Apr 21, 2019
a mola mestra
framework básico para a realização de processos ágeis de colaboração
depois da facilitação de dezenas de processos de cocriação e design sprints, venho trabalhando na sistematização de um método/sistema que possa ajudar as pessoas a colocarem a colaboração em prática. pelo visto, todos adoram ferramentas… eu também! mas observo como fica bem mais complicado quando temos que colocar as ferramentas em um fluxo que leve a um objetivo definido, ou seja, planejar processos que levem a resultados práticos. esse desenho que encadeia ferramentas, dinâmicas e ações é algo bem mais complexo do que entender as regras de um world café ou os campos de um canvas.
planejando, testando e aprendendo, cheguei a conclusão de que existe uma dinâmica que é transversal a todos os processos e que é utilizada em diferentes etapas, combinada com ferramentas específicas ou não — que venho chamando de “a mola mestra”. acredito que a compreensão dos seus passos e a aplicação deste framework básico no dia-a-dia, possa ser um bom ponto de partida para quem não aguenta mais participar de reuniões que podiam ter sido um email.
são 5 passos simples para a gente deixar de lado a síndrome do eu acho.
vamo lá!
1. perguntar
antes de iniciar a reunião ou processo, defina com clareza o problema ou desafio que será resolvido. como disparador, você pode apresentar dados preliminares, o histórico da questão, o seu contexto, causas e consequências, mas sempre termine a sua fala deixando uma questão clara e objetiva para os participantes.
2. responder
peça para que os participantes gerem respostas para a pergunta — uma ideia por postit (amarelo). seguindo a máxima do não me fale, me mostre!, tá valendo: palavras chave, pequenas frases, desenhos simples (boneco palito, caixinhas e setas, todo mundo sabe desenhar!).
neste momento, o que importa é a quantidade e não a qualidade. assim, estimule que os participantes não percam tempo julgando se a ideia é ou não adequada. eles vão gastar mais tempo decidindo, do que colocando a ideia no papel, se livrando dela e passando para a próxima.
3. sistematizar
peça que cada participante compartilhe as suas ideias com o grupo, enquanto cola cada um dos postitis na parede. é muito importante que os participantes não advoguem sobre as suas ideias, é um momento de compartilhamento e não de convencimento.
na medida que cada participante apresenta as suas soluções, vá agrupando as ideias parecidas, formando o que chamamos de clusters de informação. depois que todas as ideias estiverem agrupadas, defina com o grupo um título para cada um dos clusters e cole usando um postit de outra cor (laranja). evite longas discussões e deixe o processo fluir!
4. priorizar
com a informação organizada visualmente, fica mais fácil para que as pessoas tenham insights, consigam observar padrões e possam chegar a soluções que agrupem o que há de melhor em tudo que foi produzido. contudo, antes de bater o martelo e definir o caminho que será seguido, é interessante entender o que o grupo considera mais interessante e viável. para isso, distribua bolinhas adesivas — 3 por participante — e peça que eles colem nas ideias que acharem melhor. depois que todos tenham feito as suas escolhas, liste as ideias pelo número de bolinhas recebidas.
a proposta aqui, não é fazer uma votação, mas sim criar um mapa de calor que mostre para onde está direcionado o olhar do grupo. geralmente, esta forma de priorizar ideias evita longas discussões, já que gera um entendimento visual das opiniões.
5. definir
depois que todos tiveram espaço para colocar as suas ideias, elas foram agrupadas e priorizadas de forma visual, aí sim, você pode abrir uma discussão para a definição da solução que seguirá à diante. neste ponto, é difícil dizer de quem é a ideia, já que elas foram se fundindo através do processo. isso gera uma sensação de pertencimento e coautoria e, em geral, torna as tomadas decisão mais leves e objetivas.
- recomendação
defina um participante para ser o facilitador do processo/reunião. ele não deve participar das atividades ou contribuir com ideias. é importante que alguém se preocupe com o fluxo, o tempo e consiga ter um olhar “de fora”.
- materiais
canetas pretas (1 por participante — recomendo as sharpie 0.9 mm)
postits amarelos 76 x 76 mm (1 bloco por participante)
postits laranjas 76 x 76 mm (1 bloco)
bolinhas adesivas pequenas (1 envelope)
- tempo
para um grupo de 4–10 pessoas, o fluxo fica assim:
1. perguntar (10')
2. responder (05')
3. sistematizar (20')
4. priorizar (10')
5. definir (15')
total — 60'
esse micro processo, pode ser utilizado para organizar reuniões de tomada de decisão, definição de problemas ou como parte de fluxos de cocriação. na primeira vez, você pode tocar como uma receita de bolo. depois, vá ajustando até chegar no que funciona melhor pra você e para o seu time.
manda comments, me fala da tua experiência e vamo que vamo! evoé!
