じぶんマネイジメントシステムの構築

どう考えても2016年以上に2017年が多忙な気配がしていた。仕事柄、複数のプロジェクトが並走することと、僕がボトルネックになって足取りが遅くなる懸念があり、まずは自分の中で管理システムを整理した。

便利な時代で無数のツールが、無料で利用できる。世界で支持されているツールをここ数日一気にリサーチしながら、自分は何が必要か(何で事故りそうか)を検討した。

それが以下である。

  1. 作業量のパンク(他案件に満遍なく影響が出る。一番やばいやつ)
  2. 判断の遅延(最終ジャッジを担うケースが多く、検討時間が不足する)
  3. スムーズなスケジュール制作・調整(エクセルとかまじつらい)
  4. 並走プロジェクト個々の進捗把握
  5. 作業時間の把握(おまけ)

昨年の多忙っぷりのなかで、何度もやばいなと思ったり、なんでこの作業に時間をかけないとダメなのかという効率の悪さを感じていた。これを今のうちに対策しておきたいと決意。

しかし上記を1ツールで全て満たすものはなかったので、上記画像のような構図に落ち着いた。


まずはタスクの「クローズリスト化」

昨年読んだ本でめちゃくちゃ効果のあった「クローズリスト」。これまでどんどん積み上がるタスクをこなしていったんだけど、限界が見えた。そこで他に方法あるんじゃないかと行き着いた一冊。

簡単にいうと、どんどんタスクを増やすんじゃなくて事前にプロジェクトのタスクを一気に洗い出す。それをプライオリティで切り分けて出来るだけ必要コスト(時間)を推測して、処理していこうというもの。

なので基本タスクは増えない。今まで事前に予測してないから増え続けたのかと反省した。それでもランダムで想定できない作業は毎日発生するので作業負荷見て、必ず余白の時間を設ける。何も起きなければ未来のタスクに手をつけたり、今後のタスクのレビューをしていく。半歩先を見てタスク管理するって考え方。

これだけ実践するのであれば、世の中のTODOアプリで事足りるはず。

最終的に他にもクリアしたい要件があったので、外部プラットフォームに強く、無駄な機能が多すぎない「Asana」に決めました。

https://asana.com/

どれだけ過密化の把握がしたい

昨年の大きな反省として、MTGがあまりに多く作業時間が取れない!および、どっちも必須で対応しなければいけなくて深夜作業!なんていうことが多々あった。

そんな作業あるならMTGいれなければいいんだけど、それだと仕事が進まないので作業量変えずに段取りを良くしようと考えた。1日の作業でも機械的に処理するタスクと創造的なタスクは、まとめて対応する方が効率がいいのだから、作業とMTGもセパレートして調整すればなんとかなるんじゃないか(という、現時点での希望)での判断である。

このAsanaに登録された日付設定ありの無数のタスクをカレンダーに反映させる。Asanaは、iCalやGoogle Calendarとの連携もスムーズ。

これでアポの登録だけしていたカレンダーにタスクが表示される。これまですっからかんな空き日でも、実はタスクの塊なことがあったが、これで視覚化できた。と同時直近のタスクにゲボが出そうになった。

ちなみにAsana内でもタスクのみ表示されるカレンダーがある(PCのみ)。こっちのカレンダーにも同期してもらったら、一元化が進むけどわがままは言わない。ちなみにAsanaアプリには、このview modeはない。

なんか流行ってるから作業ログもとってみる

これでタスクの整理、カレンダーでの過密度判断をクリア。そうだそういえば最近作業ログ流行ってる、試しにやってみようということで話題の「toggl」を使ってみる。

https://www.toggl.com/

もともと各タスクに推定時間を登録していたので、さほど必要ないかなという印象。しかし、推定は本当推定レベルなので実際どのくらいズレがあるのか一度見てみようと現在も使用中。

ちなみにAsanaとTogglは連携できます。ただし、アプリ間の連携は難しくあくまでブラウザのみなので注意。

Togglのみの印象でいうとログ取る作業の手間が多すぎて、うーん…無駄じゃない?とも思った。それはまたどこかで。ライフログと違って作業ログなので身の丈を知るために一時的な利用になりそうな気がしている。

プロジェクトの現在地を知る

ここが一番の難関だと思っていたプロジェクト個々の進捗把握。時間軸のどの地点に今プロジェクトがあるのかを常に把握しておきたかった。それがあっさり鮮やかに実現した。それが「Instagantt」である。Asana連携を前提としたガントチャートツール。

https://instagantt.com/

デスクで「うわ!まじで!」って声が出た。誰も教えてくれなかったし。Asanaとの連携前提なのがうまくて、Asana上に登録したタスクがガントチャート上にプロットされます。複数プロジェクトを一望できるシート欲しかったんだけどこれで解決。

ただAsanaにはタスク開始と終了の日時設定がないので、タスクはあくまで開始のみとしてプロットされます。なのでInstaganttでピューっとチャートを伸ばして調整をしていくのがいいはず。実際に作業を超細分化してサブタスクとして処理していくと綺麗に機能するのかもしれない。

Asana自体、個人のタスク管理にも使えるが、チームのタスク管理プラットフォームでもあるので、グループを作りタスクを個別で細分化していくことでスケジュールができあがるはず。作業の遅延も反映されたりズレもチームにすぐシェアできるので、これは重宝しそう。


まとめ

時間がないので手軽に繋げれるもので連携をとって自分の管理システムを再構築することに成功(したはず)。外部スタッフとの仕事が多い分、それぞれのチームにAsana使って!というお願いは難しいかもしれないが、せめて自分だけでも全貌をつかめる状態にしておかなければという危惧で好きの時間で調整した。

いろいろ設定しながら思ったのは、タスクを正しくつければスケジュールなんて生成できるってこと。と同時に時間管理ツールが流行ってるけど、現行のタスク管理ツールに開始と停止、完了のボタンつければ取得できるということ。

さらにタスクの記載表現は固定化されていくので語群と過去の類似しそうな使用時間で推定時間を算出可能なんじゃないかとうこと。たとえば○○さんにメール返信。これを過去に5分で終えていれば、今後類似するタスクには推定を自動化できる。この繰り返しで個別のタスク浪費時間の精度があがる。

財布と、心に余裕があれば、いつか自分のツールを開発してみたい(エンジニアとデザイナー仲間が必要ですが)。ひとまず自分が実験台になって、このシステムで正しく回るか検証しているところです。


健忘録:ツールを色々触ってる時間は、とても勉強になりました。特に「これは道具に使われるな…」という印象のものが多かったこと。道具がいいから良いものができるんじゃないんですよね。使い手を道具がサポートして、その人が良くなっていく、良いものをつくる、ってことなんですね。そういう感触からも、良いツールは過度な機能をつけてない。人がやるべきことと、道具が軽くしてあげることを理解した構築がされているなと思いました。