Sebelumnya, kita telah mempelajari betapa pentingnya menggali adanya masalah. Kita mungkin lupa atau luput akan adanya masalah karena tidak memahami SOP yang berlaku, atau bahkan karena tidak ada SOP yang diterapkan.
Terbiasa menjalani kehidupan sehari-hari yang berakibat terlalu nyaman tanpa adanya masalah serta terbengkalainya target dan tujuan hidup juga menjadi salah satu alasan mengapa kita lupa akan adanya masalah.
Kita juga belajar banyaknya masalah yang terselesaikan menandakan bahwa kita adalah makhluk hidup yang berkembang.
Namun, menyelesaikan terlalu banyak masalah juga tidak baik untuk tenaga, waktu, dan kesehatan mental. Oleh karena itu, selesaikanlah masalah satu per satu dan hindari menunda penyelesaiannya, atau masalah akan jadi Bom sewaktu-waktu.
Perlunya berlapang dada dan menyadari bahwa “kunci” solusi mungkin ada pada orang lain. Pahami pentingnya menjalin silaturahmi untuk mendapatkan bantuan dan perspektif yang berbeda.
Masalah Berulang & Masalah Baru
Pada dasarnya masalah hanya terbagi 2 jenis, Masalah berulang dan masalah baru. Yang bisa saja persentase dari masalah berulang lebih banyak daripada masalah yang baru kita hadapi.
Katakanlah masalah berulang sebanyak 70–80% sisanya 20–30% adalah masalah baru. Hal ini diperkuat oleh riset tentang pola prilaku : Freud, S. 1917. “Introductory Lectures on Psychoanalysis”
Buku riset yang dibagi menjadi beberapa bagian, salah satu bagiannya yaitu Parapraxes yang menjelaskan bahwa kesalahan bicara, kelupaan, dan tindakan tak disengaja mencerminkan keinginan dan pikiran bawah sadar. Disebut “Freudian slips,” kesalahan ini diinterpretasikan sebagai indikasi dari pikiran dan dorongan yang tersembunyi.
Seperti saat kita lupa meletakkan atau membawa sesuatu seperti dompet, tas dan lain sebagainya, kesalahan berulang dalam penyebutan suatu kata dan kalimat juga merupakan pola pikiran “Freudian slips.”
Yang perlu kita sadari adalah kalau dalam keseharian saja kita sering menemukan kesalahan berulang maka perlu adanya penanggulangan untuk mengatasi masalah berulang yang sering kita temui.
Lalu bagaimana menangani masalah berulang? Mari kita kenalan dengan “Fishbone.”
Sebelum kita mempelajari metode Fishbone lebih lanjut, kita perlu mengelompokkan masalah terlebih dahulu. Apakah masalah yang kita hadapi termasuk dalam kategori keuangan, pekerjaan, atau mungkin hubungan sosial?
Hal ini bisa diklasifikasikan dengan mencatat masalah kita, lalu dikelompokan berdasarkan kategori tertentu. Seperti :
- Makanan cepat basi
- Kulkas berbau tidak sedap
- Client komplain
- Konflik dengan tetangga
- Kompor gas lebih boros dari biasanya
- Teman lama tidak pernah mengajak bertemu
- Tugas kantor selalu menumpuk
Maka dapat kita kelompokan :
Masalah Pekerjaan :
- Tugas selalu menumpuk
- Client komplain
Masalah Rumah :
- Makanan cepat basi
- Kulkas berbau tidak sedap
- Kompor gas lebih boros dari biasanya
Masalah Hubungan Sosial :
- Konflik dengan tetangga
- Teman lama tidak pernah mengajak bertemu
Setelah masalah dikelompokan maka buat penilaian permasing-masing masalah dengan label gawat, mendesak dan tren (seberapa banyak terjadi). Seperti berikut :
Setelah dievaluasi, kita menyadari bahwa masalah yang perlu didahulukan adalah masalah dengan prioritas tertinggi. Selesaikan masalah tersebut terlebih dahulu, kemudian lihat kategori masalah lain dengan prioritas tertinggi berikutnya. Lanjutkan menyelesaikan masalah berdasarkan urutan prioritas dari masing-masing kategori masalah secara berulang.
Skemanya seperti ini :
Prioritas paling atas > selesaikan > pindah kategori nilai tertinggi > Prioritas paling atas > selesaikan > pindah kategori nilai tertinggi. (secara berulang sampai masalah terselesaikan)
Untuk membantu menyelesaikannya, kita memerlukan bantuan metode yang disebut “Fishbone,” yang digunakan untuk memetakan hubungan sebab-akibat.
Apa hubungannya masalah dengan sebab-akibat?
“Api tidak akan muncul tanpa adanya asap” Demikian pula masalah yang tidak akan muncul tanpa adanya penyebab. Di sinilah peran penting metode ‘Fishbone’ dalam membantu kita menyusun sebab-akibat dari suatu masalah.
Hello “Fishbone”
Kita dapat menggunakan metode Fishbone untuk mengidentifikasi hubungan sebab-akibat dengan menempatkan masalah yang akan diselesaikan pada “kepala ikan” dan penyebab-penyebabnya pada “tulang ikan.”
Pengumpulan penyebab dari masalah yang ingin diselesaikan sering kali dilakukan melalui brainstorming. Kita dapat melakukannya dengan memikirkan berbagai kemungkinan penyebab yang dapat menimbulkan masalah tersebut.
Seperti contoh berikut :
Setelah brainstroming 6M dengan kemungkinan serta sebab-akibat yang bisa saja terjadi, akan memudahkan kita untuk proses analisis berikutnya yaitu “5 Why Analysis.”
Yang nantinya akan kita bahas pada sesi narasi berikutnya, kalau Anda berfikir ini memusingkan tentu saja iya. Tapi kita perlu ambil manfaatnya dari apa yang sudah kita pelajari pada sesi ini.
Diagram yang kita buat, membuat kita berfikir bahwa hal yang sering kita lakukan secara berulang bisa saja akan menjadi penyebab dari masalah yang akan timbul nantinya.
Maka sebisa mungkin hindari kesalahan berulang atau Anda tidak akan pernah berkembang karena hanya berkutat dan asyik dengan kesalahan yang itu-itu saja.
Untuk langkah analisis masalah selanjutnya akan saya bahas pada sesi berikutnya.
Sekian -Riri
Jumat, 2 Agustus 2024
