UI/UX Case Study : Pembuatan Fitur Simple CRM pada Aplikasi Krealogi
UX Case Study ini saya buat ketika saya mengikuti program pelatihan Skilvul Digital Talent Scholarship PROA UI/UX Design Batch 3 Tahun 2022, yang digelar oleh KOMINFO (Kementerian Komunikasi dan Informatika). Saya memilih salah satu challenge yang ada pada program pelatihan ini yaitu Krealogi, yang merupakan salah satu “Challenge Partner” yang berkolaborasi bersama dengan Pihak Skilvul. Saya merupakan salah satu peserta program pelatihan Skilvul Digital Talent Scholarship PROA UI/UX Design Batch 3 Tahun 2022 dan saya membuat UX Case Study ini hanya untuk kepentingan edukasi dan tugas yang diberikan oleh pelatihan ini. Saya tidak bekerja atau dikontrak oleh Krealogi. Karya ini masih bagian dari krealogi.
Definisi Latar Belakang
Di era digital saat ini, berbagai jenis sektor usaha harus sadar dan adaptasi dengan model penjualan digital. Hal ini harus dilakukan untuk dapat mengembangkan rantai pasoknya dan dapat bersaing dengan usaha lain di era digital saat ini. Adanya pandemi Covid-19, pemerintah memiliki prioritas utama untuk membantu UMKM atau institusi lain yang bergerak di bidang UMKM supaya dapat melakukan transformasi digital. Hal ini dikarenakan, transformasi digital tidak hanya sekedar melakukan penjualan online, namun juga mencakup banyak aspek. Krealogi merupakan salah satu hasil dari inisiatif Du Anyam untuk selalu berinovasi selama masa pandemi. Hingga sekarang, aplikasi Krealogi telah di unduh hingga 10.000 orang. Krealogi terus membantu UMKM untuk dapat melakukan digitalisasi rantai pasok. Selama masa pandemi Covid-19, memaksa para pelaku usaha mikro kecil dan menengah atau UMKM selalu kreatif dengan menghasilkan inovasi serta beralih ke digital. Tidak hanya dalam hal pemasaran, akan tetapi UMKM pun perlu melakukan peningkatan dalam hal pengelolaan terhadap operasional sampai pada komunikasi kepada pihak eksternal secara digital. Hal inilah yang mendasari Du Anyam untuk meluncurkan aplikasi Krealogi. Hadirnya aplikasi Krealogi sangat bermanfaat bagi para pelaku UMKM yang ingin terhubung dengan ekosistem digital.
Seiring berjalannya waktu, para pengguna atau user krealogi mengeluhkan permasalahan yang muncul pada aplikasi tersebut. Salah satunya yaitu, User Interface (UI) atau bisa juga disebut Antarmuka pengguna. Ketidaknyamanan antarmuka merupakan salah satu masalah yang ditemui oleh banyak user. Bahkan user baru pun bisa saja mengalami kesulitan apabila baru pertama kali menggunakan suatu aplikasi. Oleh karena itulah Krealogi bekerja sama dengan pihak Skilvul membuat challenge untuk menemukan solusi dalam permasalahan ini. Kami memilih untuk membuat dan mengembangkan fitur Simple CRM (Customer Relationship Management). Tugas kami yaitu menemukan solusi agar User Interface atau Antarmuka pengguna lebih ramah pengguna (User Friendly) agar pengguna baru pun lebih cepat paham dalam menggunakan aplikasi ini dengan menambahkan beberapa fitur pendukung seperti fitur Daftar Pesan Baru dan Daftar Pelanggan, fitur Tambah, Simpan dan Edit Daftar Promosi, dan fitur Informasi Pelanggan dan Detail Pesanan.
Objektif
1. Menciptakan Fitur CRM (Customer Relationship Management) agar memberikan kemudahan dalam melakukan hal-hal yang bersifat manajemen seperti pemasaran untuk penjualan produk, manajemen stock barang digital serta hal menyangkut interaksi antar Penjual dan customer seperti databse pelanggan.
2. Membuat User Interface (Antarmuka Pengguna) Simple CRM yang User Friendly (ramah akan pengguna). Agar lebih mudah digunakan dan dikuasai oleh User (pengguna aplikasi) lama ataupun user baru.
Peran dalam Tim
Dalam Challenge yang saat ini kami hadapi, saya dan team saling bekerja sama dalam mengerjakan Challenge ini. Team saya terdiri dari beberapa orang yaitu : Iin Intansari, Dadan Hadi Permana, Farida Sunar Primastuti, Eva Camelia Sembiring dan Riandi Darma Putra (Saya sendiri).
Setelah 2 minggu pelatihan sambil melakukan pengerjaan challenge, ada pergantian team, yaitu kakak Eka Putri digantikan oleh kak Eva Camelia Sembiring karena ada Problem Internal. Peran saya dalam team adalah sebagai membantu melakukan UX research dan men-support dalam pengerjaan desain. Berikut adalah beberapa tugas yang kami lakukan :
1. Melakukan research terhadap aplikasi Krealogi untuk menemukan Pain point (Permasalahan).
2. Melakukan Braonstorming untuk menemukan solusi dan ide-ide kreatif.
3. Pemilahan prioritas solusi dan ide kreatif yang akan dipakai untuk menyelesaikan masalah.
4. Membuat User flow.
5. Membuat Wireframe.
6. Membuat Membuat Design System
7. Membuat Prototype.
8. Melakukan User Research atau Usabillity Testing.
Semua Aktivitas tersebut. Kami dianjurkan untuk menggunakan Aplikasi Figma oleh pihak Skilvul. Sesuai dengan Persyaratan dari Challenge ini.
Design Process
Dalam kasus ini, kami memilih menggunakan Design Thinking sebagai pendekatan design process yang kami lakukan, karena dengan menggunakan metode ini akan menekankan pada pencarian solusi dan ide-ide kreatif. Dengan menerapkan metode ini, akan banyak ide yang bisa di temukan dan dikembangkan lebih lanjut. Bahkan ada yang bisa ditinggalkan atau tidak dipakai sama sekali.
Tahap I — Empathize
Tahap pertama dari Design Thinking adalah Empathize. Pada proses pengerjaan challenge ini, kami melewati tahapan Empathize, kami langsung ke tahapan berikutnya yaitu Define. Karena sudah mendapatkan informasi singkat dari pihak krealogi.
Tahap II — Define
Dari Informasi permasalahan yang kami dapatkan dari Krealogi. Proses selanjutnya adalah tahap Define. Yaitu, menentukan Pain Point (Permasalahan) yang kami didapat dari user (Pengguna). Kami berkolaborasi menggunakan Figjam untuk membuat list Pain Point serta membuat tujuan untuk menyelesaikan masalah tersebut yang bisa juga disebut How-Might We.
Tahap III — Ideate
Di Tahap ini kami melakukan brainstorming ide yang kami dapatkan dari How-Might We. Dan ide-ide tersebut dikelompokkan lagi kedalam list Solution Idea. Kemudian Ide-ide tersebut di klasifikan pada Affinity Diagram. Dimana ide-ide serupa dari berbagai pikiran dikelompokkan menjadi satu.
Setelah Ide tersebut diklasifikan pada Affinity Diagram, Selanjutnya masuk ke dalam Prioritization Idea, Ide-ide solusi yang diperoleh kemudian disusun menurut prioritasnya berdasarkan nilai dan usaha pengguna. Kami menggunakan matriks prioritas untuk membantu tim menentukan solusi prioritas utama untuk melakukan aktivitas ini. Sehingga dalam diagram Prioritization Idea terbagi menjadi 4 kuadran, kuadran Lakukan Sekarang (Do It Now) pada bagian atas kiri dengan efek pengguna tinggi dan usaha kecil, kuadran Lakukan Setelahnya (Do Next) pada bagian atas kanan dengan efek pengguna besar dan usaha besar, kuadran Lakukan Nanti (Do Later) pada bagian bawah kiri dengan efek pengguna kecil dan usaha kecil, dan kuadran Lakukan Terakhir (Do Last) pada bagian bawah kanan dengan efek pengguna kecil dan usaha besar.
Kemudian Ide-ide tersebut dI vote oleh anggota tim. Ide vote paling tinggi akan menjadi hal yang diutamakan dalam pembuatan Fitur Simple CRM.
Tahap IV — Prototype
Setelah membuat Diagram Proritization Idea, hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat prototipe untuk membuat ide menjadi lebih nyata. Untuk melakukan aktivitas ini, kami mulai membuat User Flow (Alur Pengguna) terlebih dahulu yang kemudian dilanjutkan ke pembuatan Wireframe yang didasari dari User Flow yang kami buat. Wireframe sendiri adalah layout dalam versi Low-Fidelity (Lo-Fi) untuk mempresentasikan informasi dalam interface dan memberikan gambaran Lo-Fi dari sebuah task.
Kemudian kami Lanjutkan lagi dengan membuat Design System yang didalamnya terdapat komponen-komponen Icon, Typography, Color Pallete, Navigation, Header, dan Button. Design System ini layaknya sebuah list kamus / guide yang akan kami pakai dalam membuat User Interface.
Setelah membuat Design System kami membuat UI design Prototyping yang kemudian dihubungkan dengan komponen-komponen tertentu yang berfungsi sebagai pemicu interaksi antar komponen atau halaman lain. Prototype inilah yang membuat segala hubungan ke fitur-fitur yang ada.
Tahap V — Testing
Setelah membuat seluruh tampilan (User Interface). Maka perlu dilakukan User Research sebagai tolak ukur untuk mengukur keberhasilan suatu UI Design. User Research dilakukan dengan metode In-depth Interview dan Usability Testing pada Prototype.
User Research dilakukan kepada satu Narasumber / responden, seorang pengusaha berusia 35 tahun, yang menjalankan usaha jual-beli online. In-depth Interview yang dilakukan menghasilkan informasi bahwa user tidak mengalami kendala terhadap UI Design yang kami buat. Hanya saja user mengeluhkan perlu adanya penambahan fitur lagi pada Simple CRM seperti detail informasi pesanan yang lebih kurang detail dan memberikan beberapa masukan seperti tata peletakkan button yang akan lebih akurat bila di letakkan di daerah tertentu, dan penamaan button dengan bahasa yang lebih mudah atau sering digunakanagar user beginner (awam) lebih mudah menguasainya.
Hasil dari Usability Testing yang dilakukan menghasilkan informasi untuk setiap task yang diberikan, sebagai berikut :
Kesimpulan
Kesimpulannya, fitur Simple CRM cukup menyediakan alur dan antarmuka yang ramah pengguna dan mudah diakses. Hal ini terlihat dari hasil keseluruhan nilai SEQ adalah 6. kami bertekad untuk terus memperbaiki lagi UI Design ini agar bisa lebih baik lagi disegala aspeknya terutama pada fokus kami yaitu Simple CRM. Semoga kedepannya pihak Krealogi selanjutnya dapat mempertimbangkan untuk membuat fitur Simple CRM ini dapat dikembangkan menjadi produk yang sebenarnya.
Penutup & Akhir Kata
Studi kasus ini masih jauh dari kata sempurna, sebab, saya baru 2 bulan mengenal UI/UX design, namun, saya akan tetap belajar dari berbagai pengalaman yang saya alami dan hadapi sebagai bahan pelajaran kedepannya. Masukan dari User memberikan sebuah pengetahuan baru dan dukungan dari teman serta keluarga dapat memotivasi diri saya untuk terus fokus menyelesaikan pelatihan dan studi kasus pertama saya dalam dunia UI/UX design, dan saya harus terus meningkatkan kemampuan saya agar dapat fokus untuk membaca kebutuhan user kedepannya.
Mohon maaf bila ada salah kata & terima kasih sudah membaca.