Lisää mindfulnessia työhön — tee työsi näkyväksi

”..we can better manage what we can see. When we can’t see our work, our options are obscured. We’re blind to our own capacity and we certainly can’t communicate that capacity to others.”

Tonianne Demaria (alkusanat) Dominica DeGrandisin kirjassa Making work visible — Exposing time theft to optimize work & flow

Kiviä toistensa päällä
Kiviä toistensa päällä

Kaikki tunnistamme sen tunteen. Työpäivä kuluu aivan muihin asioihin kuin alun perin oli tarkoitus, työ keskeytyy tai mieli karkaa uusien sähköpostiin kilahtavien viestien perään. Ja tiedäthän sen kommentin, kun joku sanoo kuinka ihanaa olla töissä loma-aikaan kun ehtii tehdä rauhassa töitä.

”Tiedon helppo saatavuus ja kiihtyvä kilpailu huomiosta on laskenut keskittymiskykyä. Informaatiotulvassa selviytyäkseen ihmiset tekevät nopeita johtopäätöksiä otsikoiden, kuvien ja meemien perusteella. Tylsistymiselle ja pitkäjänteiselle ajattelulle jää yhä vähemmän aikaa.”

Näin sanoo Sitran Megatrendit 2020 -julkaisu. Väite ei ole pelkkä teoreettinen havainto vaan uskon, että kaikki työelämässä olevat tunnemme muutoksen nahoissamme ja asiantuntijatyössä erityisesti mielessämme.

Itse työhön voi tuoda mindfulnessia eli tietoista läsnäoloa ja huomion suuntaamista nykyhetkeen. Mindfulnessissa ei ole tavoitteena keskittyä tyhjentämällä mieli ajatuksista. Tarkoitus on opetella suhtautumaan ajatuksiin neutraalisti ja antaa niiden mennä ilman, että mieli lähtee vaeltamaan niiden mukana. Samalla tavalla voi opetella raivaamaan työpäiviin aikaa ajattelua vaativalle työlle ja keskittymään työn alla olevaan tekemiseen. Omaa mieltä voi kouluttaa siihen, että huomio ei herpaannu esimerkiksi saapuvasta sähköpostista. Multitasking eli monen asian tekeminen samaan aikaan on vain illuusiota tehokkuudesta.

Työelämä on nopeatempoista. Puhumme paljon siitä, miten asiantuntijatyö vaatii itsensä johtamista. Se vaatii tekijältään rautaista taitoa johtaa omaa työtään. No mitä se oman työn johtaminen sitten on?

Tässä yksi konkreettinen keino. Miten aloitat työpäiväsi? Suunnitteletko sitä? Työ kannattaa tehdä näkyväksi ja listata työn alla olevat tehtävät. Se tuo itselle hallinnan tunnetta, selkeyttää omaa mieltä ja vähentää stressin tunnetta. Priorisointi on helpompaa, kun on ensin visualisoinut odottavat työtehtävät itselleen kokonaisuutena. Töiden listaaminen auttaa ankkuroimaan huomion suunniteltuihin tehtäviin ja sulkemaan muuta kohinaa sen ulkopuolelle.

Itse pidän ns. master-listaa työn alla olevista töistä. Yleensä teen lisäksi oman listan yhdelle päivälle: mitä minun pitää saada tehtyä tänään. Ja tässä kannattaa olla realistinen. Ja monesti teen sen ihan vain post-it -lapulle. Tässä kohtaa olen vanhan kunnon paperi ja kynä -koulukunnan ihmisiä. Valmiiksi saadun työtehtävän yliviivaaminen on aina niin tyydyttävä tunne.

Äskeinen tapa listata työtehtävät on työn näkyväksi tekemisen perustaso. Jos haluaa suunnitella työpäivää astetta syvemmin, opin yhden hyvän keinon aivotutkimuksesta väitelleen psykologi Ville Ojasen verkkovalmennuksesta. Ojanen antoi vinkin töiden suunnittelusta eri kategorioittain. Vinkki meni jotenkin näin: keskittymistä vaativat isommat tehtävät, vähän vähemmän aikaa vievät työt sekä nopeat rutiinityyppiset tehtävät. Neljättä kategoriaa en muista, mutta olen hyödyntänyt menetelmää käytännössä niin, että käytän A4-paperia, listaan tehtävät alueittain ja neljäntenä listaan muistiin uusia työtehtäviä, jos niitä tulee päivän aikana mieleen tai esimerkiksi sähköpostin kautta tulee uusia hoidettavia asioita.

Eri tehtävien jakaminen eri kategorioihin auttaa suunnittelemaan työpäivää. Milloin tarvitsee keskittymistä vaativan pidemmän jakson päivään (ja paikan) ja milloin on vuorossa rutiiniluonteisempia töitä (ja jolloin ei tarvitse olla niin skarppina). Tämä auttaa myös näkemään, onko tekeminen tasapainossa pidemmällä tähtäimellä. Jos tekemisessä painottuvat toistuvasti rutiiniluonteisemmat tehtävät kehittävän tekemisen kustannuksella, ei tilanne muutu itsestään.

Tämä menetelmä ei tietenkään ole se juttu työpäivinä, jolloin kalenterissa on useita varauksia tapaamisille. Voin kuitenkin luvata, että tämä auttaa saamaan enemmän aikaan niinä päivinä, kun to do -listalla on paljon erilaista tekemistä ja kalenterissa on tilaa lyhentää tätä listaa.

Written by

Increasing wellbeing and a better flow at work ❤

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store