Sep 15, 2020

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Online Workshops erfolgreich planen und moderieren

Remote Meetings und Online Workshops sind der neue Standard geworden und werden dies auch in Post-Corona Zeiten bleiben. Wie Sie virtuelle Workshops optimal vorbereiten und professionell moderieren, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

Remote Workshops bieten gegenüber klassischen Präsenz-Veranstaltungen viele Vorteile. Gleichzeitig gibt es im virtuellen Umfeld einige spezifische Tücken und Besonderheiten, die es zu beachten gilt.

Mit diesen praktischen Tipps werden Ihre Online Workshops spürbar professioneller und liefern bessere Ergebnisse.

1. Investieren Sie in besseres Bild und klaren Ton

Kaum etwas stört in Online-Workshops so sehr wie pixelige Videoübertragung und schlechter Ton. Wenn Sie häufig Online Meetings moderieren, aber auch als “normaler” Teilnehmer, sollten Sie einen optimalen technischen Auftritt bieten. Investieren Sie in geeignete Hardware und stellen Sie damit sicher, dass Sie gut gesehen und verstanden werden können.

Der gute Ton

Eine verlustfreie verbale Verständigung ist das A&O in Remote-Meetings.

Für Ihre Stimme nutzen Sie am besten ein gutes USB-Mikrofon. Es sind zahlreiche Modelle auf dem Markt, die sich primär an Podcaster, Livestreamer und sonstige Content-Creator richten. Diese Geräte kosten kein Vermögen, sind einfach in der Handhabung und verbessern den Klang Ihrer Stimme spürbar. Ihre Stimme wird im Online Meeting wesentlich klarer und natürlicher klingen, wenn Sie ein gutes Mikrofon nutzen. Ich verwende ein Blue Yeti Nano. Auf Amazon finden Sie ein breites Angebot vergleichbarer Produkte.
Häufig werden auch Headsets oder Bluetooth Kopfhörer wie die Apple AirPods empfohlen. Damit können Sie sich sehr gut auf den Video Call konzentrieren und vermeiden die lästigen und gefürchteten Echo-Effekte, die in Calls immer wieder auftreten. Allerdings wird die Klangqualität Ihrer Stimme nicht an das Niveau heranreichen, das Sie mit einem professionellen Mikrofon erreichen.
Testen Sie die Klangqualität Ihres Streams vorab mit Freunden oder Kollegen

Arbeitsplatz für Online Workshops — Mein Arbeitsplatz mit Webcam, Videolicht, Mikrofon und zweitem Bildschirm für Video

Licht und Bildqualität

Licht wirkt kleine Wunder. Benutzen Sie ein kleines Ringlicht oder spezielle LED Leuchten für Video am Schreibtisch. Wenn Sie Ihr Gesicht zum ersten Mal ausgeleuchtet auf dem Bildschirm sehen, möchten Sie nie mehr wieder im halbdunklen und mit tiefen Schatten unter den Augen auftreten :-). Eine LED Leuchte oder ein Ringlicht ist bereits für ein sehr kleines Geld zu haben. Sparen Sie aber nicht an der falschen Stelle. Investieren Sie in ein gutes Licht, das in Helligkeit und Farbtemperatur stufenlos eingestellt werden kann, wie bspw. das Keylight Air von Elgato.
Sorgen Sie für einen neutralen, freundlichen Hintergrund Ihres Livebilds. Vermeiden Sie unruhige oder unaufgeräumt wirkende Ecken. Testen Sie das Bild, das Sie senden werden auf Ihrem Bildschirm und wählen Sie den Bildauschnnitt bewusst.
Nutzen Sie eine gute Webcam. Die in Laptops eingebauten Webcams sind in Sachen Bildqualität und Auflösung häufig nicht auf dem aktuellen Stand der Technik. Eine sehr beliebte und gute Webcam ist zum Beispiel die C-920 von Logitech.

2. Klären Sie die Ziele und Ergebnisse des Workshops

Bevor wertvolle Zeit mehrer Teilnehmer eines Online-Workshops investiert wird, muss allen Beteiligten glasklar sein, was am Ende dabei herauskommen soll. Als Organisator und Moderator ist es Ihre Aufgabe, dies zu klären. Stellen Sie sich dazu 2 Fragen:

Was sind die übergreifenden Ziele für das geplante Meeting?
Welche konkreten Ergebnisse sollen dabei herauskommen

Dieser Hinweis mag ein wenig banal klingen, aber sind wir doch mal ehrlich: In wie vielen Online-Meetings waren Sie schon dabei, in denen völlig unklar war, was die Ziele und gewünschten Ergebnisse des Termins waren? In der Realität wird häufig ein guter Teil der Zeit mit der Diskussionen dieser Fragen verendet - mehr oder weniger erfolgreich.

Am besten ist es daher, wenn Sie die gewünschten Ergebnisse vorab mit den Teilnehmern klären oder bereits im Zuge der Einladung zum Termin darüber informieren. Dann starten alle mit einer einheitlichen Erwartung in den Workshop und es wird keine Zeit mit vorgeschalteten Grundsatzdiskussionen verschwendet.

Falls eine Definition vorab nicht möglich ist, ist die Klärung von Zielen und Outcome der erste Punkt der Workshop Agenda.

3. Nutzen Sie ein virtuelles Whiteboard

Eines der elementarsten Prinzipien erfolgreicher Workshops ist das folgende: Alle erarbeiteten Ergebnisse und Übereinkünfte müssen jederzeit für alle Teilnehmer sichtbar sein. Das schafft Klarheit und Orientierung. In herkömmlichen Meetings nutzen wir dafür Flipcharts, Whiteboards, Sticky Notes oder ähnliches.

Für Remote-Meetings gibt es Online-Whiteboards, die ein gemeinsames Arbeiten an virtuellen Tafeln in der Cloud ermöglichen. Diese Tools sind enorm hilfreich und bieten gegenüber der klassischen Arbeitsweise mit Papier und Stift einige Vorteile.

Online Workshops moderieren — Mit Tools wie Miro arbeiten alle Teilnehmer an einem gemeinsamen Whiteboard

Beliebte Tools sind Mural oder Miro. Ich selbst benutze Miro und bin ein großer Fan davon. Die Software bietet viele Anwendungsmöglichkeiten und ist einfach zu benutzen. Meiner Erfahrung nach gewöhnen sich neue Teilnehmer schnell an die Arbeit mit dem virtuellen Whiteboard. Planen Sie trotzdem Zeit und Hinweise für die Eingewöhnung neuer Teilnehmer ein. Dazu gleich mehr.

Den Video und Audiostream können Sie wie gewohnt über Ihr Videokonferenz-Tool aufsetzen. Sehr praktisch sind dafür 2 Monitore: Auf einem läuft die Videokonferenz, auf dem anderen das Whiteboard.

4. Den Ablauf online-freundlich planen

Ein effizienter Online-Workshop braucht eine detaillierte und realistische Zeitplanung. Eine grobe Agenda ist ein guter Anfang, reicht aber nicht aus. Überlegen sie vielmehr Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen werden und wieviel Zeit die einzelnen Teilschritte benötigen. Also beispielsweise.:

Teilnehmer sammeln Iden und Gedanken zu einem Thema (5 Minuten)
Teilnehmer stellen Ihre Ideen kurz vor (5 Minuten je Teilnehmer)
Moderator strukturiert und fasst zusammen (10 Minuten)
Voting und Priorisierung der Ideen durch die Teilnehmer (5 Minuten)

Je detaillierter Sie den Ablauf planen, desto realistischer wird die Einschätzung der benötigten Zeit. “Timeboxing”, also das Arbeiten mit einem Countdown-Timer für einzelne Arbeitsschritte, erleichtert die Einhaltung des Zeitrahmens. Tools wie Miro haben eine solche Funktion mit eingebaut.

Ausreichend Pausen und Puffer einplanen

Online-Workshops sind für die Teilnehmer anstrengender als klassische Meetings. Dies gilt es bei der Planung zu berücksichtigen, um die Konzentration während des Workshops hoch zu halten:

Planen Sie für Online Workshops generell eine kürzere Gesamtdauer, als für Präsenzveranstaltungen. Ein sinnvolles Maß liegt bei ca. 4 bis maximal 5 Stunden pro Tag.
Gerade bei längeren Terminen sollten Sie unbedingt ausreichend Pausen einplanen. Oft kann es auch sinnvoll sein, spontan eine kurze Pause einzuschieben, wenn die Konzentration und Präsenz der Teilnehmer nachlässt.

5. Die Workshop-Umgebung optimal vorbereiten

Bei der Arbeit mit virtuellen Whiteboards wie Miro können Sie auf die Vorbereitung von Powerpoint-Charts für die Moderation verzichten. Diese Arbeit verlagert sich komplett in das Whiteboard-Tool Ihrer Wahl. Dort können Sie nicht nur Arbeitsflächen für die verschiedenen Worksessions genau nach Ihren Anforderungen optimal vorbereiten, sondern auch alles andere darstellen, was Sie einbringen möchten.

Das gilt für die Agenda ebenso wie für allgemeine Informationen, Teilnehmeraufgaben, Screenshots, Bilder und vieles mehr. Nutzen Sie hierfür die Funktionen und Apps des virtuellen Whiteboards.

Nutzen Sie vorgefertigte Templates des Softwareanbieters, um sich die Arbeit zu erleichtern. Ein guter Einstieg zum Start ist Miroverse, wo Anwender Ihre Miro-Templates für verschiedene Workshops und Aufgabenstellungen teilen. Suchen Sie sich einfach die passende Vorlage aus und modifizieren Sie sie nach Ihren Vorstellungen.

6. Die Teilnehmer richtig briefen und einstimmen

1–2 Tage vor dem Workshop wird es Zeit, die Teilnehmer zu briefen. Haben Sie es mit Neulingen in der Nutzung von Online Workshop-Tools zu tun? Dann ist ein gutes Briefing umso wichtiger. Diese Infos sollten in Ihre Mail zur Vorbereitung der Teilnehmer enthalten sein:

Workshop Thema und Ziel
Angestrebte Ergebnisse des Workshops
Agenda und Zeitplanung
Hinweis und Link zum virtuellen Whiteboard
Ggf. Aufgaben zur inhaltlichen Vorbereitung
Eine Aufforderung, mit eingeschalteter Kamera teilzunehmen

Gleich zu Beginn des Workshops erfolgt dann ein erstes Onboarding für die eingesetzte Workshop-Software. Die Teilnehmer müssen lernen, wie sich in der Umgebung bewegen und wie sie Ihre Inhalte und Feedbacks beisteuern.

Am besten bereiten Sie für dieses Kennenlernen der Software eine einfache interaktive Übung vor, die zugleich als “Icebreaker” für die Stimmung im Workshop dienen kann. Stellen Sie eine witzige Frage oder eröffnen Sie eine kurze, unterhaltsame Abstimmung. Wählen Sie dafür ein Thema, das inhaltlich nur indirekt mit dem Workshop zu tun hat. Idealerweise lernen die Teilnehmer etwas neues übereinander und erproben zugleich die Nutzung des Tools.

Danach sind alle startklar und es kann losgehen!

7. Stecker rein — los geht’s!

Zum Abschluss noch ein ganz einfacher, aber wichtiger Tipp: Verbinden Sie bei Online-Workshops ihren Rechner per LAN-Kabel mit dem Router. Aussetzer im Video-Stream sind ein echter Killer für die Zusammenarbeit — besonders für den Moderator.

Probleme mit der Stabilität und Geschwindigkeit der Verbindung kommen nicht selten durch W-LAN Probleme. Ein Ethernet-Kabel sorgt meiner Erfahrung nach in den meisten Fällen für Abhilfe und mehr Stabilität.

Und nun: Viel Spaß und Erfolg mit besseren Online-Workshops!

Originally published at Christian Münch.