Управление задачами в TickTick

Я веду проекты, я — менеджер проектов. Это такой человек, который облеплен задачами — на контроль, на выполнение, на встречи, и так далее. Задачи в голове, задачи в блокноте, эверноте, на стикерах, коими облеплен стол (Артём, привет). Ещё на почте задачи — письма лежат непрочитанными, чтобы не забыть про задачу.

Всё не запомнишь, а вести несколько дневников задач — муторно. Помнить задачи больно, а забывать их — чревато. Особенно хреново, когда про задачи помнят все, кроме тебя. Это ещё и стыдно. Идея начать пользоваться таск-трекером возникла месяца через два после входа в процесс. Пробовал под управление задачами пользовать трелло, вундерлист, тудуист — не катит: либо тяжелое, либо непотребна бесплатная версия. Потом появился он: ТикТик. Не скажу, что ТикТик прям сразу впечатлил, но свой выбор я остановил на нём. Сейчас точно не променяю на другой таск-менеджер — ТикТик офигенен. Ниже рассказ о том, как и зачем его готовить.

TickTick

Версия TickTick есть для любого девайса — у меня он стоит на телефоне, планшете, домашнем вайо и рабочем макбуке. Регистрация и авторизация — через гугл или фейсбук. Отличий между версиями для разных платформ практически нет — только что таймер “помодоро”, появившийся на прошлой неделе в мобильном приложении и статистики в том же мобильном приложении.

Основной плюс программы — распределённые списки с возможностью вывода задач из оных в общий список задач. Это помогает не путать между собой оперативные рабочие вопросы, домашние дела и долгосрочные задачи типа “прочитать книгу леонардо да винчи”.

У приложения есть бесплатная версия и “премиум”. Платная версия особо нужных возможностей не имеет, я пользуюсь бесплатной. О ней и речь. Показываю и рассказываю о интерфейсе на примере приложения для мака. На скриншоте показано фактически всё, что есть в программе, кроме тегов.

Списки по датам

Сортировка по датам находится слева сверху. Можно выбрать, какие именно дни следует выводить. У меня это “все”, “сегодня” и “следующие 7 дней” — мне достаточно.

Папка “inbox” — задачи, которые могут иметь или не иметь назначенный день, но всегда не относящиеся к отдельному листу.

Листы

Листы — самая классная часть приложения. В них выношу задачи по смыслу, как в папки. Опционально можно запретить вывод задач из отдельных списков в “списки по датам”. Таким образом, рабочие, домашние и долгосрочные задачи не будут путаться между собой. Так как тик-тик использую в основном для работы, все не_рабочие задачи не выводятся в общий список.

Листов у меня восемь

Pomodoro bit — специальный лист с оперативными заданиями, которые я выполняю в рамках “помидора”. Если оставлять эти задачи в общих листах — уходит много времени на бегание по листам задач, страдает планирование.

Много сделал (имя листа скоммуниздил у Дорофеева) — задачи, которые должны быть выполнены именно мной, самостоятельно. На скрине выше открыт именно этот лист.

Контроль — соответственно, задачи, выполнение которых нужно проконтролировать.

The Game — лист, созвучный никнейму известного рэпера, при том ничего общего с рэпом не имеющий:) Сюда выводятся задачи-цели, которые я определяю для себя в начале или первой половине года. Сегодня (19 октября) вот закрыл одну цель. На позапрошлой неделе закрыл цель “пройти 2 курса китайского языка на курсере”. Периодически захожу, напомнить себе, что нужно сделать до конца года.

Контент — книжки, фильмы. Лист появился для оперативного ответа на вопрос “какую книгу читать следующей”. Услышал про классную книгу — добавил в список. Очерёдности внутри нет — изнутри выбирается по настроению. Дедлайнов нет.

Future — лист, в котором находятся цели на ближайшие пару лет. В начале января часть задач из листа перетекут в The Game. Некоторые задачи стоят с дедлайном через 3–5 лет.

Обучение — интересные статьи, понятия, повторяющиеся сессии обучения. В этот лист добавляю статьи из Pocket. Задачи удаляются из списка в зависимости от типа задачи. Например “пройти урок на vse10.ru” висит здесь уже второй год, а задача “edX курс UX” пропадёт, как только пройду курс UX на edX.

Долгий ящик + ситуативное — задачи из разряда “написать в фейсбук пост про мудаков, мешающих жить” и “съездить в хоргос”. Задачи типа “написать об…” помогают не терять интересные мысли, появившиеся в голове во время, например, прогулки. У этих задач нет никаких сроков — всё по настроению.

Листам можно выставить собственный цвет. Задачи потом в общих списках показываются с лейблом цвета своего листа. Прикольно, но ничем не помогает.

Теги

Раздел правее листов — теги. Помечаю ими проекты и общие типы задач. Открыл все задачи по тегу #проект и видишь полную картину, что по проекту нужно сделать — и то, что самому делать, и что контролировать. Есть тег #заявки — рабочие (клиентские) вопросы по проектам, находящимся не в активной фазе. Есть тег #яработу — им помечаю темы, которые нужно расписать в каком-то из блогов. Странный тег, не помню, откуда взялся. Ещё по тегу можно поднять закрытые когда-то задачи.

Задачи

Центральная часть программы. Задача — то, что нужно сделать. Есть характеристики:

  1. Название задачи
  2. Тег (опционально)
  3. Лист, к которому принадлежит задача
  4. Сроки выполнения
  5. Комментарии к задаче
  6. Приложенные файлы

На скриншоте выше открыта задача, которую нужно сделать в понедельник, 23 октября, у неё есть тег проекта и поясняющий текст в описании. Последнее я стал использовать недавно, и оно весьма полезно. Когда задача звучит как “связаться с Андреем по фотографиям” — хрен его знает, как связаться, когда, и о чём говорить. Если задача ставилась два месяца назад — так вообще нереально.

Все настройки задачи доступны со страницы просмотра оной. Сейчас задача находится в листе “много сделал”, это означает, что её нужно сделать мне. Но я не закрываю оплаты, их закрывает бухгалтер — значит, задачу следует читать как “написать бухгалтеру, чтобы он закрыл оплату для…”. Когда я напишу бухгалтеру запрос на закрытие документов — задача поменяет лист на “контроль”, и когда я её открою (например, если срок пройдёт, а документов у меня не будет), я буду знать, что запрашивать ничего не надо, но нужно поинтересоваться статусом закрытия документов.

Задачи можно выставлять циклически — например, только в рабочие дни, раз в неделю или раз в месяц. Напоминалки у задач есть — но нотификации зло, и я их не ставлю.

Задачам можно выставлять важность — три уровня. Не пользуюсь этим, кажется, бессмысленная вещь — все задачи важны.

Статистика выполненных задач

Статистики и метрики продуктивности — вторая проблема, которую с меня снимает Tick-Tick. Статистики привычнее и удобнее смотреть с телефона.

|

Первый экран в статистике. Здесь показывает “попугаев достижений” (непонятно, как работает), общее количество времени работы с тик-тиком и количество закрытых за всё время задач.

Пользуюсь приложением около полутора лет, но зарегистрировался в нём два года назад.

|

|

Те самые попугаи. Сюда можно попасть, нажав на кривую с растущим количеством выполненных задач из предыдущего скрина. По задумке, эта статистика должна дополнительно мотивировать. Не работает.

|

|

|

|

|

Здесь можно посмотреть на самые продуктивные дни (высчитывается по количеству выполненных задач), посмотреть сколько задач было закрыто за день/неделю/месяц — слова нажимаются.

Последние выходные я страдал хернёй и не закрыл ни одной задачи:-(

|

|

В самом низу — статистика “помидоров”. Сфокусированные часы относятся к тому же таймеру. Наибольшее количество “помидоров” у меня проходит в период с 10 до 12 часов дня, отсюда такой перевес. В начале дня нужно разгоняться, чтобы быть “в ресурсе”. Плюс, на после обеда я оставляю рассеянные задачи и встречи. Если задач слишком много — таймер включаю и после обеда. Статистику также можно посмотреть понедельно и помесячно.

Как это бывает

Уверен, даже если не ТикТик, какой-то таск-трекер вести следует. Если выше было о характеристиках и интерфейсе, тут попробую рассказать о использовании менеджеров в целом.

Предположим, ты технолог, верстаешь страницы и пользуешься “корпоративным” трелло. И скайпом. Лучше не скайпом — телеграмом. Сидишь ты и работаешь — над офигенно важной задачей (придумай сам, какой). Прилетает нотификация в трелло — “поправь отображение кнопки на главной странице” — например такая.

Естественно, ты не станешь сразу же отвлекаться на эту задачу — есть же перед глазами важная задача, которую уже делаешь. Но тут прилетает ещё одна задача — в скайп, уже от другого человека и по другому проекту. И на почту парочка задач прилетела.

Ко всем задачам, куда-либо написанным, можно однажды вернуться. Куда они денутся из трелло или почты? Ты ж их видел, принял в работу, всё ок. Прошло пару дней, но не выполнил. Потому что пока шёл процесс от принятия к исполнению — пришло ещё несколько задач. А те, в трелле и на почте, уютно легли на дно. И вот ты слышишь идущие по коридору шаги того, кто эти задачи ставил…

Таск-трекеры

Если используешь таск-трекер — ты всегда знаешь, что, где и как нужно сделать. Видишь, что пропустил, что тебе нужно запросить для работы — всё-всё-всё. В конечном счёте видишь свою продуктивность и можешь отлавливать моменты, когда продуктивность падает. Все эти метрики выполненных задач/продуктивности — они тебе нужны больше, чем твоему работодателю. Если интересно — маякни мне, расскажу подробнее, почему.

Срочные задачи случаются редко

Практически все задачи можно выполнить “завтра”. Главное, чтобы завтра было конкретным. Я планирую выполнение задач минимум за сутки до их выполнения. Все письма/запросы/сообщения сначала попадают в таск-трекер, и только потом подвергаются обдумыванию. Сначала кажется, что записывание задач в свои чеклисты занимает много времени — на практике оказывается, что самоконтроль офигенно экономит собственное время.

Задачник разгружает мозг

Записывание задач в задачник освобождает ресурсы мозга под задачи, важные здесь и сейчас. Если задача записана — отпадает потребность постоянно думать о том, что “через неделю надо сделать техническое задание”. Ты вспомнишь об этом, когда посмотришь в задачник, через неделю.


Оригинал статьи в медиуме, я сюда пишу. Ещё я пишу в фейсбук, а читаю уютный канал телеграма.