複雜變簡單 重點摘要力：報告記錄、短篇作文、口語溝通都能「化繁為簡」完美表達
為什麼想讀這本書？
「如何資訊化繁為簡?」我認為這也是提升學習力的方法之一，所以從前年這本書台灣剛上市時我就有留意到，一直沒有時間閱讀，剛好今年開始，我持續在做讀書筆記計劃，想透過學習更好的摘要技巧來提升我的筆記效果，因此希望可以從這本書學到一些方法並應用在計劃上。
在讀這本書前，我有三個問題想了解：
- 要培養一個「摘要力」要具備那些-能力？在日常有什麼好的練習機會?
- 書中有那些技巧適用在製作讀書筆記上？
- 工作上派的上用場的摘要技巧有那些？
本書關鍵字：#摘要力 #分段
本書核心觀點：
所謂的「摘要力」指的是「剖析情勢並傳達的能力」，作者認為在面對現今複雜的環境下，我們需要懂得如何篩選重點，有條理地彙整資訊，並依此做出正確的介斷和行動，因此在最後一章也詳述了「摘要力不足的六類型」，大家先可以看看自己是否常被人這樣評價：
- 過於主觀
- 獨善其身
- 缺乏重點
- 廢話連篇
- 過於省話
- 詞不達意
這些缺點大多是溝通表達上常見的錯誤，而這本書將會一步一步教你如何從大量資訊中讀取重點、找到關鍵字，並學會最簡白的方式說明清楚。
摘要的基本流程與原則：
正確的摘要方法，共有五步步驟，如下：
- 掌握整體狀況
- 思考文章結構
- 確認目的、篩選重要部份
- 思考其他部份並抽象表達
- 最後修修飾、避免混淆或誤解
下面就一一為大家解讀這五個步驟：
Step1 掌握整體狀況
首先要做的是「釐清整體狀況，也就是該文章或會話到底在說什麼? 或那張圖片像是在畫些什麼?，並且確立「傳達的目的」，並且從整體到細節。
而想掌握整體狀況，也需了解細節，所以觀察的流程為：細節->整體->細節，既瀏覽細節後掌握到整體狀況，再用這些資訊重新再觀察一次細節。
案例：
書中的範例：公園圖
大家看到上圖可能會想到：
- 左上方有個男孩在玩沙堆。
- 有一個女生在溜狗聚步。
- 右邊還有小孩在奔跑。
- 下面還有小孩在玩溜滑梯。
但這四個細節觀察，其實在嘗握整體狀況後，可以歸納為一句話「這是一張公園的風景。」
Step 2 思考文章結構
這一步是當我們想要理解別人的談話或文章時，可以利用分解段落的方式來摘要，方法如下
- 依照自己的理解，嘗試分害文章並分段
- 訂定標題，點出內容。
- 精簡詞句，找出主詞和謂語
- 注意語氣，釐清事實與主觀看法。
「段落」一般分為「段」跟「落」，主要用於書寫時做為文章內文的區分，作者會利用段落區塊來表達別具意涵的內容，而摘要的重點就是「注意段落」的部位。只要一篇文章的整體脈落清楚、分段完整，文章就很容易閱讀，反正則會讓讀者難以讀下去，因為光要找出「一整段話的意涵」與「文章組成」就會秏費不少精心，很自然寫的差的文章人們會看不下去。
所以我們可以從注意像是：例如、然而、其次、因此…等等這些「連接詞」的地方，通常都代表一段話的開頭或結束，而在摘要時也可以嘗試替每個段落都「下標題」，就能夠立即理解文章整體的脈落和結構看出重點在那。
例如：以這篇新聞為例：孫鵬獨子涉恐攻稱開玩笑 公共安全學者：真的不好笑
可以構解成：
- 總論：「不該把恐攻當作玩笑話」
- 具體事例(1)：「若入境美國在機場比畫槍枝手勢，絕對被海關扣留，連在美國街頭談論「掃射」等敏感字眼，都會被舉報調查。」
- 具體事例(2)：「修訂後的美國聯邦刑事訴訟規則第41條，同意轄區法官就任何可能有犯罪活動的區域頒布搜索令，每張可駭入5台以上的電腦，FBI（美國聯邦調查局）還可駭入其他州的電腦蒐集證據。」
找出主詞與謂詞
在閱讀一定長度的文章時，可以先找去找文章每個段落的「主詞」和「謂語」
例如：我搭巴士去車站，可以分解為「誰，做了什麼事」，這裡的主詞就是「我」，而謂語則是「去」。
當知道「誰」並且「去做了什麼事」的話，就可以很清楚文章在講什麼，反過若文章裡的主詞與謂語混亂的話，例如有一堆「但、又、因為」這類語助詞相連下去，使著文章脈絡前後不一，或是把「SVO的句子」又變成其他句子的主語而變成「套疊結構」。
例如：「長期以來，這個業界習以常的慣例被打破了。」 (長期以來，和習以為常，其實重複了)
像這樣的文章讀者會看不懂，所以在做摘要時我們也要留意。
結論以外的建構
通常文章的寫法有兩種類型：
- 先說結論，之後再詳細說明
- 先說情況和理由後，最後再導出結論
找不到結論時，可以先試著將文章分段，再一一思考「這個段落扮演什麼角色? 想傳達什麼意思?」，當掌握整個文章的脈絡結構後，便能推測出結論是在某個部位。
練習方法：
- 一邊看文章，一邊用筆把自己認為重要的地方畫線，或圈出結論、理由
- 試著問自己「這是作者的提問嗎？這是他的個人感想還是純屬資訊的提供？作者是以贊成的立場？反對的立場或是中立?
區分事實與主觀看法
一段資訊剸生誤傳時，通常會有下面三種扭曲原意的情況：
- 誇張（拉長尾音）
- 單純化（省略）
- 曲意迎合（自我詮譯）
所以若我們想區分清楚事實與主觀意見的話，我們可以留意這三種情況，例如：特別留言文中作者的語氣發生變化的地方。
這時避免我們在摘要時，也不小心把作者的觀點看成事實給寫了下來，造成閱讀摘要的人也被誤導了。因此我們在篩選資訊時，首先要清楚那些內容是推論、看法或事實。
Step 3 確認目的、篩選重要部份
所有的摘要就跟寫文章一樣，心中一定先要有「讀者」，要先確認摘要想傳報的對象是誰，同時他們想看怎樣的內容。
因此這步驟具體流程如下：
- 隨時注意(摘要)傳達對象
- 掌握對方所需的資訊、篩選出需要與不需要的資訊
- 決定傳達資訊的先後順序
- 找出關係字
在確認傳達對象後，就我們就要開始摘要出「對方」有興趣重點，並依此篩選時應該要區分出那些是「必要資訊」，那些是「非必要資訊」。
例如：你手上有一限餐廳指南，想幫朋友介紹餐廳，也許你會把：有無包廂、容納人數、適合宴會類型、地點交通…等等，這些資訊提供給對方，但若知道對方找餐廳是為了「和女生約會」的話，你應該提供資訊可能會改為：「夜景漂不漂亮?」「氛氛好不好?」 「服務好不好?」這些重點。
最後，「關鍵字」是展現出該篇文章內容最重要的詞彙，所以找出關鍵字也就意謂著找到重點資訊。
這裡提供找出關鍵字的五大提示：
- 該篇文章中，反覆出現或更換說法。
- 在第一點找到的文字，相近的「相關語」，例如：「購物」是關鍵詞，而後面不斷出現「購買」、「血拼」、「shopping」…等等都是在表達相似的內容。
- 涉及價值判斷的句子，像是使用「誠實、懶惰、高品質…」，這類含有正面或負面意涵的字眼。
- 條件或情況，常用於說明文章主題的條件、狀況、理由與背景環境。
- 連接詞，像「之所以」、「主要是」、「總而言之」…等等，這類連接詞後面接的(強調性的)單字要注意
最後，有時關鍵字就等於主題，但也可能大於或小關鍵字，例如：某篇文章大量出現購物與血拼的字眼，但其實作者想寫的主題為「降價就是刺激消費」的經濟理論，而「購物」只是方便說明所提出的例子，這時是主題>關鍵字。
Step 4 思考其他部份、抽象表述
摘要意謂著刪減字數，也就是在做「抽象表述」的作業。
因此這步驟具體流程如下：
- 精簡字句，抽象表述
- 善用抽象用語
- 重要資訊有時需如實呈現，不可省略，例如：處理客訴遇到客戶抱怨，不管立場、目標這些有任何變動，唯一不能變的就是數字、人名…等等，這些重點的資訊。
例如：奶油蛋糕、水果蛋塔、巧克力蒙布朗、奶油麵包、紅豆麵包…這些具體名詞可以統一抽象化為「蛋糕和麵包」，或者也可以用「甜食」，甚至是「食物」一詞來代表。
Step 5 最後修飾、避免混淆或誤解
最後在摘要的重點資訊都整理好後，要將摘要表達給適合的對象時，還要再做重一次修飾和檢查，避免發生任何誤解。
這步驟具體流程如下：
- 從結論下手
- 概況優於細節
- 關鍵字的整合與架構
- 整理主題 (話題)與說明順序
- 避免模糊的說法
- 摘要後再次確認。
寫任何文章或摘要都要以「結論下手」，雖然一般論文可能會用「起承轉合」的方式撰寫，把結論放在最尾部，但商業文書建議還是將「結論」放前，直接開宗明義講起。同時從概況著手，先說整體狀況，讓讀者搞清楚目的，這樣會讓對方更容易接受資訊，再進入細節。
而在整理好主題後，接著可以組裝相關的關鍵字、思考傳達的順序，最後就可以開始寫下摘要。
那寫完之後，該如何檢查自己的摘要呢? 作者在書中給了我們符合「精準傳達」的五大重點：
- 內容是否清楚明白？
- 是否含有關鍵字？
- 結論是否清楚易懂？
- 資訊是否正確？
- 是否有參考價值
你可以把這五個重點製成一章「檢核表」，並透過「自問自答」來檢查摘要是否簡潔易讀喔。
平常我們可以怎麼練習摘要的能力呢？
練習使用成語
作者認為成語為「摘要之王」，只要用的好，一句話就可以抵上千言萬語，不過要記得一件事，「摘要」需要的不是名言，而是「名言」。換言之，就是一個確切明白，簡潔傳達的內容。
平時可以練習摘要力的情境：
- 寫日記，不要寫流水帳，可以嘗試每天訂定「三大主題」，寫下三個當天發生印象深刻的三件事。
- 作筆記，將演講或與他人的對話重新架構成一份有利於自理解的資訊。
- 寫情書，重點放在傳達自己的心情
- 聽取他人意見，把寫好的摘要請別人閱讀並給予意見
- 上台演講
- 報告、連絡、諮詢，這些都是練習摘要及表達的機會。
- 看美食料理節目的同時，一邊寫下食譜，
- 拍照，攝影可以訓練一個人思考「如何切割畫面構圖」，也是針對「框架效應」的訓練
- 會議記錄
- 聚餐點菜，可以練習把大家點的菜精煉下來點餐，另外也可以學習餐廳服務生或老板們的摘要方式，他們通常都要快速精簡出顧客不清楚的點餐說明，例如「定食四、一大、烏龍麵1、珍珠菇大小各一」，這樣的點法就是先從整體說明，然後以「一般分量的蕎麥麵」為主。
本書金句：
- 所謂的「摘要」，是在短時間內彙整複習的內容並傳達重點的技巧。
- 掌握大結構，從枝節切入。
- 即使傳達的內容一模一樣，也會因目的或對象的不同，而需要變更說明方法。
若您喜歡我的文章，歡迎按下「拍手」給我支持並轉發給你的朋友們(可以多拍幾下手喔)，或是「Follow」我，讓我可以提供更多優質文章給您。
