Escritórios abertos estão prejudicando nossa memória

Não é apenas pelo alto índice de resfriado, escritórios abertos estão realmente machucando nossos cérebros. Agora algumas empresas estão trazendo de volta paredes e portas.

Por Bryan Borzykowski | 11 jan 2017 | tradução Robson Lopes

Quatro anos atrás, Chris Nagele fez o que muitos outros executivos de tecnologia fizeram antes — ele mudou sua equipe para um conceito de escritório aberto.

Sua equipe estava trabalhando exclusivamente em casa, mas ele queria que todos estivessem juntos, se unissem e colaborassem mais facilmente. No entanto, rapidamente se tornou claro que Nagele cometeu um enorme erro. Todo mundo estava distraído, a produtividade sofreu e os nove funcionários estavam infelizes, para não mencionar o próprio Nagele.

Qual a pior parte de um trabalho em um escritório aberto? (Crédito: Getty Images)
Quer se trate de telefonemas pessoais ruidosos ou interrupções constantes, a maioria de nós fomos vítimas do escritório aberto. 
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Em abril de 2015, cerca de três anos depois de se mudar para o escritório aberto, Nagele mudou a empresa para um escritório de 900 m², onde todos agora têm seu próprio espaço-completo, inclusive com fechamento de portas.

Somos 15% menos produtivos, temos imensos problemas para nos concentrar e somos duas vezes mais propensos a ficar doentes em espaços de trabalho abertos

Numerosas empresas abraçaram o escritório aberto — cerca de 70% dos escritórios dos EUA são conceito aberto — e pela maioria das contas, muitos poucos voltaram para espaços tradicionais com escritórios e portas. Mas a pesquisa que estamos 15% menos produtivos, que temos imensa dificuldade de concentração e temos o dobro da probabilidade de ficarmos doentes em espaços de trabalho abertos, tem contribuído para uma crescente reação contra escritórios abertos .

As pessoas falam mais, mas não se trata de coisas relacionadas ao trabalho (Crédito: Getty Images)

Desde que se mudou, o próprio Nagele ouviu falar de outros, na área de tecnologia, que dizem que anseiam pelo estilo de vida do escritório fechado. “Muitas pessoas concordam — elas não suportam o escritório aberto”, diz ele. “Eles nunca conseguem fazer nada e têm que fazer mais trabalho em casa.”

Pequenas distrações podem fazer com que percamos o foco por mais de 20 minutos

É improvável que o conceito de escritório aberto vá embora em breve, mas algumas empresas estão seguindo o exemplo de Nagele e fazendo um retorno aos espaços privados.

Quanto mais focar melhor

Há uma grande razão pela qual todos adoraríamos um espaço com quatro paredes e uma porta que fecha: foco. A verdade é que não podemos realizar multitarefas e pequenas distrações podem nos levar a perder o foco por mais de 20 minutos.

Além disso, certos espaços abertos podem afetar negativamente nossa memória. Isto é especialmente verdadeiro para hotdesking¹, uma versão extrema de plano aberto de trabalho, onde as pessoas sentam onde quer que queiram no local de trabalho, movendo seu equipamento com eles.

Há uma abundância de motivos para que os empregados se vinculem aos escritórios fechados (Crédito: Getty Images)

Nós retemos mais informações quando nos sentamos em um só local, diz Sally Augustin, uma psicóloga ambiental e de design na La Grange Park, Illinois. Não é tão óbvio para nós todos os dias, mas nós transferimos memórias — muitas vezes pequenos detalhes — para o nosso entorno, diz ela.

Recebemos mais informações quando nos sentamos em um só local

Esses detalhes — que poderiam ser qualquer coisa de uma ideia rápida que queríamos compartilhar como uma mudança de cor em um prospecto em que estamos trabalhando — só podem ser recuperados nessa configuração.

Não colaboramos como pensamos

Para muitos de nós, é o barulho que mais perturba. Professores da Universidade de Sydney descobriram que quase 50% das pessoas com um plano de escritório completamente aberto, e quase 60% das pessoas em cubículos com paredes baixas, estão insatisfeitos com a sua privacidade sonora. Apenas 16% das pessoas em escritórios privados disseram o mesmo.

Nós sentimos que escapar para um lugar quieto é um sinal de fraqueza (Crédito: Getty Images)

Eles pediram às pessoas em vários tipos de escritório que dissessem o quão insatisfeitos eles estavam com o seu espaço e em 14 aspectos diferentes, incluindo a temperatura, qualidade do ar e privacidade sonora, o fechado foi melhor do que o aberto.

As pessoas falam mais umas com as outras, mas não conversam mais sobre coisas relacionadas ao trabalho

Além do custo mais barato, um argumento principal para o espaço de trabalho aberto é que ele aumenta a colaboração. No entanto, é bem documentado que nós raramente temos ideias brilhantes quando estamos apenas batendo um papo em uma multidão. Em vez disso, como muitos de nós sabemos, é mais provável que ouçamos sobre o presente de Natal que um colega está comprando para um membro da família ou problemas com o cônjuge do seu colega de equipe.

Quase 50% das pessoas que trabalham em escritórios abertos estão insatisfeitas com a sua privacidade sonora (Crédito: Getty Images)

“As pessoas falam mais umas com as outras, mas não falam mais sobre coisas relacionadas ao trabalho”, diz Augustin. Pense nisso: se você trabalha em um escritório aberto, você vai reservar uma sala de reuniões para brainstorm. Ainda é um ato que exige algum nível de planejamento e privacidade.

E acontece que nosso melhor trabalho é feito quando temos foco total, diz Augustin. Podemos trabalhar em um ambiente agitado, mas o produto final não será tão bom como quando estamos em um local tranquilo.

É uma pena perder pessoas por não lhes dar um lugar que estimula o que elas realmente fazem

“[É] ineficiente”, diz ela. “É uma pena perder pessoas por não lhes dar um lugar que estimula o que elas realmente fazem.”

É claro, diz ela, é importante que nos unamos e conheçamos uns aos outros. Mas há uma abundância de formas de se unir em escritórios fechados. A equipe de Nagele, por exemplo, almoça junto todos os dias. Algumas ideias saem dos bate-papos no almoço, diz ele, mas a maioria é desenvolvida a partir de sessões de brainstorming mais focadas.

Encontrar o equilíbrio certo

Para os trabalhos que exigem foco, como a escrita, publicidade, planejamento financeiro e programação de computadores, algumas empresas que não estão prontas para abandonar os planos abertos estão experimentando salas silenciosas e espaços fechados.

Alguns de nós até sentem que fugir para um lugar quieto é um sinal de fraqueza

O problema com isso, é que alguns de nós não se sentem confortáveis ​​deixando a equipe para seguir por conta própria — podem achar que não estamos puxando o nosso peso se não estivermos presentes. Isso é particularmente verdade em ambientes de alta pressão. Alguns de nós até sentem que fugir para um lugar quieto é um sinal de fraqueza, diz Augustin.

Outras empresas estão criando espaços fechados para equipes menores. Ryan Mullenix, sócio da NBBJ, uma empresa global de arquitetura, trabalhou com firmas de tecnologia que construíram escritórios para entre três e 16 pessoas.

Nosso melhor trabalho é feito quando temos foco total (Crédito: Getty Images)

Eles ainda podem colaborar, mas também podem bloquear o ruído de outras equipes de pessoas que não precisam ouvir. A tecnologia também pode ajudar. O próprio escritório de Mullenix tem sensores, colocados a 3 metros de distância, que podem controlar o ruído, a temperatura e os níveis populacionais. A equipe pode fazer logon em um aplicativo e pode encontrar o local mais silencioso da sala.

As pessoas agora podem fazer trabalho focado e têm mais tempo para trabalhar

Contra a corrente
Alguns de nós prosperam em escritórios abertos. Aqueles que fazem tarefas repetitivas representam um grupo. Outro: empregados júnior. Para eles, é mais fácil aprender observando como os outros trabalham. Se o pessoal novato no trabalho conseguir seu próprio escritório desde o início, eles podem perder o foco e operar em um nível mais baixo, diz Augustin.

A má notícia para usuários infelizes do escritório aberto: o conceito não irá embora a qualquer momento em breve. Mas, diz Nagele, mais empresas devem considerar o que ele encontrou. Seus funcionários são mais felizes e mais produtivos — e isso ajuda não apenas a empresa, mas a equipe.

“As pessoas agora podem fazer trabalho focado e têm mais tempo para trabalhar”, diz ele. “Isso ajudou a mente de todos.”

http://www.bbc.com/capital/story/20170105-open-offices-are-damaging-our-memories

  1. Hotdesking é um sistema de organização de escritório que envolve vários trabalhadores que utilizam uma única estação de trabalho físico ou de superfície durante períodos de tempo diferentes. A “mesa” (desk) no nome refere-se a uma mesa de escritório que está sendo compartilhada por vários trabalhadores do escritório em diferentes turnos em oposição a cada membro da equipe ter seu próprio balcão pessoal. Uma das principais motivações para o trabalho em hotdesking é a redução de custos através da poupança de espaço — até 30% em alguns casos. Hotdesking é especialmente valioso em cidades onde os preços dos imóveis são elevados.