7 herramientas tecnológicas para facilitar el trabajo en equipo — Raul Vittor Alfaro

En el mundo actual centrado en la tecnología, es más fácil que nunca que la información vital se pierda en la traducción. Este desafío no se limita a las grandes empresas con múltiples departamentos; los problemas causados por la falta de comunicación pueden surgir incluso en empresas con sólo un puñado de empleados.

Afortunadamente, la tecnología actual facilita más que nunca la comunicación con sus compañeros de trabajo. Múltiples plataformas están disponibles para ayudarle a simplificar la comunicación; y los proyectos compartidos difunden información valiosa. Independientemente del tipo de ayuda que su empresa necesite, lo más probable es que exista una aplicación que pueda hacer que sus compañeros de equipo de oficina y empleados miren la misma página.

Para empezar, aquí están algunas de mis herramientas favoritas.

Slack

Slack es esencialmente mensajería instantánea para su espacio de oficina, pero con un montón de características adicionales útiles (y divertidas). Puede compartir archivos, hacer llamadas y compartir su pantalla con otros usuarios. Incluso hay una enorme biblioteca de emoticones creativos a la que puede añadir los suyos propios.

También puede crear un canal para toda su oficina, otro para su departamento y un tercero para conversaciones de trabajo mas privadas. Si necesita mantener la privacidad, puede bloquear un canal.

Si su empresa tiene oficinas en diferentes lugares o miembros del equipo que trabajan a distancia, Slack permite a todos y cada uno de los miembros del equipo a permanecer conectados y rápidamente llegar a otros si es necesario.

Google Hangouts

Google Hangouts es una aplicación que le permite enviar mensajes, hacer llamadas y realizar videoconferencias con otros usuarios. La parte más conveniente de Google Hangouts es su incorporación en su página de Gmail, lo que hace que fluya sin problemas en la plataforma de correo electrónico que muchas empresas ya utilizan.

Esta plataforma facilita a las empresas la participación en conferencias telefónicas o videoconferencias con compañeros de trabajo o clientes en otros lugares. Puede programar estas llamadas con antelación en su calendario de Google Calendar e invitar a otros miembros a unirse. Si está de viaje durante un Hangout, siempre puede unirse a su dispositivo Android o Apple a través de la aplicación Hangouts.

Si su oficina ya está a bordo del tren G-Suite, Google Hangouts debería ser su próxima parada.

Skype

Si no le gustan los Hangouts de Google, puede utilizar Skype en su lugar. Este programa le permite hacer llamadas tanto en los Estados Unidos como internacionales. Si no se siente del todo satisfecho, puedes elegir una llamada “a la antigua” con sólo voces en lugar de vídeo. Cargar dinero en su cuenta es fácil y puede conservarlo para siempre. El programa también tiene una función de chat.

Dropbox

Las empresas tienden a acumular muchas cosas: papeleo, contratos, proyectos, fotos, lo que sea. Dropbox es el hogar para todas esas cosas, y está convenientemente ubicado donde todos tienen acceso.

Puede organizar estos archivos en diferentes carpetas y grupos, asegurándose de que su información esté organizada y sea fácil de localizar. También hay aplicaciones para descargar en su ordenador y dispositivo móvil para que los archivos que necesite estén siempre accesibles.

La plataforma ofrece planes que le permiten elegir la cantidad de almacenamiento y las características en función de las necesidades de su negocio. Si su negocio consiste sólo en usted, también hay un plan para eso.

Basecamp

Esta herramienta de gestión de proyectos hace que la organización sea más sencilla que nunca. Basecampallows le permite crear carpetas separadas para todos los proyectos de su equipo. Dentro de cada carpeta, puede hacer una lista de tareas, programar fechas límite, publicar archivos e incluso chatear con otros miembros.

Un administrador puede controlar quién tiene acceso a cada foro. Esta característica puede aliviar la confusión: Si un proyecto en particular no pertenece a un empleado, la información no tiene que desordenar su espacio de trabajo. Una vez que todos los miembros relevantes del equipo tengan acceso, puede asignar tareas a los miembros individuales con una fecha de vencimiento y asegurarse de que todos los involucrados sepan lo que hay que hacer y cuándo. Estos usuarios pueden utilizar filtros para limitar las tareas que deben realizar hoy, mañana, esta semana o en el futuro.

Al final de cada día, Basecamp se comunicará automáticamente con los usuarios para ver lo que han logrado a lo largo del día. Cada mañana, Basecamp enviará por correo electrónico a los miembros del equipo una visión general de lo que se logró el día anterior, así como recordatorios de las tareas que deben realizarse en breve.

Otra ventaja de Basecamp es que también puede compartir información con sus clientes, y elegir lo que ven y qué elementos son privados para su equipo.

Jira

Aunque nuestro equipo comenzó con Basecamp, más tarde nos mudamos a la plataforma estilo Kanban de Jira, que se sintió más acomodada para nuestro creciente equipo y lista de tareas. Le recomendamos que se familiarice con una variedad de estos programas de administración de proyectos; cada uno tiene ventajas y desventajas que afectarán la productividad de su equipo.

Canva

Si su empresa no cuenta con un diseñador gráfico experto en tecnología, Canva puede ser una herramienta increíblemente útil. El sitio le permite crear gráficos para una variedad de propósitos diferentes, desde mensajes de Facebook hasta anuncios de banners y propuestas. Hay un sinnúmero de plantillas gratuitas que pueden ayudarle a empezar, cada una con numerosos componentes personalizables como fuentes, fotos de fondo y esquemas de color.

Canva for Work le permite crear contenido de marca para todas las necesidades de su negocio y luego compartirlo con los miembros de su equipo para verlo y editarlo. Una vez que haya creado un gráfico que se adapte a su negocio, puede guardarlo como una plantilla personalizada para utilizarlo más adelante. Canva incluso le permite organizar estos gráficos en carpetas separadas para un fácil acceso. ¿No tiene un diseñador gráfico? No se preocupes. Puedes hacerlo usted mismo con Canva.

Estas son sólo algunas de las muchas herramientas disponibles para mantener sus operaciones diarias en el buen camino. Si hay algún problema al que su equipo se enfrente, pruebe algunas de estas plataformas para aumentar su productividad

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