La digitalización de un gabinete de comunicación

El uso de herramientas online ayuda a agilizar procesos y optimizar la gestión del conocimiento, pero concienciar al equipo es clave

En Comunicación, una de las tareas fundamentales es concienciar a la empresa para dar un paso en la digitalización de procesos, a través por ejemplo del uso de herramientas online con el objetivo de mejorar el trabajo en equipo y, así, detectar oportunidades de comunicación a medios y prescriptores, entre otras ventajas.

Sin embargo, muchas veces chocamos de frente con la realidad y encontramos departamentos de Comunicación que no han dado el paso a lo digital. Esto no quiere decir que no usen redes sociales, no tengan página web o no sepan lo que es un ‘influencer’, todo lo contrario. Pero trabajar en canales online no sirve de mucho o no tendrá los mejores resultados, si no contamos con un equipo con conciencia de “lo digital”.

ALGUNAS HERRAMIENTAS FUNDAMENTALES

Existen una serie de herramientas muy básicas con las que un trabajador de comunicación online está acostumbrado a trabajar, pero que suponen un “estorbo” para el profesional de la comunicación más tradicional. Aunque en un principio la implantación de determinados procesos supongan una inversión de tiempo (y a veces dinero), a medio plazo las ventajas terminan ganando y ofreciendo mejores resultados a la organización.

Si estás dispuesto a cambiar el papel por una pantalla, deberías empezar a implantar el uso de estas herramientas en tu equipo:

Google Calendar compartido

El primer paso para aquellas organizaciones grandes en las que existen diversos equipos trabajando en áreas diferentes, es implantar un Google Calendar compartido que nos ayude a ver qué está ocurriendo en nuestra organización.

Esto nos permite detectar fácilmente oportunidades de comunicación (e incluso contra-comunicar) de un simple vistazo con el uso de calendarios por temáticas o áreas, colores, etc. Los eventos que se den de alta pueden compartirse con cuentas de correo específicas si queremos que el usuario reciba una notificación, ya que a veces no nos acordamos de mirar el calendario.

La primera barrera que tendremos que superar para implantar esta herramienta es encontrar los perfiles idóneos que incorporen entre sus tareas dar de alta estos hitos, así como llegar a un consenso sobre qué eventos se darán de alta, qué colores usar, qué formato… Ante todo, habrá que recordar que dar de alta un evento solo supone unos minutos de tu tiempo y beneficiará a todo el equipo a corto plazo.

Servicios de almacenamiento y edición de archivos: Google Drive (o similares)

Trabajar con una herramienta en la nube como Google Drive es fundamental para poder almacenar documentos o trabajar en ellos de forma colaborativa. También es útil y rápido si quieres recuperar determinados archivos desde casa o desde tu móvil.

Para algunos, aquello de enviar un archivo en formato doc con el nombre “versión 25” es algo del pasado, pero no es tanto así para todo el mundo y necesitamos trabajar para implantar este tipo de herramientas que ahorra tiempo y, también, algún disgusto cuando se pierde un documento o se borra un email.

Para trabajar de forma óptima con Google Drive, se hace necesario encontrar un sistema de almacenaje de la documentación: carpetas, palabras clave, etc., por lo que será ideal encontrar a una persona que lidere esta implantación y, con el consenso de todos, establezca una metodología de trabajo. Esta herramienta nos permitirá almacenar documentación y también fotografías, por lo que es fundamental para poder localizar estos recursos más adelante.

La clasificación es clave y debe ser muy intuitiva para todos: fechas, palabras clave, personas, colores…

Tampoco olvides compartir carpetas enteras con la organización para que así tengan acceso (o no) a todos los archivos y no tener que ir haciéndolo uno a uno, pero también puedes hacerlo a conciencia para que estos reciban la notificación de “nuevo documento compartido”, en lugar de esperar a que lo vean de manera fortuita.

Mensajería, foros y gestores de proyectos: Telegram, Slack, Evernote, Wunderlist…

Aunque la herramienta más conocida para comunicación con equipos es Whatsapp y sus famosos grupos, hasta Facebook ha querido jugar a la batalla de la comunicación interna con la creación de ‘Workplace’.

Por experiencia propia, podría hablaros de Telegram o Google+, ambas útiles a la hora de trabajar en equipo:

  • El caso de Telegram: no deja de ser un chat, pero te permite hablar tanto en grupos como en privado y luego puedes recuperar fácilmente información compartida, archivos y fotografías, así como utilizar hashtags para categorizar. Fueron de los primeros en implantar la mención de @usuarios para optimizar las notificaciones, sobre todo útil en aquellos grupos que son muy ruidosos.
  • Google+ terminó por caer en desuso, pero probamos a utilizarlo como herramienta para gestionar el conocimiento y generar debate, algo para lo que era imprescindible que todo el equipo participase.

Por otro lado, actualmente están pegando fuerte en la gestión de equipos herramientas como Slack mucho más completas y organizadas, para equipos grandes que tienen mucho que decir y que almacenar.

Puede considerarse este tipo de herramientas como la clásica Intranet (tan poco atractiva en la mayoría de los casos), pero con un carácter social y mucho más fluido, usable, práctico y, sobre todo, móvil.

Para la incorporación de estas herramientas resulta clave la implicación del equipo, si no es así, caerá en desuso y los perfiles más comprometidos acabarán frustrados.

VENTAJAS DE LAS HERRAMIENTAS ONLINE DE USO COMPARTIDO

Aunque he ido mencionando las ventajas del uso de estas herramientas, quiero hacer especial énfasis en ellas. No sin antes recordar que la digitalización de la organización es TAREA DE TODOS.

Si no implicamos a todos los profesionales en el uso y actualización de las mismas, luego no las incluirán en su día a día y no podrán disfrutar de sus ventajas.
  1. Almacenamiento y recuperación de documentos y fotografías: olvídate de perder archivos o de pedir a otros compañeros un recurso. Puedes tenerlo en dos clics (hasta en tu teléfono móvil)
  2. Tiempo: esta es la principal ventaja. La inversión de tiempo en el uso de nuevas herramientas luego supondrá ahorro de tiempo en otras tareas que creíais imposible que pudiesen mejorarse. Optimizar procesos y ser más eficientes (esto es otra ventaja).
  3. Fluidez en la comunicación, coordinación e implicación del equipo: el conocimiento es poder. El uso de herramientas de trabajo compartido favorece la construcción de un equipo fuerte, cohesionado e informado. Esto supone que todos puedan aportar, participar y ayudarse unos a otros. El último paso de todo esto es el diseño de una estrategia de comunicación y acciones más completas y con más sentido para toda la organización, ya que todos han participado y la información fluye de manera horizontal y transversal.
  4. Gestión de tareas: algunas herramientas como Wunderlist, Trello, etc., permiten priorizar en las tareas que debe realizar el equipo, lo que permite una mayor coordinación y mejor conocimiento de la evolución del trabajo. O eso o una pizarra en la pared, cada uno elige con qué quedarse :)

A modo de anexo…

¿Qué es un equipo con conciencia de “lo digital”?
Cuando hablamos de la comunicación online, en el mejor de los casos puede que una empresa cuente con una estrategia de comunicación que incluye “lo online” o un manual de usos y estilo. Pero tener un equipo con conciencia de lo digital va más allá de tener un community manager o un social media manager. El equipo al completo debe ser consciente de las posibilidades y exigencias de los canales on y off de la empresa. Las acciones deben pensarse en 360º y deben empezar desde cero con esa conciencia, no incorporar “lo digital” como una prótesis.

*Fotos de Pexels