Berichte und Datenquellen in Google Data Studio teilen
Nachdem wir uns in den vorherigen Teilen des Google Data Studio Tutorials bereits ausführlich mit dem Verbinden von Datenquellen und dem Individualisieren des Berichts durch Zeitreihen/Kurzübersichten sowie Diagrammen/Filtern beschäftigt haben, geht es in diesem Teil um den Bereich „Share“, also dem Teilen von Berichten und Datenquellen mit anderen Teammitgliedern.
Sie lernen zunächst, wie Sie Berichte für andere Teammitglieder freigeben. Anschließend gehen wir darauf ein, welche Funktionen es zur gemeinsamen Arbeit mit Datenquellen gibt.
Berichte in Google Data Studio freigeben
Innerhalb von Google Data Studio haben Sie die Option Ihre Berichte für einzelne Nutzer oder auch für Google-Gruppen zur Ansicht oder Bearbeitung freizugeben. Dies hat den Vorteil, dass alle Teammitglieder zur gleichen Zeit an einem Bericht arbeiten können, die Änderungen direkt gespeichert werden und unmittelbar für alle Bearbeitenden sichtbar sind. Dadurch werden verschiedene Versionen des Berichts vermieden und alle Teammitglieder sind stets auf dem aktuellsten Stand. Der Screenshot unten zeigt beispielsweise einen Bericht, an dem zwei Nutzer parallel an der Zeitreihe und dem Kreisdiagramm arbeiten.
Für die Freigabe von Berichten stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
- Darf bearbeiten: Die Nutzer können Änderungen am Bericht vornehmen und diesen für andere freigeben.
- Darf anzeigen: Die Nutzer können den Bericht ansehen, aber nicht bearbeiten.
In unserem Buch “Google Data Studio: Professionelle Berichte und Dashboards erstellen” stellen wir Ihnen die Berechtigungen detailliert vor. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Google Data Studio Dashboards und Berichte verständlich konzipieren, Berichte und Datenquellen verwalten, im Team arbeiten u. v. m.
Zum Einstellen der Freigaben wird die Freigabefunktion von Google Drive verwendet. Sobald Sie sich in Data Studio angemeldet haben, gehen Sie auf die Startseite „BERICHTE“. Wählen Sie den entsprechenden Bericht aus der Liste aus und klicken Sie auf das Kontextmenü des Berichts rechts neben der Spalte “Letzte Änderung” (1).
Wählen Sie den Befehl „Freigeben“ (2) im Kontextmenü aus.
Wenn Sie sich bereits im Bericht befinden, sehen Sie oben rechts den Button „Freigeben“. Durch einen Klick auf diesen Button gelangen Sie ebenfalls zu den Einstellungen für die Berichtsfreigabe (3).
Anschließend können Sie auswählen, für welche Teammitglieder Sie Ihren Bericht freigeben wollen. Tippen Sie hierfür im Eingabefeld die E-Mail-Adresse der Teammitglieder oder den Namen der Google-Gruppe ein, für die Sie den Bericht freigeben möchten. Sie erhalten automatisch Vorschläge für passende Teammitglieder (4).
Sie können nun zwischen zwei unterschiedlichen Freigabeoptionen für die ausgewählten Teammitglieder wählen („Darf Bearbeiten“ und „Darf anzeigen“). Sie bekommen die Optionen angezeigt, wenn Sie auf den Stift mit dem Abwärtspfeil neben dem Eingabefeld für die Benutzer klicken (5). Zusätzlich können Sie unter “Erweitert” die Berechtigungen weiter einschränken (6).
Klicken Sie auf Senden (7), nachdem Sie alle notwendigen Einschränkungen vorgenommen haben. Die Nutzer werden per E-Mail darüber informiert, dass Sie den Bericht für sie freigegeben haben.
Alternativ können Sie den Bericht auch über eine URL zur Ansicht oder zum Bearbeiten freigeben. Dies bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie Ihr Dashboard im Intranet oder auf Ihrer Website publizieren. Bedenken Sie jedoch, welche Daten Sie dort freigeben, da jeder der den Link kennt, Zugriff auf das Dashboard hat.
Rufen Sie hierfür wieder das Einstellungsmenü für die Freigabeoptionen auf und klicken Sie anschließend auf „Link zum Freigeben abrufen“ (8).
Sie haben nun fünf verschiedene Optionen für Bearbeitungs- und Anzeigezugriffe, zwischen denen Sie wählen können.
Hinweis: Wenn Sie mit der G Suite (ehemals Google for Work) arbeiten, können Sie die Berechtigung noch zusätzlich auf Ihre Domain einschränken.
Wählen Sie die gewünschte Option aus und klicken Sie anschließend auf Speichern (9). Sie können die Adresse über den Button “Link kopieren” in den Zwischenspeicher übernehmen und mit den anderen Teammitgliedern teilen.
Je nachdem, welche Berechtigung ein User hat, ergeben sich daraus folgende Optionen als Betrachter, Bearbeiter oder Eigentümer eines Berichts:
Datenquellen in Google Data Studio freigeben
Ähnlich wie bei der Freigabe von Berichten, haben Sie die Möglichkeit Datenquellen freizugeben. Beim Teilen von Datenquellen gibt es ebenfalls zwei Optionen. Sie können anderen Zugriff zur Ansicht oder zum Bearbeiten geben.
Wenn Sie anderen die Berechtigung zur Ansicht für eine Datenquelle gewähren, können diese Nutzer
- neue Berichte mit der Datenquelle erstellen,
- sämtliche Daten, die von der Datenquelle bereitgestellt werden über die Diagramme und Steuerelemente einsehen,
- die Felder in der Datenquelle einsehen.
Nutzer haben allerdings nicht die Möglichkeit, die Datenquelle zu bearbeiten oder mit anderen zu teilen.
Wenn Sie anderen die Bearbeitungsberechtigung für eine Datenquelle gewähren, können diese Nutzer
- neue Berichte mit der Datenquelle erstellen,
- die Datenquelle ändern und zum Beispiel neue berechnete Felder hinzufügen/entfernen/umbenennen und den logischen Typ ändern,
- die Datenquelle mit anderen teilen.
Das berechtigt Sie allerdings nicht,
- die Anmeldedaten für die Datenquelle zu ändern (Diese Art von Änderungen kann nur der Eigentümer der Datenquelle vornehmen),
- über die Datenquelle direkt auf den zugrunde liegenden Datensatz zuzugreifen.
Hinweis: Damit andere User die Daten im Bericht sehen, ist es nicht notwendig Datenquellen freizugeben. Dies wird im Google Data Studio über die Anmeldedaten für die Datenquelle gesteuert. Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Artikel “Datenquellen mit Google Data Studio verbinden und bearbeiten”
Die Datenquellen können mit denselben Schritte freigegeben werden, die wir bereits zuvor für die Berichte beschrieben haben.
Mit dem letzten Teil unseren Tutorials haben Sie nun einen umfassenden Überblick der Hauptfunktionen des Bereichs „Share“ erhalten. Sie können Google Data Studio nun effektiv für Ihr Unternehmen einsetzen, in dem Sie Ihre individuellen Berichte mit Ihren Mitarbeitern teilen.
Für einen leichteren Start können Sie hier unsere kostenlose Google Data Studio Vorlage herunterladen:
Weitere Artikel zu Google Data Studio:
Sascha Kertzel ist seit 2002 als Berater im Bereich Business Intelligence tätig und unterstützt nationale und internationale Kunden beim Design, der Implementierung und Optimierung unternehmensweiter Reporting-Lösungen. Mehr unter: https://metrinaut.com/
