Les grandes étapes de l’adoption

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Qu’est-ce que l’adoption?

L’adoption, c’est plus que la gestion du changement. Le changement est relatif à l’action directe dans le processus d’adoption organisationnelle, se limitant souvent à l’étape d’implantation et d’apprentissage des employés, produisant par la même occasion un constat de ce qui a été changé. L’adoption se définit plutôt comme le processus par lequel une organisation doit passer pour changer ses stratégies, ses processus, sa culture ou ses technologies.

L’adoption est un exercice continu qui s’adapte pour répondre aux besoins de chaque initiative. Les stratégies et les efforts entourant ce processus sont nécessaires et inévitables à une adoption en douceur. En sommes, les étapes de l’adoption peuvent être découpées en trois grandes phases!

Phase 1 — Visualisez

Le démarrage d’un projet de transformation débute dans la majorité des cas par une décision de la haute direction, confrontant un besoin organisationnel à des modes de fonctionnement sur le terrain. Si la nécessité de s’améliorer est un besoin largement communiqué, il est toutefois important de connecter les besoins d’affaire à la réalité des employés. En intégrant l’adoption dans les étapes de réflexion stratégique et en l’imbriquant à l’orientation du projet, l’atteinte des résultats devient plus atteignable.

Assembler votre équipe

Assembler une équipe qui représente les besoins de l’entreprise et qui s’engage à l’orientation du projet est essentiel. L’équipe d’adoption est composée de rôles qui serviront à assurer la continuité du plan d’adoption tout au long du projet. Il ne faut pas confondre les rôles de l’adoption à ceux de l’équipe de projet, que ce soit les membres décisionnels ou de réalisation.

Étant des rôles et non des positions dans l’entreprise, une même personne peut occuper plusieurs rôles selon la taille de projet et de l’organisation. L’important est de s’assurer de ne pas mettre en conflit les rôles et les positions des employés dans l’entreprise(Nous en reparlerons dans le prochain article. 😉 )

Définissez votre stratégie d’entreprise

Votre projet cherche à accomplir des objectifs d’entreprise, votre adoption aussi! Réalistement, les équipes de travail veulent toutes qu’une nouvelle initiative soit un succès, qu’elle soit utile pour l’entreprise et aide sa croissance. Un projet prend plusieurs mois ou années à aboutir, et bien souvent, l’équipe stratégique et de travail oublie que la plupart des autres employés n’ont pas connaissance du projet. Pourquoi certaines décisions ont-elles été prises? Pourquoi telle évolution ou tel processus? Était-ce nécessaire ? Quelle est sa valeur ? N’oubliez pas que les employés n’ont pas tous fait partie des conversations! Il devient impératif de créer des liens entre votre stratégie d’adoption et votre stratégie d’entreprise.

Considérez quelques questionnements clés pour générer la conversation:

Quels sont les obstacles et les défis de votre entreprise d’un point de vue communication et collaboration?
Quels sont les secteurs que votre entreprise veut améliorer?
Quelles sont les méthodes de communication et de collaboration qui sont les mieux reçues dans votre entreprise?
Quel est votre processus de distribution et de partage de l’nformation?

Et plus fondamentalement: comment préparer votre stratégie d’entreprise? Nous en reparlerons dans le prochain article! ;)

Phase 2 — Débutez l’adoption

Vous avez maintenant les éléments stratégiques en main, vous avez une équipe de travail équipé d’outils permettant de trouver les bons moyens de gérer l’adoption. Il est maintenant temps de passer à l’action!

«Qu’est-ce qu’il y a pour moi dans ce projet?»

Créez votre plan d’adoption

Le but de créer votre plan d’adoption est de sensibiliser vos utilisateurs finaux. Au final, leur adoption est la complétion de votre travail. Tout passe par la communication à ce moment. La question à laquelle vous devez impérativement répondre pour chaque employé est la suivante: «Qu’est-ce qu’il y a pour moi?»

D’un point de point de vue communication, vous devez bâtir un plan qui correspond à la culture de votre entreprise. N’allez pas vers la paresse: multipliez les différentes tactiques pour faire votre passage. La variété de ces tactiques ne vous engage pas à faire des choses complexes et coûteuses. Or, un simple courriel et un message du dirigeant ne suffit pas pour créer de l’engagement. Il faut davantage créer des événements d’adoption dans votre planification. Voici quelques idées d’engagement:

Créer un lancement Kick-off avec les exécutifs;
Créer des rencontres entre les employés et les champions (et l’équipe TI);
Planifier des événements en ligne pour les employés à distance ou en déplacement;
Créer des événements Q/A en fonction des questions employées, répondues par l’équipe décisionnelle;
Distribuer des posters, des pamphlets ou des éléments sensibilisant à la nouveauté et attisant la curiosité;

Autre astuce! Vous avez créé des scénarios lors de votre planification stratégique? Utilisez-les! Vos scénarios ciblent la réalité de vos équipes de travail et deviennent donc une ressource irremplaçable pour communiquer les décisions. Vous démontrez alors, par des actions et des cas précis, une connexion entre ce que les usagers finaux vivent tous les jours et les décisions prisent, incluant les choix et les considérations.

Dans votre plan d’adoption, pensez aux communications concernant votre plan de formation: ceci fait partie de la communication!

Préparez votre environnement

Avoir un environnement stable, prêt au lancement est une clé très importante de l’adoption. Certes, vos early adopters sont naturellement ouverts aux nouveautés et ont une tolérance aux imperfections. Or, il ne faut pas confondre leur facilité à s’adapter et voir la valeur dans les nouveautés à leurs tolérances à l’instabilité.

Le but de préparer adéquatement un environnement et de le tester avec votre groupe d’early adopters est de faciliter l’engagement des usagers dans les prochaines phases.

Voici quelques points à valider dans la préparation de votre environnement:

Assurez-vous que les règles de sécurités de l’entreprise sont bien implantées selon les groupes et votre gouvernance;
Assurez l’accès aux outils (accès à l’adresse, accès à l’IP, etc.);
Révision des contenus et de l’information, création d’un rôle ‘’rapporteur’’ au besoin;
Validez le rendu sur les mobiles et les écrans;
Préparez votre Help Desk

Cette liste ne comporte que quelques points or, l’important est d’être prêt et de les communiquer.

Initiez vos «early adopters»

Vos early adopters transmettent le poul de votre organisation en vos donnant des informations essentielles qui vous aideront à peaufiner votre adoption. Considérez la participation des early adopters comme un essai, au sein d’un groupe représentatif, qui vous aidera à vous préparer au lancement à grande échelle.

Un early adopter n’est pas forcément un champion!

Travailler avec les premiers utilisateurs vous permet de tester vos idées et de recueillir des commentaires qui aideront votre équipe de projet à apporter ce facteur « WOW » à votre lancement complet à l’échelle de l’organisation. Voici quelques éléments clés sur l’importance des early adopters:

Identifier les pièges: Recueillez les premiers commentaires et identifiez les obstacles potentiels pour vous aider à façonner votre plan de lancement final.
Récolter les feedbacks: Obtenez des commentaires des utilisateurs sur les objectifs et les scénarios identifiés pour votre implémentation.
Régler les problèmes: Résolvez les problèmes potentiels avec un petit groupe d’utilisateurs avant un lancement à l’échelle de l’organisation.
Recruter vos champions: Développez un bassin de passionnés qui aideront leurs collègues à adopter l’initiative une fois le déploiement complet effectué.

Ajustez votre plan

Utilisez les commentaires des premiers utilisateurs afin de revoir vos plans de communication, de formation et de rétroaction. Ajustez votre approche globale en fonction des commentaires reçus.

Pensez à intégrer vos premiers utilisateurs au groupe de champions afin qu’ils puissent continuer à soutenir leurs pairs tout au long de la transition. Mais attention, un early adopter n’est pas forcément un champion!

Phase 3 — Propulsez la valeur

Votre projet est maintenant lancé. Mais le travail d’adoption est encore dans le feu de l’action. Continuer à créer l’adoption en créant de la valeur en trois actions simples!

Suivez l’adoption des usagers

Lors de la mise en place de votre stratégie d’entreprise, vous avez identifié vos critères de succès et vos KPIS (nous vous donnerons plus de détails dans le prochains articles ;) ). Il est temps de les mesurer! Distribuer des sondages de satisfaction afin de récolter la compréhension et l’appartenance autour de votre projet. Les résultats vous permettront de mesurer le succès de votre plan d’adoption et surtout, de poser des actions concrètes pour combler les angles morts. Voici quelques pistes pour suivre le tout:

Diffusez un sondage de base peu de temps avant que les utilisateurs ne reçoivent leur accès, pour recueillir des données sur leurs connaissances de votre initiative.
Menez un sondage à mi-parcours de votre lancement pour recueillir des données sur l’expérience des utilisateurs. Utilisez les résultats pour effectuer les ajustements nécessaires.
Créer un nouveau contenu de sensibilisation ou de formation pour répondre à tous les besoins exceptionnels qui surviennent.
Après le déploiement à l’échelle de votre organisation, utilisez une enquête finale pour évaluer la satisfaction des utilisateurs. Vous pouvez publier cette enquête 90 jours après le lancement, puis par incréments trimestriels.

Mesurez l’utilisation

Grâce au Portail Administrateur Microsoft 365, vous trouverez des rapports disponibles pour indiquer vos niveaux actuels d’engagement des utilisateurs pour les différentes charges de travail.

Reportez-vous à ces rapports pour mesurer vos critères de réussite et identifier les domaines à améliorer.

Encouragez l’engagement continue

Créer un sentiment d’appartenance autour des rétroactions que vous recevez selon vos utilisateurs. Voici quelques idées:

Créer des nouvelles ou courriels d’astuces sur votre projet pour créer un apprentissage continu;
Créer un groupe d’échange Teams pour partager les meilleures pratiques ou les questions;
Créer des communautés d’employés avec les champions comme interlocuteurs principaux;
Partager les succès de vos employés et certaines statistiques en fonction des KPIs.

Dans tous les cas, récompensez vos employés de s’engager dans une culture d’évolution! Créez une culture où le changement est un travail d’équipe agréable, une place d’échange!

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