UX Case Study : Simple CRM untuk Aplikasi Krealogi
Latar Belakang
Krealogi adalah aplikasi yang diciptakan oleh Duanyam sebagai platfrom untuk membantu para pengrajin, vendor atau seller khususnya pelaku UMKM di Indonesia untuk menjalankan bisnis. Beberapa fitur sudah tersedia di Krealogi seperti Production Planning and Monitoring, Sales recording, Expense report, dan Inventory management.
Saat ini aplikasi Krealogi dihadapkan dengan masih adanya kekurangan pada fitur untuk membantu user dalam mengoperasikan bisnis, membuat strategi dan serta menjaga alur operasional. Para vendor dan seller adalah user aktif. Demi tujuan yang lebih baik Krealogi ingin mengembangkan beberapa fitur seperti Simple CRM, Cash Flow Feature, dan Integration with Logistic and Marketplace.
Dari tiga pilihan fitur yang belum ada kami mencoba untuk membuatkan fitur Simple CRM, dikarenakan menurut kami CRM sangat dibutuhkan bagi Vendor dan Seller untuk bisa mengelola database customer, menjalin hubungan kerjasama yang baik dan membuat strategi kedepannya untuk kepentingan bisnis.
Objektif
User membutuhkan aplikasi database customer untuk memudahkan mereka memantau para customer dan menjalin hubungan dengan customer, maka kami membuat beberapa objektif sebagai berikut :
- Merumuskan apa saja yang dibutuhkan pada fitur Simple CRM untuk menunjang bisnis user
- Menjelajahi beberapa aplikasi yang dapat menjadi masukan untuk Simple CRM agar menjadi lebih kompleks
- Memvalidasi ide-ide melalui prototype dan user testing
- Menerapkan solusi desain yang paling sesuai dengan kebutuhan user dan tujuan bisnis
Peran dalam Tim
Sebagai UX Designer, kami berkolaborasi dengan berjumlahkan tiga orang saya sendiri dan dua orang partner saya yaitu Fathnan Fat-ham Mubiina dan Arif Rahman Daulay. Kami mendiskusikan dari awal bersama-sama tanpa adanya pembagian tanggung jawab, lebih mengutamakan diskusi dan apabila ada hambatan lansung segera mencari solusi dan diselesaikan pada saat itu juga. Untuk porsi pengerjaan kami bagi rata dengan saling memberikan masukan dan pertimbangan. Dari mulai perumusan pain point hingga user testing kami lakukan bersama-sama.
Design Process
Dalam kasus ini kami memilih menggunakan Design Thinking sebagai pendekatan design process yang kami lakukan. Karena, Design Thinking adalah pendekatan yang berpusat pada manusia untuk mengintegrasikan produk untuk memberikan kemungkinan dan kebutuhan pengguna. Untuk case fitur Simple CRM pada Krealogi, kami mulai dari proses :
1 — Emphatize
Dengan keterbatasan waktu maka pada tahap ini kami hanya mencoba memposisikan peran kami sebagai user, mempelajari dan mengamati aplikasi Krealogi saat ini dan ditambah dari referensi dari beberapa artikel mengenai CRM maka kami jadikan sebagai tambahan informasi.
2 — Define
Pada tahap ini kami mencoba pendekatan dengan menggunakan Pain Points, Affinity Diagram dan How Might We.
Pain Points
Setelah memposisikan diri sebagai user dan mencoba mempelajari dan mengamati aplikasi Krealogi maka, kami mencoba untuk mendefinisikan permasalahan utama yang dialami oleh user. Kami menemukan setidaknya ada empat permasalahan tersebut yang kami susun dalam bentuk pain point sebagai berikut :
- Belum ada data pembelian dari customer
- Belum bisa melakukan track penjualan sudah sampai tahap apa
- Tidak adanya fitur untuk melakukan chat dengan customer
- Tidak ada pembagian untuk data customer yang baru, daftar customer secara keseluruhan, dan maupun data pengrajin yang tersimpan
How Might We
Sebelumnya target user pada aplikasi Krealogi adalah Vendor dan Seller yang ingin mencatat kegiatan operasional, membuat strategi dan menjaga alur operasional bisnis. Berfokus pada fitur CRM maka kami mencoba melakukan voting untuk memilih How Might We untuk sebagai opportunity mempermudah user dalam menjalankan bisnis mereka.
Berangkat dari pain points dan affinity diagram maka tercipta beberapa peluang untuk user dan akan kami jadikan sebagai jalan solusi dari kebutuhan user. Peluang tersebut kami bagi menjadi empat bagian kategori yang dirumuskan awalnya pada Affinity Diagram, yaitu : Sales, Kontak & Database, Inventory Management, dan Additional Features. Lalu, kami saring kembali dari setiap peluang yang diawal mana yang memiliki kesamaan.
Berdasarkan kebutuhan user kami menemukan beberapa How Might We, yang kami rumuskan dalam berbentuk solusi ide dibawah ini :
- Memudahkan customer untuk mengumpulkan data pembeli untuk bisa diremarketing
- Menyediakan fitur contact untuk mengirimkan pesan
- Menyediakan fitur untuk bisa mempromosikan atau berkomunikasi
2 — Ideate
Setelah mendapatkan beberapa ide yang kami dapatkan seperti adanya dashboard penjualan, tipe pembayaran, dashboard produk, database pembeli dan fitur menghubungi customer kami kemudian lanjut ke prioritization idea untuk menentukan ide mana yang kami rasa perlu untuk dibuat sesuai dengan urgensi kebutuhan user.
Kami menganalisis hasil pengamatan pada aplikasi dan menggunakan affinity diagram untuk pengamatan sesuai kelompok. Ini membantu kami untuk memperkuat pain point yang dihadapi user terhadap aplikasi Krealogi terkait CRM. Dengan ini, saya memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan user.
Kami memilih dan memutuskan untuk membuat fitur database pembeli dan fitur untuk menghubungi customer untuk diprioritaskan terlebih dahulu, karena menurut kami ini adalah fitur paling memudahkan untuk user untuk bisa berhubungan langsung dengan para customer dan membantu user untuk mengelola database customer untuk membuat strategi bisnis.
Pada tahapan Crazy 8’s kami membuat gambar sketsa kasar untuk design wireframe awal. Lalu kami melakukan voting dan review untuk desain yang bisa digunakan untuk memenuhi kebutuhan user pada CRM dengan cara memberikan sticker pada desain.
User Flow
User flow adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan keseluruhan flow pengguna dalam menggunakan produk dari titik masuk awal mereka, melalui serangkaian langkah untuk mencapai tujuan.
Wireframe
Design System
Mock Up
Prototype
Setelah tahap emphatize, define and ideate dilakukan kami membuat prototype menggunakan Figma. Berjumlah 23 slide yang meliputi aktivitas menambah customer baru, daftar customer, melihat profil customer dan menghubungi customer.
Anda dapat mencoba prototype disini :
Testing
Usability Testing
UT merupakan metode yang berguna yang dapat membantu untuk mengetahui apakah desain baru yang telah dibuat dapat membantu pengguna menyelesaikan tugasnya. UT dilakukan untuk menambah customer baru, melihat daftar customer, melihat profil customer dan melakukan panggilan, pesan singkat dan email kepada customer. Praktik dilakukan secara online menggunakan Zoom, peserta membagikan layarnya saat menggunakan prototype.
Pemberian Tugas
Pertama-tama kami memberi tahu kepada peserta mengenai fitur baru untuk mengelola database customer secara efisien melalui sebuah aplikasi. Setelah itu, peserta diberikan sebuah skenario dengan “coba bayangkan anda memiliki customer baru yang menurut Anda customer ini sangat menjanjikan, bagaimana ada menghubunginya sesegera mungkin untuk memberikan penawaran yang lebih baik ?”.
- Menambah data customer
- Melihat daftar kontak customer
- Melihat profil customer
- Mencoba menghubungi customer
Design Recomendation
Setelah proses Usability Testing, kami melakukan beberapa perbaikan desain berdasarkan rekomendasi pengguna. Berikut adalah hasil desain dan penjelasannya.
Kami menambah text field untuk pencarian untuk memudahkan pengguna melakukan pencarian dengan cara mengetikkan nama atau inisial sehingga lebih efisien dalam waktu.
Conclusion
Selama mengerjakan studi kasus ini, saya belajar banyak dari pengguna, apa yang saya pikirkan sebagai seorang desainer tidak persis seperti yang mereka pikirkan sebagai pengguna bahkan jika saya memposisikan dan membayangkan diri saya sebagai pengguna, itu tetap tidak akan sama. Jadi saya akan pergi dengan, “Anda bukan mereka, kenali pengguna Anda” .
Ini bukan akhir, karena tentu saja — masih banyak yang perlu diperbaiki dari desain ini. Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki umpan balik atau saran. Anda juga dapat mengunjungi LinkedIn saya di sini.
