Microsoft Dynamics 365 als IT-System für Verbände und Wohltätigkeitsorganisationen

Verbände und Wohltätigkeitsorganisationen benötigen ab einer bestimmten Größe ein effektives Kontaktdatenmanagement für die Verwaltung von Mitgliedern sowie das Kommunikationsmanagement, zu dem zum Beispiel das Versenden von Newslettern gehört. Microsoft Dynamics 365 beherrscht diese Aufgaben weitestgehend schon im Standardumfang. Mit Anpassungen im System lassen sich jedoch auch Themen wie die Verwaltung von Spenden oder Veranstaltungen abbilden. PROLAN verfügt über umfassende Erfahrung und namhafte Referenzen im Bereich Microsoft Dynamics 365 für Verbände und Wohltätigkeitsorganisationen. Dieser Blogartikel stellt einige Lösungsansätze kurz vor.


Microsoft Dynamics 365 als flexible IT-Plattform

Microsoft Dynamics 365 ist die neue Plattform von Microsoft zur IT-getriebenen Abbildung von Unternehmens- und Organisationsprozessen. Diese Plattform umfasst Funktionalitäten für Vertrieb, Marketing, Service, aber auch für Finanzen und Logistik, sodass jegliche Prozesse eines Unternehmens oder einer Organisation abgedeckt werden. Des Weiteren können mithilfe der Werkzeuge dieser Plattform auch Prozesse abgebildet werden, die nicht Bestandteil der Standard-Funktionalitäten sind. Jegliche Art von Beziehungen, die Verbände oder Wohltätigkeitsorganisationen unterhalten, können mithilfe von Dynamics 365 abgebildet werden. Dynamics 365 versetzt Sie in die Lage, Anwendungen zu kreieren, die Ihren Anforderungen und Bedürfnissen entsprechen. Mehr zu Microsoft Dynamics 365 finden Sie hier.


Kontaktdatenverwaltung für Verbände mit Microsoft Dynamics 365

Um alle Informationen übersichtlich darzustellen, gibt es zu jeder Person eine Kontaktkarte. Die Informationen und die Ansichten auf diesen Karten können von Ihnen beliebig angepasst werden. Dabei gibt es die Möglichkeit, verschiedene Feldtypen festzulegen, sodass zum Beispiel die erforderliche „Quellenangabe“ zu Kontakten Teil des Kontaktfeldes werden kann, die eine einfache Texteingabe, ein Datum, einen Betrag, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erfordern. Daneben gibt es viele weitere Möglichkeiten wie Auswahlmenüs und Drop-Down-Menüs.

Neben Personen, die in Dynamics 365 als Kontakt abgelegt werden, gibt es standardmäßig noch den Datensatztyp der Firmen. Firmen stellen in Dynamics 365 bezüglich ihrer Funktionalität Organisationen dar und können dementsprechend unkompliziert angepasst werden, um jegliche Organisationsformen abzubilden. Innerhalb eines Firmendatensatzes können sämtliche gewünschten Informationen zur einer Firma, beziehungsweise Organisation abgelegt werden.


Verwaltung von Mitgliedern und Gremien

Nicht jeder Kontakt im System muss zwangsläufig ein Mitglied eines Verbands oder einer Organisation sein. Genauso können Kontakte Mitglied mehrere Verbände, die im IT-System abgebildet werden, sein. Bei der Verwaltung von Verbands- oder Gremienmitgliedern im IT-System kommt es zum einen auf die korrekte Abbildung der Verbindungen und Zugehörigkeiten der Mitgliedschaften zueinander an. Zum anderen ist es wichtig, Mitgliedschaften übersichtlich und nachvollziehbar im System darzustellen. Hierfür bietet es sich an, Zugehörigkeiten direkt in der Kontaktansicht aufzulisten, wobei sich die Darstellung in Unterrastern empfiehlt. Diese sind durchsuch- und filterbar, sodass auch bei vielen Einträgen die Übersicht gewährleistet ist. Zusätzlich kann direkt im Kontaktfeld eine neue Mitgliedschaft mit einem Klick auf ‚+‘ hinzugefügt werden.

Kontaktansicht inlusive Mitgliedschaften

Mitgliedschaften in zum Beispiel Gremien können auch zeitlich begrenzt sein, sodass es überlegenswert ist, das System pro Kontakt eine Historie von Mitgliedschaften und Zugehörigkeiten erstellen zu lassen. Anhand dieser Historie, sodass das System eine sehr hohe Nachvollziehbarkeit bietet.

Übersicht über abgelaufene Mitgliedschaften

Kommunikations- und Veranstaltungsmanagement

Für das Kommunikationsmanagement bietet Microsoft Dynamics 365 einerseits Funktionen für vorgefertigte Kampagnen, mit denen zum Beispiel Marketing- oder Informationskampagnen geplant und durchgeführt werden können. Bei Kampagnen wird zwischen Planungs- und Kampagnenaktivitäten unterschieden:

Planungsaktivität: Dies sind Aufgaben und Termine, die vor dem Beginn einer Kampagne durchgeführt werden müssen, damit diese stattfinden kann.

Kampagnenaktivität: Dies sind alle Aufgaben, E-Mails oder Termine, die genutzt werden sollen, um neue Kunden zu gewinnen.

Zusätzlich zu Aktivitäten können Kampagnen strategische Informationen wie Budget, Ausgaben, Zielprodukte, Marketingzielliste oder Infomaterial hinzugefügt werden. Für wiederkehrende Kampagnen können Vorlagen definiert, oder aber bereits durchgeführte Kampagnen kopiert werden. Um den Erfolg von Kampagnen zu messen, gibt es die Kampagnenreaktionen. Bei E-Mail-Kampagnen können diese Kampagnenreaktionen automatisch vom System angelegt werden, sollte ein Kontakt oder eine Firma auf eine verschickte Marketing-E-Mail antworten. Das Zusammenspiel aus Planungs-, Kampagnenaktivitäten, strategischen Informationen und Kampagnenreaktionen ermöglicht eine strukturierte und erfolgsversprechende Durchführung von Marketingmaßnahmen auf der Projektmanagement-Ebene. Ein Vergleich von Kosten und Budget sichert ebenfalls ab, dass die Maßnahmen profitabel sind. Sollten die anschließend beschriebenen Funktionen der Kampagnen für das Kommunikationsmanagement nicht ausreichen, können durch eine Systemanpassung zusätzliche Datensätze für diese Funktionalitäten erstellt werden.

Kampagnenmanagement in Microsoft Dynamics 365

Bei Veranstaltungen oder Sitzungen gibt es dagegen meist To-do-Listen und Ablaufpläne, die in Microsoft Dynamics 365 verwaltet werden können. Hier profitiert ein Verband oder eine Organisation von dessen umfassendem Sicherheitskonzept. Bei der Erstellung beispielsweise eines Ablaufplans können durch das rollenbasierte Zugriffskonzept nur designierte Nutzer diesen einsehen. Ein interaktiver Prozess-Designer ermöglicht es Systemadministratoren, Prozesse wie zum Beispiel die Planung einer Veranstaltung im Veranstaltungsmanagement im System abzubilden. Innerhalb des Prozess-Designers können Planungsphasen definiert werden. Zudem können zu den einzelnen Phasen Schritte definiert werden, deren Durchführung zur Erreichung der nächsten Phase notwendig ist. Bei Phaseneintritt oder -austritt können mithilfe von Workflows automatisch Aufgaben, E-Mails oder Telefonanrufe im System angelegt werden. Die erstellten Prozesse werden den auf den Formularen angezeigt. Mitarbeiter sehen zu jeder Veranstaltung, in welcher Phase sich dieser befindet und seit wann sie sich dort befindet.

Ein weiterer wichtiger Punkt im Veranstaltungs- und Sitzungsmanagement ist die Verwaltung der Anmeldungen zu denselben. Dabei wird die Anmeldung oft über eine Website getätigt. Über eine Schnittstelle können die auf der Website eingegebenen Anmeldedaten mit dem IT-System synchronisiert werden, sodass Teilnehmer zum Beispiel automatisch als Kontakte angelegt werden und als Teilnehmer für eine Veranstaltung eingetragen werden. Die Eintragung eines Teilnehmers in eine Veranstaltung kann dann in Microsoft Dynamics 365 für weitere Funktionen genutzt werden. Zum Beispiel kann so die Teilnehmerzahl gemessen werden und automatisch eine Benachrichtigung an den Veranstaltungsbesitzer versandt werden. Zudem kann über die Website-Schnittstelle die Teilnahme an dieser Veranstaltung gesperrt werden.


Microsoft Deutschland Cloud

Eine effektive und kosteneffiziente digitale Organisation muss auf leistungsstarke, skalierbare und günstige digitale Infrastruktur zurückgreifen können, ohne dabei Sicherheitsfragen aufzuschieben. Seit 2017 bietet Microsoft seine Dienste Azure, Office 365 und Dynamics 365 speziell in der europäischen Microsoft Cloud an, in der aufgrund der Lokalität der Datenhaltung europäische Datenschutzrichtlinien gelten. Darüber hinaus werden an die Server der Microsoft Cloud höchste und aktuelle Sicherheitsanforderungen gestellt. Dies bezieht sich unter anderem auf Multi-Faktor-Authentifizierungen, Biometrie-Scans, Smartcards und Verschlüsselungstechnologie nach SSL/TLS-Protokollen. Darüber hinaus ist für Sie als Kunde jederzeit transparent ersichtlich, wo und wie Ihre Daten gehalten werden. Falls Sie sich zusätzlich für die Microsoft Deutschland Cloud entscheiden, bezieht sich dies auf die geografisch voneinander getrennten Rechenzentren in Magdeburg und Frankfurt am Main, welche über eine vom Internet abgetrennte Verbindung zueinander verfügen. So sind Sie selbst beim Ausfall eines der Rechenzentren bestens für die Beibehaltung Ihres Geschäftsbetriebs gerüstet und können sich auch bei einer Wiederherstellung von Daten auf diese Redundanz verlassen.


Fazit

Insgesamt bietet Microsoft Dynamics 365 eine umfassende und flexible Plattform, mit der Sie mit Hilfe von PROLAN nahezu jegliche Anforderung an ein IT-System für Verbände und Wohltätigkeitsorganisationen abbilden können. Dabei profitieren Sie von unserer Erfahrung im Bereich Microsoft Dynamics 365 für Verbände und Wohltätigkeitsorganisationen und der langfristigen Sicherheit, die Dynamics 365 als Fokusprodukt von Microsoft bietet.

Sie haben Interesse zu Informationen zur Spendenverwaltung in Microsoft Dynamics 365?

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Sie könnten sich vorstellen, Microsoft Dynamics 365 bei Ihnen einzuführen und sind an einem unverbindlichen Beratungsgespräch interessiert?

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