Design Sprint é para você, para sua companhia, para mim e para todo mundo

O meu relato de um case do CESAR e como tudo convergiu para a inovação dentro de uma distribuidora de energia elétrica

Foi no dia 2 de janeiro de 2019 que eu ouvi a frase mágica vinda da minha gerente de projetos (Oi, Bruna!): "Preciso de ajuda". Quando a gente escuta isso aqui dentro do CESAR, geralmente vem projeto por aí e uma oportunidade de trabalhar em algo interessante e desafiador. Claro que eu estava dentro.

O briefing inicial do projeto, que viria a durar algumas semanas (apenas!), era encontrar 2 possíveis soluções para reduzir as perdas não-técnicas (PNT) da nossa cliente, uma distribuidora de energia elétrica. E que surpresa foi descobrir que essa perda chega a ser grande e importante. Uma informação que a maioria das pessoas não tem acesso ou não param pra pensar a respeito.

Ok, dois parágrafos e nem sinal de que eu vou falar de Design Sprint, o assunto lá do título do artigo. Calma, vamos chegar lá.

Fomos 4 designers trabalhando nesse projeto: eu, Taís Nascimento (esse texto não seria nada sem a revisão dela!), Thais Yoshioka e Jéssica Lima. Como a gente não tinha exata noção onde a gente estava se metendo (essa é a vantagem de viver de inovação) era preciso entender minimamente como funciona o negócio de energia elétrica. Antes de iniciar a ideação a respeito do problema, a gente precisava fazer uma imersão nele. Para isso, montamos um cronograma que comportasse todas essas fases até chegarmos em propostas de solução:

Nosso cronograma foi assim

Logo no começo do projeto, um grupo de pessoas que trabalhava no setor de perdas da distribuidora se reuniu conosco para nos ajudar a entender a dinâmica de como se recupera energia. Não é lá uma coisa trivial, mas em linhas gerais: a energia que deixa de ser faturada pela companhia é perdida. Quando a distribuidora consegue recuperar o faturamento dela, a energia é recuperada. De maneira bem simplista, é assim que funciona uma série de processos e esse é o objetivo de um setor inteiro da empresa. A ideia de levar o design para dentro da companhia de distribuição era descobrir (junto com o cliente) como tornar esses processos mais ágeis e, assim, conseguir recuperar a energia perdida de forma mais eficiente (ou até mesmo deixar de perdê-la).

Nós, começando a entender o problema

Depois do marco inicial, a gente viu que entender como os processos de recuperação de energia funcionam de forma que pudéssemos ajudar o time a encontrar soluções ia demandar mais do que uma manhã. Com isso, iniciamos as nossas semanas de imersão que nos levaram a conhecer como as pessoas trabalham para a recuperação de perdas.

Acompanhando uma inspeção com equipe própria da distribuidora

Com base nas observações de campo, nós fomos elencando as oportunidades que apareciam, catalogamos em grupos para poder escolher o que iríamos trabalhar nos dois Design Sprints subsequentes:

Catalogar, agrupar e votar

Com base em técnicas de dot vote, tivemos duas grandes possibilidades de desafios selecionadas para prosseguir no projeto e trabalhar com Design Sprints:

Desafio # 1 — Melhorar o fluxo de trabalho através de otimização no processo de armazenagem, visualização e transmissão de informações no setor de recuperação de perdas.
Desafio #2 — Melhorar a eficiência dos processos pendentes entre inspeção e cálculo, gerando retrabalho, sobrecarga da equipe, conflito de responsabilidade, maior tempo para resolução das atividades e dificuldade para prevenção de erros.

Depois disso definido, planejamos e iniciamos os dois Design Sprints.

Adaptação da ilustração do livro de Jake Knapp
Sim, sim… vamos botar todo mundo numa salinha e fazer a roda da inovação girar

Eu poderia, mas não vou falar sobre o processo de fazer um Design Sprint acontecer. Tem um livro inteiro falando sobre isso. Tem o desdobramento do método e vários workshops pelo mundo para ajudar nisso, então a ideia desse artigo é outra. Afinal o projeto foi bem mais do que isso e não dá pra dizer que essa semana, sozinha, teria feito muita diferença. O que a gente quer responder aqui com esse texto é a pergunta que não quer calar:

O que eu ganho aplicando Design Sprint na minha companhia?

A verdade é que se não houvesse muito para fazer, as pessoas estariam sem emprego e parar uma equipe de 5 ~ 7 pessoas por uma semana e deixar todo o resto do trabalho acumular durante esse tempo em prol da inovação é um exercício de fé. Mas a mágica do processo é que há realmente um retorno. Mais do que nunca, o adágio de um colega de trabalho se fez certo:

Acredite no processo.

Do lado do CESAR, a gente faz inovação no dia-a-dia. Esse é o nosso trabalho. Mas as pessoas reunidas com a gente para fazer os Sprints acontecerem estão em campo para fazer inspeção de medidor ou estão na frente dos seus computadores para faturar e desenvolvem o mantra "Cadê minha energia?" — essa é a prioridade deles. Não tem nada de inovador nisso.

O grande ganho se deu em ver que as ideias que foram surgindo no caminho não precisavam de nenhuma rebimboca tecnológica e, ainda assim, agregavam grande valor ao processo de trabalho do nosso cliente. Muitas dessas ideias, inclusive, não estavam relacionadas ao desafio central do Design Sprint. Era chegar e implementar. Eles fizeram isso. Só de rodar o processo e aplicar melhores práticas no dia-a-dia, eles conseguiram baixar um backlog de notas em quase 25% num período de 15 dias.

Elas foram surgindo, foram aplicadas e já trouxeram resultados antes mesmo do projeto terminar

A vida das pessoas muda quando elas conseguem enxergar como o seu processo se encaixa com o dos outros e que, no final, mesmo sendo burocrático, ele pode ser mais ágil. Por exemplo, quando trocamos o nome de uma ferramenta muito utilizada para a solução atual dos problemas por "jiló", o vegetalzinho que as pessoas muitas vezes não gostam, ficou claro pra todo mundo que havia muitos passos para resolver um problema e poderia haver um caminho mais fácil. #VidaSemJiló virou hashtag institucional.

Com o desenrolar do processo de design, o time conseguiu observar que três meses para um recém-contratado aprender e começar a produzir de forma satisfatória é inaceitável. A indignação deu margem à mudança e ela se espalhou de forma contagiosa: codificar pra conseguir fazer uma busca é um conhecimento útil, mas eu posso reduzir o tempo de fazer essa tarefa pela metade e usar esse tempo ganho para recuperar mais energia, que é o que traz dinheiro de verdade para dentro de casa.

A equipe composta principalmente por profissionais do time de recuperação de energia conseguiu levar esses argumentos e esse sentimento de mudança para outros setores, descobrindo mais pontos de dor e definindo possíveis soluções para problemas menores que eram um entrave no dia-a-dia.

No fim, além de tudo isso, nós ainda entregamos um protótipo, testado, validado e todo o time sabe quais são os próximos passos. É um ganho enorme, um ganho com um prazo de implementação maior, mas é a luz no fim do túnel que a gente não enxerga mergulhado nas questões de cada dia.

Eu, como designer, participante e facilitadora de Design Sprint, posso dizer que ganhei em conhecer um novo setor da economia, ganhei em conhecer gente disposta a inovar apesar dos entraves, ganhei em saber que cada sprint, cada time e cada problema tem o seu caminho a seguir até chegar à solução. Tive a satisfação em ajudar pessoas e uma organização a enxergar que inovação é o caminho pra resolver tanto problemas pequenos quanto grandes problemas e custa menos do que pensa a maioria dos tomadores de decisão dentro de uma empresa. Design Sprint, com certeza, é para mim.

A foto tá ruim, mas olha a cara de felicidade das pessoas! É pra mim sim, com certeza.

Quando ouvi o nosso sponsor dizer: "Olha, é isso que a gente queria: uma mudança no pensamento. Soluções a curto prazo que possam desencadear soluções maiores. Resolver os problemas desde já", eu vi que Design Sprint também é pra o setor de energia, para o escritório, para calcular notas, para uma empresa com hierarquia vertical, com pouca gente pra muito trabalho, pra onde não se enxerga saída. Design Sprint é para essa companhia, é para todas as companhias.

Se você tem um problema, um desafio, Design Sprint é pra você. Obviamente, sem esquecer todas as etapas envolvidas nisso: planejamento de pesquisa, imersão, seleção do desafio… O certo mesmo é que não importa em que setor da economia você está. Não importa se você é designer, engenheiro, matemático, estatístico, professor, médico, enfermeiro, psicólogo, antropólogo, eletricista, serralheiro, CEO, economista, gerente, técnico, biólogo… só reúna o seu time, tenha bons profissionais para facilitar o seu Sprint e abra as portas para um mundo novo.

Este artigo contou também com a colaboração de Thayssa Lacerda, Giselle Rossi Araujo, Djafran Ático e Ana Cuentro, revisando e fazendo ele mais bonito. =)


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