Parte II: Sobre priorizar e compartilhar

No último texto comentei sobre cometer erros, lidar com eles e fazer disso um caminho de aprendizado contínuo. Reconhecer que algumas coisas não vão dar certo me parece um bom primeiro passo.

No entanto, queremos sempre ter sucesso — dentro das nossas limitações — nas nossas iniciativas. Percebi que grande parte do que me faz ficar perdida é o fato de que tenho muitas coisas concorrentes, interessantes e importantes na minha pilha de atividades a fazer.

“Pronto, agora é 'só' decidir por onde começar”.

Conversando com a Juliana, minha coach sobre o assunto, ela comentou alguns possíveis motivos pelos quais eu me sentia perdida em determinados momentos. Me identifiquei muito com esses:

  • Priorizar: tudo está com o mesmo grau de importância.
  • Compartilhar: dificuldade em delegar parte do que precisa ser feito.

Priorizando

Eu sou uma grande fã dos métodos lean, ou seja, trabalhar com o mínimo necessário para entregar valor pros nossos usuários, e em seguida, com feedback, melhorar. Na teoria isso tudo é bem bonito, mas na prática, sabemos que a coisa não é tão fácil assim.

Pra tentar me organizar, tentei usar o Trello pra mapear as atividades: em alguns dias, a ferramenta se tornou um modo assustador de começar o dia. Separei as atividades em vários quadros, fiz parede de post-its, também não ajudou. O problema não era a ferramenta, era a prioridade. Eu sabia o que tinha que fazer, mas não tinha clareza de por onde começar.

Conversando com uma amiga, diretora de uma empresa de Design Gráfico, e contando sobre a minha situação, ela perguntou: já separou as tarefas em delegáveis ou indelegáveis, certo?

Err, não. Nem sequer havia pensado em fazer isso, pra ser honesta. Parei tudo. Listei o que tinha que fazer, e até agora tenho quase uma centena de atividades: tudo está mapeado. Claro, não contente apenas em categorizar por 'delegável ou não', com o tempo eu também criei outras colunas para ‘prioridade’, ‘tamanho’ e ‘dificuldade’.

Ok, preciso aprender a não ‘over do it’, também, mas vamos por partes, o objetivo desse momento era priorizar. Tem funcionado, porque entendo o que entrega mais valor no menor tempo, mas também o que é urgente e o que seria legal, mas não é tão importante.

Diferentes perspectivas

O que mais tem me ajudado na priorização é conversar com os meus usuários, que no caso são os colegas do escritório e a equipe de liderança, para escutar as suas demandas e recomendações.

Tenho percebido que algo que me ajuda a lidar com as atividades é não ser tão reativa às sugestões e pedidos: ponderando o feedback, fica mais fácil usa-lo da melhor forma, ou dizer não. Tem horas que se não dá, não dá. E pra praticar isso, a minha coach me desafiou a não me voluntariar pra ajudar em nada novo por duas semanas. Não tem sido fácil… eu adoro começar coisas novas. Mas admito: isso tem ajudado muito.

Compartilhando

Cada vez mais tenho certeza que compartilhar não é só contar a sua experiência, mas contar histórias de forma com que elas façam sentido e possam se tornar parte das experiências das outras pessoas.

Qualquer ajuda desnecessária é um obstáculo na aprendizagem. — Maria Montessori

Essa frase da Montessori ficou bastante tempo indo e voltando na minha cabeça, e certo dia a teoria conectou com a prática e isso fez todo o sentido.

Bom, pra exemplificar, uma das atividades que exerço é participar na reuniões de desempenho do pessoal. Uma colega combinou uma conversa comigo, onde pediu ajuda sobre como fazer a sua apresentação. Eu expliquei o que era necessário ser feito, o que era esperado, e comentei que se ela quisesse, eu poderia mostrar como eu mesma havia feito algum tempo antes. Ela adorou a ideia, mas a verdade é que eu nunca mostrei como eu havia feito, não encontrei tempo.

Chegou o dia que ela apresentaria o que fez, e eu já estava praticando o meu esporte preferido: sofrendo por antecipação, nesse caso por não ter ajudado ela tanto como havia prometido. Ela fez a apresentação, e foi incrível, ela mandou muito bem! Muito melhor do que eu tinha feito, inclusive. E foi aí que eu entendi o que Montessori quis dizer: se eu tivesse dito para ela exatamente como ela deveria fazer, mostrado como eu mesma tinha feito, poderia — e provavelmente iria— limitar a criatividade e o excelente trabalho que era capaz de fazer. Lição aprendida, não ajudar além do necessário, confie nas pessoas.

Mas sobre confiança…

Ainda durante algumas conversas com a minha coach, falamos sobre como compartilhar atividades, e ela comentou que se às vezes não conseguimos delegar, pode ser por não haver confiança de que a outra pessoa conseguiria realizar aquela tarefa. Eu sei que sou bastante detalhista, gosto das coisas feitas com o coração inteiro, mas nunca pensei que havia algum sinal de falta de confiança. Depois de refletir, percebi que fazia todo o sentido: eu já sabia que preciso ganhar a confiança da equipe, então por o contrário não seria verdadeiro?

Pra eu aprender a confiar, e então delegar atividades, aprendi e venho tentando usar essa estrutura de delegação:

  • Existe uma tarefa a ser feita, e que não precisa ser feita por você;
  • Existe alguém que tem ou quer desenvolver as habilidades para fazê-la;
  • A tarefa é compartilhada com essa pessoa, definindo um prazo atingível;
  • Também determinam juntos os resultados esperados da tarefa;
  • Fazemos follow ups, para entender se mais ajuda é necessária;
  • Finalizamos a tarefa, compartilhando feedback construtivo e positivo.

Nada como um bom método pra facilitar a nossa vida. No entanto, não dá pra esquecer: nem todas as tarefas vão ser agradáveis. Talvez por falta de clareza do porque é necessária/importante, talvez por não ter sido compartilhada com a pessoa certa. Ou talvez seja apenas chata, mesmo.

The principle behind a decision, communicated well, can be more powerful than the decision itself. — Dan Saffer

A agradabilidade para fazer qualquer atividade está totalmente relacionada a quem está realizando essa atividade. Eu, por exemplo, sou uma pessoa que adora desafios, não gosta de rotina, não lida bem realizando tarefas repetitivas, perco a qualidade e a motivação. Ao mesmo tempo, conheço várias pessoas que não conseguiriam seguir o meu modo de trabalho: são super estruturadas, preferem ter segurança, adoram suas rotinas e são felizes assim. ¯\_(ツ)_/¯

Se você quer ir rápido, vá sozinho. Se quer ir longe, vá junto. — Ditado popular.

Quando falamos em ir mais longe, compartilhar tarefas é chave: acredito que ninguém constrói nada sozinho. E pra isso, tenho entendido que o imprescindível mesmo é conhecer as pessoas com quem se está trabalhando — não que isso seja fácil, não me entenda mal–, pra que então possamos conectar as coisas das quais somos interessados com as coisas que precisam ser feitas.

Compreendendo as forças, fraquezas e motivações nossas e das equipes que fazemos parte, fica mais fácil de descobrir com quem se aliar (e também com quem discutir) pra atingir nossos objetivos, em equilíbrio entre o que amamos e o que fazemos.