่วยเราได้เยอะ
Management อะไรก็ตามที สิ่งเดียวที่มันเฟลคือ “วินัย”
- Asana เป็นอีกตัวที่ทำงานได้เยอะกว่า trello ตอนแรกที่เอามาใช้ ทุกคนก็ยังไม่ใช้ส่งงานกันทางเมล, Line อยู่ แต่พี่โต๊ดจัดการด้วยการบีบบังคับ ว่าถ้าอยากได้รับการ approve หรือให้เซ็นอะไร ให้ทำผ่านช่องทางนี้ช่องทางเดียว ใช้เวลาอยู่หลายเดือนเหมือนกัน สิ่งที่เห็นคือทำงานได้เร็วขึ้น และสามารถ track ได้
ใช้ tools ให้น้อยที่สุด แต่เป็น tools ที่สามารถทำได้ครบ
Stage 5: Monitoring and Control
ถ้าเราไม่ดูบ่อยๆ สิ่งที่เจอคือ “เกินงบ” “เกินเวลา” ไม่ว่าจะเป็น trello, asana จะมี dashbaord summary ให้หมดเลย ว่าอะไรทำแล้ว ยังไม่ได้ทำ อะไรดีเลย์ ในทีมใครว่างอยู่ หรือมีใครตายไปแล้ว กว่าจะฟอร์มคนขึ้นมาหนึ่งคนไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องใช้เวลาอย่างน้อย 1–2 เดือน อย่าปล่อยให้เขาตาย
ด้วยความที่เราอยู่กับ Project ที่ Timeline มันเลื่อนไม่ได้ ทำให้เราต้องทำตัวว่า ทุกอย่างต้องเสร็จ ทุกอย่างต้องได้
Stage 6: Analyze Progress
ดู feedback ของทีม ของลูกค้าเสมอ ส่วนใหญ่การ debreif จะเกิดหลังจากจบงาน คำถามว่า ทำไมเราไม่ debrief กันเรื่อยๆ เพื่อให้เกิดการ improve ระหว่างทาง
เลยมีการเอา agile มาใช้ ทำการ review กันทุกๆ สองอาทิตย์ ไม่ว่าจะเป็นโปรเจ็คระยะสั้นหรือยาว เรามีการประชุมทีมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับทุกสองอาทิตย์ ว่าอันไหนดีแล้ว อันไหนไม่ดีพอ ควรจะแก้ไข จะแก้ยังไง แล้วก็ใช้มันในสองอาทิตย์ต่อไป ทำมันไปเรื่อยๆ จนกว่าจะถึงวันจัดงาน จากนั้นค่อยทำ debrief ใหญ่ หลังจบงาน
ใครที่เคยทำสาย dev มาก็จะเข้าใจว่ามันคือการทำ sprint ไม่ใช่ทำงานไป 4–5 เดือน แล้วมาเจอปัญหาที่แก้ไม่ได้ แล้วอีก 1 เดือนจะต้องปิดโปรเจ็คแล้ว อีกทั้งต้องทำการแชร์กันอย่างจริงใจ
เรามีการทำ standup meeting ทุกวัน เพื่อให้รู้ว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่ ไม่มีใครทำหน้าที่ซ้ำซ้อนกัน
ด้านการก่อสร้าง timeline ที่เคยได้ 3 เดือน เหลือเพียง 1.5 เดือน ต้องทำยังไง?
มี design อันไหน ผู้รับเหมาช่วยอะไรได้ เราจะ shortcut มัน ทำการประชุมกันทุก 3 วัน แล้วค่อย weekly meeting สุดท้ายก็สามารถทำได้ใน 1.5 เดือน
อย่าเพิ่งบอกว่าเราทำไม่ได้ เราจะทำให้ได้ด้วย challenge นี้ มันมีวิธีอะไรบ้าง
Stage 7: Project Closeout
จบ project แล้วอย่าลืม debrief ไม่ใช่แค่ในทีม แต่กับลูกค้า supplier vendor ต่างๆ
Sandwich feedback — นี่คือสิ่งที่ทำได้ดีแล้ว ต่อด้วยสิ่งที่ต้องปรับปรุงขึ้นอีกนิดนึงคืออะไร แล้วก็ให้คำแนะนำ เขาจะรับฟังได้มากกว่า
Tips and Tricks from Tote
Trust is critical to team success ให้แต่ละคนดูแลทีมของเขาเอง ดีไซน์งานของตัวเองมา เชื่อในทีม แล้วให้เขา report ขึ้นมาข้างบน คนข้างบนคือดูความเชื่อมโยงของแต่ละทีม ที่บริษัทจะได้เพิ่มคือ จะมีคนมีสกิล project management เพิ่มขึ้น
Tips and Tricks from P’Amp
Work Backward อยากได้อะไร (Goal) แล้วค่อยทำงานย้อนหลัง ว่าต้องใช้เวลาเท่าไหร่ คนเท่าไหร่ ใช้เงินเท่าไหร่ เพื่อตอบโจทย์นี้
[ช่วงแชร์ประสบการณ์]
- ถ้าเราเอาตัวเองเข้าไปอยู่ตรงนั้น มุมเราจะแคบลง ให้ดึงตัวเองออก แล้วหาคนดูของแต่ละ part นั้น สิ่งสำคัญคือเราต้องเชื่อใจคนนั้น แล้วเราคอยดูภาพรวม
- การ build culture ให้ทุกคนในองค์กรว่า ทุกคนสามารถมีสกิล Project management ได้ โดยเริ่มจากโปรเจ็คเล็กๆ ก่อน พยายาม challenge ว่าเขาทำได้
- เวลา assign งานให้ใคร จะแจ้งว่า goal และ expectation คืออะไร สิ่งที่น้องสามารถทำให้ได้คืออะไร เวลามีปัญหาเกิดขึ้นมา เป็นการลด gap ว่า เทอเป็น senior เทอต้องดูแลสิ
- การทำงานกับคน challenge ที่สุด มากกว่าการทำงานกับสิ่งไม่มีชีวิต
- ไม่ว่าเราจะเตรียมการดีขนาดไหน มันมีปัญหาเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา หลายคนอาจจะสติแตกเวลาเจอปัญหา แต่พอเราทำ project management ไปเรื่อยๆ เราจะมีสติมากขึ้น เพราะเรารู้ว่ามีทีมที่มีฝีมืออยู่ในมือ ส่วนตัวพี่โต๊ดยังไม่เคยทำงานที่มันเฟลหรือล่มไปเลย เพราะจะมีทางออกอยู่เสมอ แม้มันอาจจะไม่ได้คุณภาพตามที่ต้องการตั้งแต่แรกก็ตาม
- ด้านพี่แอม ทำงานกับ SG Airline จะเปิดงานวันพรุ่งนี้อยู่แล้ว ประตูไม่มาซักบาน ผู้รับเหมาหายไป สิ่งที่ต้องทำคือ แก้ก่อนด่า แก้ได้ยังไง อะไรคือ Plan B, C แทนที่จะหาคนผิด สำหรับ Project ใหญ่ๆ จะมีทีมหนึ่งชื่อว่า ‘Rescue’ ว่าปัญหาจะแก้ยังไง สามารถตัดสินใจได้เลย มีทีมคอย support อยู่เสมอ
- วิธีการจัดการเวลาของพี่แอม ตอนเช้าจะเคลียร์งาน (ตามตาราง) ตอนบ่ายค่อยออกไปหาลูกค้า เช็ค Calendar กลางคืน เช็ค To-Do ตอนเช้า บังเอิญว่าเรามี VAs คนเดียวกัน (กับพี่โต๊ด) ช่วยเช็คเมล ช่วยเก็บ Task ที่เราทิ้งๆ ไว้ แล้วทำไม่เสร็จ
- การ stand up meeting ของทีม เป็นกลไกในการบีบตัวเอง และบีบทีมของเรา ให้ update project/status ของงาน
- ที่นี่ค่อนข้างให้สิทธิ์ PM ในการจี้งาน ไม่ว่าจะเป็น Junior หรือ Senior ทำยังไงก็ได้ ให้ได้งานมา
