Priorizar é preciso: dicas para você organizar a gestão e se dedicar ao que realmente importa

Originalmente publicado em blog.runrun.it

“Quem faz o dever de casa na sexta-feira pode brincar no domingo”, já alerta a professora desde os primeiros anos de escola. E assim segue em outras fases da vida: profissionais que sabem se organizar e entender qual é a importância de cada tarefa, projeto ou atitude nunca são pegos de surpresa por acúmulos de trabalho ou por crises. Não que as crises não apareçam na vida destas pessoas. Mas, através de um bom esquema de priorização, não é preciso viver apagando incêndios.

Quer estar mais bem preparado para imprevistos? Leia nosso post sobre gerenciamento de riscos.

Não coloque o carro antes dos bois

Parte de uma priorização eficiente é entender a diferença entre importante e urgente. Importante é aquilo que fará diferença na gestão da empresa. São as metas a atingir, o planejamento no longo prazo e tudo o que fará a organização crescer e prosperar. Urgente é aquilo que, se não for abordado logo, perderá o sentido ou se agravará rapidamente. Como exemplo, você pode pensar em uma oportunidade temporária de investimento, ou uma crise de relações públicas.

Em uma primeira olhada, a impressão que temos é que as duas classificações são parecidas. No entanto, a falta de definição de prioridades acaba por fazer empresas perderem tempo, dinheiro e esforços em tarefas de menor importância. Prazos são ultrapassados, oportunidades são perdidas e até mesmo o moral dos colaboradores é afetado.

Uma metodologia que tem tudo a ver com priorização é a ágil. Originada na indústria de desenvolvimento de softwares, hoje ela auxilia gestores a organizar projetos de forma estruturada, o que facilita muito a identificação daquilo que é mais importante. Leia mais neste post sobre metodologia ágil.

E agora, vamos conhecer outras ferramentas que te podem te ajudar na priorização

A matriz de priorização

Gestores adoram matrizes. Elas ajudam a visualizar as coisas e dão mais clareza para os processos decisórios. Para organizar nossas tarefas de forma mais eficiente, então, podemos montar uma matriz de priorização. Primeiro, faça um gráfico, com um eixo horizontal e um eixo vertical. No eixo horizontal, estabeleça uma ordem de urgência. Ou seja, quanto mais para a direita, mais urgente é a tarefa. Agora, no eixo vertical, crie uma escala de importância, de modo que as atividades mais importantes fiquem na parte superior do gráfico.

Divida esta área em quatro partes iguais. Repare que os quadrantes agora correspondem a tarefas:

De muita importância e muita urgência: Crises.
De muita importância, mas pouca urgência: Metas e planos.
De pouca importância, mas muita urgência: Interrupções.
De pouco importância e pouca urgência: Distrações.

Uma vez classificadas as tarefas disponíveis dentro destes quadrantes, você pode então decidir como irá proceder. Nossa sugestão?

Crises: Não há tempo a perder. Coloque no topo das suas tarefas.
Metas e planos: Programe-se para fazer, e tente reservar um tempo para isso. Sem eles, sua empresa não cresce.
Interrupções: Delegue ou faça apenas o que não for atrapalhar seu trabalho.
Distrações: Ignore. Você não perde nada deixando o Facebook de lado umas horas, não é mesmo?

Perceba que um quarto das tarefas já foi resolvida. Dois quartos, se você conseguir delegar. Ótimo, não? No entanto, se você ainda precisa de ferramentas mais detalhadas, sugerimos outra matriz, a matriz de priorização chamada GUT.

Matriz GUT

O nome desta matriz de priorização vem das iniciais das palavras Gravidade, Urgência e Tendência. Sobre gravidade e urgência já falamos. Tendência é a direção que a questão irá tomar no futuro, ou seja, irá piorar rapidamente? Não irá mudar? Pode ser que se resolva sozinha?

A aplicação desta matriz, mais sofisticada, oferece soluções mais específicas para priorização de tarefas. Para montar uma matriz GUT, liste em uma planilha as tarefas que você deseja classificar. Por exemplo, uma atualização de sistema, a contratação de um novo funcionário ou substituição de um equipamento.

Baixe essa planilha no nosso post sobre as ferramentas para gestão empresarial

Para cada tarefa, atribua um valor de 1 a 5 para cada coluna G, U ou T, sendo 5 o nível mais crítico, grave ou urgente. Isto feito, veja qual tarefa alcançou a pontuação mais alta no total e pronto, você identificou sua prioridade. Esta técnica é mais complicada, mas fornece mais informações ao gestor para que tome decisões mais bem embasadas.

Mas é claro que apenas decidir o que é prioritário não é suficiente.

Metodologia de pilha

Criada por Franklin Valadares, CTO e co-fundador do Runrun.it, esta técnica aborda situações onde muitas tarefas simultâneas parecem ultrapassar a capacidade de trabalho de uma empresa ou equipe. Mesmo que um gestor experiente consiga prever a velocidade em que cada tarefa será realizada, uma previsão eficaz de prazos e custos é quase impossível. Isso porque o dia a dia de uma empresa é repleto de imprevistos.

Logo a equipe está sobrecarregada e a pressão começa a abater os ânimos e a produtividade. Os prazos e custos prometidos ao cliente já não são os mesmos. Como reagir? Momentos como este exigem uma boa capacidade de priorização. Aliada a isto, a metodologia de pilha permite aos colaboradores abordarem projetos paralelos de forma organizada. Os prazos e custos previstos voltam a um valor reduzido, mas, desta vez, realista. É bom para o cliente e bom para a empresa.

Para saber mais sobre metodologia de pilha, recomendamos este texto.

Matriz B.A.S.I.C.O.

Outra matriz de priorização muito útil para um segundo momento, quando já detectamos quais são os problemas mais graves e urgentes, é a matriz B.A.S.I.C.O. Ela se concentra em encontrar quais as melhores soluções para os problemas que já foram classificados por ordem de prioridade.

Como vocês já devem ter imaginado, o nome desta matriz é mais uma sigla. B.A.S.I.C.O se refere a:

Benefícios: Qual o tamanho do ganho que esta solução trará à empresa ou aos envolvidos?
Abrangência: Quantas pessoas, departamentos ou qual porcentagem do mercado esta solução irá afetar?
Satisfação: Qual o impacto que esta solução terá sobre a satisfação do cliente interno ou colaborador?
Investimentos: Qual é o custo de implementação desta solução?
Clientes: Qual o impacto que esta solução terá sobre a satisfação do cliente externo ou consumidor?
Operacionalidade: Qual é a facilidade de se aplicar esta solução ao problema?

De forma semelhante à matriz GUT, monte uma planilha onde as soluções são classificadas por estes seis critérios, em notas de 1 a 5. Assim, chega-se a uma classificação objetiva que permite uma decisão de qual solução deve ser aplicada prioritariamente.

Ferramentas online para priorização

O assunto é vasto e já foi discutido por muita gente boa do ramo. Por isso, diversos modelos prontos de matriz de priorização já estão disponíveis para download na internet, seja em forma de planilhas ou mesmo aplicativos. Neste post sobre ferramentas de gestão empresarial, listamos algumas das mais queridas dos gestores.

Agora, se você não quer procurar mais e quer ir direto para a melhor opção em software de gestão, experimente o Runrun.it. Com ele, você aplica diretamente a metodologia de pilha, permitindo às suas equipes que trabalhem em diversos projetos simultaneamente. Sem bagunças, desperdício de esforços, de forma organizada e priorizando as tarefas automaticamente. Conheça grátis: http://runrun.it.

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