Cómo Implementar Scrum Marketing en una Agencia Digital y Lograr más con menos.

La primera razón por la cual es importante implementar Scrum en una agencia es por el “Time to market” puesto que reducimos mucho el tiempo que se requiere para validar ideas de mercado, campañas y productos debido a que, en Scrum Marketing nosotros buscamos hacer campañas pequeñas que nos ayuden a optimizar por medio de datos reales todas las variables de una estrategia tales como los copies de las imágenes, la segmentación, los canales, los medios a través de los cuales colocamos pautas, etc.

Si prefieres ver el video con la explicación completa sobre cómo implementar scrum en una agencia aqui puedes verlo:

También puede seguir leyendo el resumen del mismo a continuación:

Como podemos inferir los marketers de forma natural ya realizan este tipo de procedimientos para optimizar los presupuestos de las campañas pero la diferencia con esta metodología es al implementar también el proceso de Scrum mejora la forma en que se gestiona el equipo, se asignan los tiempos de ejecución y producción de los assets de las campañas o piezas de marca, funcionalidades para un nuevo sitio web o una nueva aplicación de tal forma que siempre se prioriza lo que más valor genera en el menor tiempo posible.

Otro de los grandes beneficios de Scrum es mejorar la comunicación entre el cliente y el equipo puesto que los tiempo de respuesta son más cortos y argumentados con datos.

Comienza por un solo proyecto

Con el objetivo de implementar fácilmente scrum en un nuevo equipo, se recomienda comenzar por un solo proyecto. Hiroshi Hiromoto, un especialista en metodologías ágiles para equipos de desarrollo, recomienda comenzar siempre por un solo proyecto o por versiones más pequeñas de la metodología. A esto le llama “Scrum Orgánico”, que busca implementar scrum de forma incremental y no drástica para interiorizar cada elemento del Framework permitiéndonos alinearnos, experimentar y ajustar a los procesos particulares que cada empresa tiene.

Crea un Roadmap

Luego de que ya se escogió un proyecto, tengo claro con qué voy hacer mi test (mi prueba), el siguiente paso es crear un Roadmap. El objetivo del Roadmap es tener claro hacia dónde vamos, cuáles son las actividades estratégicas a realizar en este proceso de implementación de Scrum, tener claro cuáles son los objetivos de la organización y como cada una de las tareas que voy a realizar va apuntar a uno de esos objetivos.

Por ejemplo, uno de los objetivos de la organización a nivel de gestión de proyectos puede ser aumentar la eficiencia del equipo, hacer más actividades o generar más valor al cliente con las mismas horas de trabajo o inclusive con menos, otra puede ser incrementar el revenue por cliente (los ingresos por cliente o la utilidad).

Teniendo en cuenta cuales son estos objetivos de mi empresa, ahí si comenzamos a decir cuáles van a ser las actividades claves que voy a realizar para llegar a ellos en el corto, mediano y largo plazo. Desde aquí ya empiezo a visualizar a nivel macro cuáles son los objetivos y cuáles son las actividades clave para lograrlo. Esto es algo que pueden ver no solo los directivos de la empresa sino también el equipo. En Scrum se trabaja mucha transparencia, es involucrar a las personas del equipo, en entender desde sus diferentes perspectivas que es lo que estamos haciendo y aportar a eso.

Entonces lo primero es hacer tu propio Roadmap, si no sabes cómo o quieres más información al respecto, puedes ver nuestro video en YouTube de Como hacer un Roadmap exitoso usando Trello o leer el artículo aquí.

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Roles del equipo

El segundo paso es definir cuáles son los roles del equipo, lo primero que hay que entender es cuáles son los roles y quienes son las posibles personas que van a ejecutar estos roles.

En general, debo tener un Product Owner, esté Product Owner es la persona que entiende el mercado, que entiende cuáles son las prioridades del negocio y se comunica con el Scrum Master y el equipo para priorizarles cuales son las actividades a realizar o las historias de usuario a realizar en cada ciclo de trabajo. El Product Owner puede ser bien sea o una persona muy involucrada al cliente en el proceso o el ejecutivo de cuentas que está en constante comunicación con el cliente y puede traer ese input al equipo.

Dependiendo de cómo sea la relación con este, se puede hasta involucrar al cliente el el proceso para que el desempeñe el rol de Product Owner. Si el cliente no quiere asumir esa responsabilidad el Product Owner también podría ser el ejecutivo de cuentas, puesto que es el que se encarga de ir hablar con el cliente, entender cuáles son sus prioridades, mostrarle las funcionalidades, mostrarle las campañas y entender un poco el mercado. Sin embargo, el caso ideal sería que el sponsor del proyecto (el cliente) fuera la persona que más se involucre directamente en el rol de priorizar las campañas, priorizar las actividades y priorizar las funcionalidades. Otra alternativa es tener al planner digital o director de estrategia desempeñando este rol.

Luego está el Scrum Master, una persona que debe ser bien entusiasta por Scrum, entender los procesos y apoyar al equipo para que los ejecuten de forma adecuada, para cumplir las actividades, para realmente lograr entregar ese producto terminado, o esas actividades terminadas, esas campañas realizadas, durante el ciclo de desarrollo. Es la persona que está además, ayudándolos a que se autogestionen, a que tomen decisiones, a que se comuniquen asertivamente.

Estructura los procesos

Para organizar los procesos, se debe comenzar por hacer un backlog, definir un plan, organizar el tablero de actividades y definir cuáles herramientas se van a utilizar por ejemplo Trello o LeanKit si solamente quiero una herramienta de Scrum para gestionar los procesos de mi equipo. Hay otros softwares como Planbox o Gira agile.

A nivel de la ejecución el equipo se enfoca en entregar un proyecto completo o “producto terminado” a lo largo de una iteración o ciclo de trabajo. Para lograr esto se asigna una prioridad a las actividades se comunica claramente que van a realizar todos los miembros del equipo de forma transparente. Al final del sprint se realiza el sprint review donde se evalúan los resultados, que salió bien en que se puede mejorar y los incrementos importantes o logros se agregan al tablero de logros para que quede como registro permitiendo a los stakeholders saber los principales avances del proyecto en el tiempo de forma incremental.

Implementa el proceso en tu proyecto de test

Una vez tengo definidos los procesos, los organizo y los comunicó al equipo, ya viene el momento de implementar las herramientas de comunicación de gestión de proyectos, los formatos para tomar requisitos, para entregas, como definir por ejemplo dentro de Trello cual staff voy a tener, si es orientado a objetivos del cliente o si es midiendo el esfuerzo versus el impacto o si tengo unas metas claras y objetivos específicos que quiero alcanzar.

Debo organizar en mi tablero las columnas, los tags, debo definir los tiempos, cuando vamos hacer las reuniones (En Scrum le llamamos ceremonias, pero simplemente son las reuniones que se tienen en el proceso), es labor del Scrum Master lo que antes era el Project Manager velar por la adecuada implementación de esto en el equipo y las comunicaciones.

Educa a tu cliente e involucrado en el proceso

Por último, lo que viene es educar a tu cliente y hacerlo parte de este proceso, es enrolarlo. En Scrum es importante entender muy bien el mercado, tener esos insights para poder priorizar lo que más impacto tiene con el menor esfuerzo posible para lograr ese time market, para lograr optimizar los procesos, las campañas y los presupuestos.

Es muy importante que el cliente entienda un poco como es el proceso y se involucre, ser parte de las reuniones de Scrum sería muchísimo mejor, obviamente habría que tener unas reuniones internas pero saber en qué momento es clave tener a ese cliente presente.

¿Cuál es el siguiente paso? Mirar en tu agencia, encontrar un buen proyecto para comenzar a aplicar Scrum e involucrar a tu equipo.

¡Cuéntanos tu experiencia!

Cuéntanos cuales han sido tus principales retos implementando scrum o si tienes dudas sobre cómo comenzar en los comentarios de este post, si te gusto este articulo y el video dale like y compartelo para que más personas puedan verlo.

Gracias y hasta la próxima.