Reuniões efetivas: como transformar suas reuniões em momentos extremamente produtivos

Quanto tempo você passa em reuniões durante uma semana de trabalho?

Imagem de um grupo de pessoas interagindo em uma sala de reunião.

Reuniões são momentos de troca, de alinhamento de coordenação. Especialmente em um cenário de times distribuídos e trabalho remoto, reuniões criam momentos de conexão e aproximação muito valiosos entre as pessoas. O problema é quando, ao final, você sente que não foi tomada nenhuma decisão, que o objetivo não foi cumprido ou que você sequer poderia colaborar com alguma ideia. Você sente que o seu tempo foi desperdiçado.

Que tal transformar suas reuniões em momentos realmente valiosos e produtivos?

Elementos de uma reunião efetiva

Objetivo

Reuniões efetivas têm objetivos bem definidos. Antes da reunião acontecer certifique-se do porquê ela deve acontecer:

• Defina o objetivo da reunião.
• Garanta que esta informação seja disponibilizada para todos os participantes.

Entregável

Reuniões efetivas geram um produto resultante da colaboração dos seus participantes:

• Qual artefato vai ser produzido nesta reunião? Um documento? Uma decisão? Um acordo?
• Como este artefato suporta o objetivo da reunião?
• O produto pode ser uma decisão ou acordos.

Dinâmica

Reuniões efetivas tem um processo, uma sequência encadeada de atividades e tarefas.

• Defina a estrutura da reunião e a dinâmica que será seguida.
• Defina o bom uso do tempo.
• Desenhe um fluxo de acontecimentos que a reunião deve seguir para terminar com seu objetivo cumprido.
• Divida a agenda da reunião com todas participantes.

Participantes

Reuniões efetivas contam com a presença das pessoas certas desempenhando um papel correto.

• Quem são as pessoas certas para responder as perguntas que vamos fazer?
• Quem será afetado e quem pode influenciar as nossas decisões?
• Quem será a facilitadora?

Preparação

Reuniões efetivas são planejadas e preparadas. Nesse momento revisamos se:

• O objetivo está definido.
• O entregável está definido.
• As pessoas que precisam participar estarão disponíveis.
• A dinâmica faz sentido e cabe no tempo definido.
• A pessoa facilitadora está disponível.

Logística

Reuniões efetivas contam com verificações logísticas para garantir o seu bom funcionamento, tais como:

• Reserva e preparação do espaço onde a reunião vai acontecer (físico ou digital).
• Preparação do material que será usado (Apresentação, Board, Vídeo, etc.).
• Revisão da conectividade e garantia de acesso a todas as participantes.
• Compra de materiais de escritório como canetas e post-its.
• Encomenda de lanche, café, reserva de restaurantes, etc.

Antecipação de problemas

Reuniões efetivas contam com planos para mitigar possíveis falhas como:

• Atrasos: você pode bloquear a agenda, confirmar a presença das pessoas, enviar um recordatório e até mesmo estabelecer um tempo de tolerância. Caso esse tempo se prolongue, você terá que decidir se segue com a reunião ou a cancela.
• Fuga do tema: para evitar que o tema principal da reunião seja desviado você pode compartilhar o objetivo com antecedência, pode criar uma área de parking lot, ou até mesmo estabelecer um tempo limite para assuntos não relacionados ao tema principal, perguntando para os participantes se desejam continuar com aquele assunto ou retomar ao tema principal.
• Logística: não economize esforços para se certificar dos detalhes como o funcionamento do ar-condicionado, da televisão, da conectividade, da disponibilidade de material, etc. Tenha um plano B em mente. O que fazer se o Zoom não funcionar? O que fazer se o som estiver com defeito?
• Presença das pessoas chaves: sem as pessoas-chave a reunião corre sério risco de não ser efetiva. Defina antecipadamente quem são as pessoas obrigatórias e quem são as pessoas opcionais. No caso das pessoas-chave não puderem participar, revise a viabilidade da reunião.
• Falta de Informação: na ausência de informações necessárias, você sabe quem chamar? Sabe onde busca-las?

Os elementos mencionados neste artigo estão presentes em todas as cerimônias do nosso dia-a-dia. Uma Daily Meeting precisa ser efetiva, uma Planning Meeting ou uma Retrospective Meeting precisam ser efetivas. Do contrário elas apenas drenam o nosso precioso e escasso tempo.

Este conteúdo foi baseado no aprendizado que tive com colegas na Thoughtworks Brasil.