Como ter uma daily efetiva?

Daily, Daily Meeting, Daily Scrum, Stand Up Meeting, existem várias formas de chamar a famosa reunião diária.

O fato é que a daily não é evento exclusivo do scrum. Independente do framework/método que você utiliza a daily é uma excelente prática para manter a comunicação cotidiana entre as equipes de um projeto.

Mas afinal o que é a daily?

São reuniões rápidas e eficientes que tem como objetivo observar e rastrear o status do trabalho em direção a conclusão do mesmo. Essa reunião não é o lugar para discurssões estratégicas sobre o cenário geral. Prestar especial atenção nos itens de trabalho bloqueados, nos gargalos potenciais e no trabalho que ainda não foi realizado permite manter o fluxo eficiente.

Aqui vou listar algumas dicas de facilitação, para ajudar você agilista que está começando agora.

Ahh, e é sempre valido lembrar que escrevo o que funcionou comigo, baseado nas minhas experiências. Todo time é diferente, então absorva o que fizer sentido para seu contexto.

Dica 1

O objetivo da daily é observar e rastrear o status do TRABALHO e não dos TRABALHADORES.

O agilista é o líder servidor. Tome muito cuidado para que não seja visto pelo time como o alguém que está “controlando” o time. Ele não delega tarefas e nem é responsável por alterar a maneira de gerenciar os recursos ou o escopo. Ajude a time a visualizar o trabalho que ainda não foi feito e como eles irão se organizar para faze-lo.

E mais, sempre lembre que a responsabilidade do andamento das atividades é do time e não individual.

Dica 2

Realizar no mesmo horário e local todos os dias para obter consistência.

É muito comum em time novos e/ou ainda não maduros o “cancelamento” da daily em algum dia ou outro. É seu papel como agilista garantir que o time perceba o valor de realizar esse evento e os benefícios que essa reunião traz ao time.

O principal motivo desta dica é fazer com que o time se acostume e passe a sentir que estas reuniões fazem parte de sua rotina diária. Para que isso funcione, é essencial que a reunião nunca deixe de iniciar porque algum membro da equipe ainda não chegou, ou porque alguém terá que faltar.

Dica 3

O time deve visualizar e verificar o que está em andamento, os impedimentos e gargalos potenciais.

Foque nas atividades que estão em andamento referente a história. A pergunta chave aqui é: Vamos verificar o progresso da história XYZ, das atividades em andamento o que está faltando para concluir? Há algum impedimento? O responsável pela atividade precisa de ajuda?

Dica 4

O quando kanban deve ser percorrido junto com o time da direita (mais perto da conclusão) para a esquerda (mais recentemente iniciado.

Isso ajuda o time a estabelecer uma cultura onde o finalizar é mais importante que o começar.

Dica 5

O agilista pode solicitar uma atualização de status de uma atividade ou simplesmente perguntar se há alguma informação adicional de que o time não tem conhecimento.

Mergulhe no processo de desenvolvimento do time, isso não significa que você tem que entender detalhes técnicos, mas entenda o que esta acontecendo e ajude o time a ter uma comunicação fluida. Pontos que não foram mencionados pelo time e que impactam diretamente nas entregas podem ser apontados por você.

Dica 6

Atividades bloqueadas ou atrasadas deverão receber maior atenção.

Se há algum atividade bloqueada ou atrasada eu sempre oriento o time a começar a daily questionando sobre essas atividades. Deve está claro para o time quem está trabalhando no problema e quando será resolvido. É o momento da pessoa que precisa de ajuda falar.

Dica 7

Daily não é status report.

Se a pessoa já informou no dia anterior o que ela ia fazer, logo ela tem que comunicar o time se está faltando algo para concluir o que ela já havia dito e o que mais ela pode fazer naquele dia para colaborar com a meta. Sempre focando no agora, mas olhando para frente e não para trás.

Dica 8

Perguntas chaves ajudam o time a refletir sobre o uso do quadro kanban.

Nenhuma atividade no quadro kanban está ali atoa, ou pelo menos não deveria. O time deve ver valor no uso do quadro. Por isso na daily é recomendado sempre mostrar como está o quadro e atualizar se for necessário. O quadro deve reflitir a realidade naquele momento do ciclo/sprint. Algumas perguntas chaves podem ajudar nesse ponto

• Há alguma atividade que não faz mais sentido no quadro?
• É necessário incluir mais atividades no quadro?
• Conseguimos visualizar os bloqueios no quadro?

Dica 9

Após a daily o time pode se reunir para resolver qualquer questão ou problema observado durante a daily.

Se o time esta se aprofundando em questões técnicas e a daily está demorando mais do que deveria, interrompa! Avise que não é necessário se aprofundar e que após a daily os envolvidos podem conversar melhor para resolver a questão, até para não “segurar” os demais participantes.

Cabe o bom senso, se a conversa estiver sendo produtiva/agregadora para todos do time, deixe ocorrer. Mas sempre tentando não estourar muito o tempo.om o tempo, a tendência é eles primeiro se organizarem, atualizar o time sobre a evolução, alinhar os próximos passos e por ultimo acabar usando o restinho do tempo para entrar em detalhe em algum assunto que esteja “pegando”.

Dica 10

É de extrema importância o time enxergar o Valor para manter o comprometimento com esse evento.

Portanto facilite a comunicação entre todos e a compreensão do real status do trabalho. Exponha ao time os benefícios colhidos através da daily e as chances que temos de mudar o rumo do projeto diariamente para melhor atender o cliente.

Todas essas dicas de ajudaram nesse quesito com o time.

Espero que ajude. ❤