UI/UX Case Study: Simple CRM (Customer Relationship Management)

Disclaimer : Proyek ini merupakan bagian dari UI/UX Training Program yang diadakan oleh Digital Talent Scholarships (DTS) Kementerian Komunikasi dan Informatika dengan Skilvul dan Krealogi sebagai Challenge Partner. Saya tidak bekerja atau diikat dalam kontrak professional oleh Krealogi.

Latar Belakang

Krealogi adalah platform digital yang dikembangkan oleh Du Anyam. Krealogi menawarkan solusi yang menyeluruh bagi komunitas sebagai wadah berjejaring dengan pelaku usaha lainnya, pelatihan untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan UMKM, serta aplikasi ramah pengguna untuk membantu pencatatan kegiatan operasional dan membuat perencanaan strategis.

Krealogi memiliki tiga tipe user yakni Vendor, Producer dan juga Seller. Vendor dan Seller merupakan pengguna yang ingin melakukan penjualan produk anyaman melalui platform Du Anyam dan platform online lainnya. Sedangkan Producer adalah pelaku produksi. Lalu, bagaimana aplikasi ini bekerja?

1. Vendor ataupun Seller dapat mengakses fitur-fitur yang membantu vendor dalam melakukan pencatatan terkait proses usahanya berupa: pencatatan pesanan masuk, perencanaan produksi, pencatatan keuangan, dan pencatatan inventori.
2. Vendor ataupun seller dapat melakukan monitoring terhadap proses bisnisnya sesuai dengan data-data yang mereka catat berupa: pesanan masuk, rencana produksi, catatan keuangan, maupun ketersediaan barang di gudang.
3. Seller ataupun Vendor dapat mendapatkan permintaan penawaran (request of quotation) pesanan dari Du Anyam dan dapat memberikan respon terkait kesediaannya
4. Vendor atau Seller, pengguna aplikasi Krealogi bisa mengalokasikan pengerjaan pesanan ke Desa / Kelompok dan Pengrajin di setiap Desa

Akan tetapi, permasalahan Krealogi saat ini tidak memiliki desain aplikasi yang user friendly untuk target pengguna mereka. Saat ini Krealogi membutuhkan sebuah desain aplikasi yang user friendly dan tentunya bisa membantu pengguna Krealogi untuk mencatat kegiatan operasional mereka, membuat strategi dan menjaga alur operasional mereka.

Saat ini aplikasi Krealogi memiliki beberapa fitur yang telah tersedia dan fitur yang akan tersedia nantinya :

• Production Planning and Monitoring
• Sales recording
• Expense report
• Inventory management
• Simple CRM (Belum didesain dan belum tersedia)
• Cash Flow Feature (Belum didesain dan belum tersedia)
• Integration with Logistic and Marketplace (Belum didesain dan belum tersedia)

Kelompok kami memutuskan untuk mengerjakan Simple CRM (Customer Relationship Management).

Design Process

Selama proses desain, kami memilih untuk menerapkan Design Thinking sebagai pendekatan proses desain kami karena persyaratan untuk kesuksesan bisnis, sebagai berikut:

1 — Empathize

Pada fase ini, kami melakukan penelitian untuk mengembangkan pengetahuan tentang apa yang dilakukan, dikatakan, dipikirkan, dan dirasakan pengguna. Dalam studi kasus ini, kami berperan sebagai pengusaha UKM yang ingin Pengelolaan hubungan pelanggan. Untuk mengumpulkan lebih banyak perspektif tentang bagaimana pengusaha UKM melakukan Pengelolaan hubungan pelanggan, kami melakukan survei dan wawancara dengan beberapa pelaku usaha pengusaha UKM. Selain itu, kami juga menggunakan Aplikasi CRM(Customer Relationship Management) platform lain untuk melakukan beberapa perbandingan.

2 — Define

Setelah melakukan penelitian dan mengamati semua masalah pengguna, kami mendefinisikan masalah pengguna dengan menempatkan sudut pandang kami sebagai pengguna, yaitu pada poin-poin berikut:

• Membuat fitur basis data pelanggan yang memuat info kontak, alamat, email, dsb. untuk memudahkan pencarian data pelanggan dan pengkategorian.
• Membuat fitur info card untuk pelanggan (user). untuk mengetahui detail pelanggan terkait jumlah pembelian, barang yang sering di beli,
• Membuat fitur profile pelangan agar user bisa melihat detail info pelanggan
• Membuat fitur yang bisa melihat history pembelian pelanggan
• Membuat fitur diskusi dengan pelanggan
• Membuat fitur chating yang bisa share foto
• Membuat fitur direct message

Kami menggunakan proses pemungutan suara untuk menentukan pilihan ‘how might we’ yang akan kami fokuskan.

3 — Ideate

Berdasarkan ‘how-might-we’ yang telah ditentukan, kami kemudian berdiskusi mengenai ide setiap orang tentang solusi dan memprioritaskan solusi berdasarkan nilai dan upaya pengguna.

Setelah menentukan solusi mana yang menjadi prioritas utama, kami mulai melakukan brainstorming dan mengubah ide kami menjadi wireframe/sketsa menggunakan crazy 8's.

4 — Prototyping

Tahap selanjutnya adalah membuat prototipe untuk memahami komponen mana dari ide Anda yang berhasil dan mana yang tidak. Langkah pertama dari langkah ini adalah membuat aliran pengguna.

Berdasarkan alur pengguna, kami membuat beberapa wireframes dengan fidelitas rendah.

Berikut merupakan hasil Prototype dari kelompok kami :

5 — Testing

Setelah kami melakukan semua fase sebelumnya, kami mencari umpan balik tentang desain yang telah kami buat. Kami melakukan penelitian pengguna dengan mewawancarai salah satu pengusaha UKM sebagai responden yang sesuai dengan pasar yang telah ditentukan. Kami melakukan wawancara melalui aplikasi konferensi video untuk mengajukan beberapa pertanyaan kepada responden dan membagikan layar mereka saat menjalankan prototipe. Kami tidak hanya meminta responden untuk menjalankan prototipe, tetapi kami juga menggunakan metode SEQ untuk mengukur persepsi pengguna tentang kegunaan berdasarkan tugas terakhir yang dicoba. Dari 1–7, ini adalah nilai dari setiap tugas yang diberikan oleh responden saya.

Kesimpulan

Tidak akan pernah terlupakan mendapatkan kesempatan untuk mengikuti UI/UX Training Program yang diadakan oleh Digital Talent Scholarships (DTS) Kementerian Komunikasi dan Informatika dengan Skilvul dan Krealogi sebagai Challenge Partner ini, tentunya saya mengalami perjalanan yang menantang sekaligus bermanfaat. Saya meneliti masalah dengan membandingkannya dengan aplikasi lain dan mulai memahami kebutuhan pengguna. Lambat laun, dengan hasil diskusi, saya mulai mendapatkan alur kerja dari aplikasi yang akan saya desain. Dalam proses ini, saya juga sangat terbantu dengan konsep desain sistem yang membuat proses lebih efisien. Kemudian untuk mendapatkan feedback dan mencari tahu apa yang perlu diperbaiki, saya tidak lupa melakukan testing di akhir fase. Karena keterbatasan waktu dalam proses desain ini, saya tahu masih banyak yang harus diperbaiki di masa depan. Besar harapan saya aplikasi ini dapat menjadi wadah yang dapat mengembangkan pengetahuan dan keterampilan masyarakat dengan kesan yang menyenangkan.

Tidak lupa ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada rekan kelompok V ( Fahmi Nasir Pohan , Andi Alif Febritama , Muhaemin Iskandar) yang membantu dalam menyusun tugas kelompok ini.