豆蔵のScrapbox活用!コンサルタントの能動性に火をつけマインドチェンジを後押し

発注者側(ユーザー企業)と受注者側(開発側ベンダ)に対して先進的なコンサルティングを提供するIT企業、株式会社豆蔵(以下、豆蔵)。エンタープライズサービス、組込みサービス、AI・RPA・DX関連サービス、人材育成サービスという4つのサービスを展開しています。その中でも同社が創業時から注力し、事業の根幹を担っているのがエンタープライズサービス。クライアントの目的達成に向けた適切なコンサルティングで、情報システムのあるべき姿の実現を目指しています。

変わりゆく時代の中で常にクライアントのニーズに答え続けるには、社内での情報共有を円滑に行い、常に最新技術をキャッチアップすることが重要。エンタープライズサービスを担う技術コンサルティング事業部 第二コンサルティング部は、組織課題解決の目的で、2018年の10月にScrapboxを導入しました。

今回は同部署の部長補佐・主幹コンサルタントとしてScrapboxを部内に広めた牟田嘉寿様にインタビュー。Scrapboxを選んだ理由や、実際の利用方法をうかがいました。

株式会社豆蔵 技術コンサルティング事業部
 第二コンサルティング部部長補佐・主幹コンサルタント牟田嘉寿様

「ノウハウ」と「ノウフー」を共有したい。一匹オオカミのチームメンバーを繋ぐために

— — Scrapboxを導入した理由を教えていただけますか?

牟田「私がみている第二コンサルティング事業部には現在63名のコンサルタントがいて、案件ごとに担当者がアサインされます。大きなチームの中で複数の案件を抱えているので、メンバー間の交流は活発ではなく、それぞれが“一匹オオカミ”になりがち……。決して仲が悪いというわけではありませんが、組織として考えたときに、『どんな案件が動いていて、その中でどんなツールやミドルウェアを使った提案をしているか』というノウハウ(know-how)や、『誰がどんな知識を持っていて、どんなことが得意か、どんな案件に関わっているか』というノウフー(know-who)を共有する必要があると考えました。」

— — Scrapboxを導入する以前はどのようなツールを使っていましたか?

牟田「他社のプロジェクト管理ツールを使っていましたが、情報は案件単位で閉じていました。案件を超えた情報共有の手段としては、週に一度コンサルタントがメールで送る「週報」がありましたが、リアルタイムで把握できる情報とは違って情報の鮮度は低く、過去の経緯はメールを検索しないとわからないという状況。そうした課題意識の中、以前から気になっていたScrapboxを2018年の5月から私が個人で使い始めて、『これはいい』と。間もなく事業部のコンサルタントと営業の15人で試験的に使い始め、10月には事業部の全140人中95人が導入しました。」

— — かなり急速に広まっていったようですが、部内にScrapboxを浸透させるためにどのような取り組みをしたのでしょうか?

牟田「私がScrapboxを使って感じた『更新の手軽さ』や『リンク機能で情報同士が有機的につながる楽しさ』を他のメンバーにも早く気付いてもらうために、まずは自分が積極的に書き込んでページを増やしていきました。営業に案件情報をScrapboxに登録して欲しいと頼んでも、最初のうちは『めんどくさい』と言われ、私が勝手に登録したり(笑)。他にも新宿でランチの美味しい店を紹介するページなどを作って、業務外のライトな情報も発信しました。Scrapboxを組織の中で浸透させるためには、『ここを見るとさまざまな情報が得られる』とか『自分も情報を更新したい』と思わせることが大事だと思います。今では私以外にもScrapboxを使いこなすメンバーも増えて、毎週100ページ近くの新規ページが誕生するようになりました。」

依頼を待つのではなく、自ら手を上げる思考に変わった。Scrapbox導入による意外な効果

— — 現在業務の中でどのようにScrapboxを使っていますか?

牟田「さまざまな使い方をしていますが、その中のひとつは『用語集』として。新しいサービスや製品などの名称や概要を営業やコンサルタントがどんどん登録していきます。そこに別の人が追記したりリンクをつけると、最新の情報が知れるだけではなく、業界の遍歴などもわかるデータベースとして、ノウハウの蓄積と共有に有効なページですね。 」

牟田「それから営業とコンサルタントのコミュニケーションツールとしても使っています。業務フローとして、まず営業がクライアントにヒアリングをして、その情報をScrapboxの新規ページに書き込みます。その後、担当のコンサルタントが決まると、Scrapbox上で提案書作成に向けたディスカッションがなされ、受注後も情報が追記されていきます。ページは誰でも気軽に閲覧できるので、常にチームの全員が現在の社内の案件状況を把握できるようになりました。それに、以前は新規案件の情報を事業部長が営業から吸い上げてコンサルタントに振り分けていましたが、Scrapboxを導入してからは、案件のページをコンサルタントが能動的に閲覧し、『この案件やりたいです』と手を挙げるような雰囲気に変わったんです。これは予想していない変化でした。コンサルタントは自分がやりたい仕事をできるようになったし、営業もコンサルタントの意思を聞くようになってから意識が変わってきたと思います。Scrapboxを導入することで、『社員がやりたいこと』と、『お客さまが求めていること』、そして『組織としてやるべきこと』、この3つを正しく把握して、新しい事業やサービスにつなげていくための礎ができるのかもしれません。」

リアルなコミュニケーションも活発に。Scrapboxで気付いた他者を知る楽しさ

— — 先ほど「新宿でランチの美味しい店を紹介するページがある」というお話がありましたが、他にも業務外のScrapboxページはありますか?

牟田「代表的なものは社員1人ひとりの個人ページですね。思い思いに自己紹介を書いてもらっています。リンクで意外な人との意外な繋がりに気付けたりするのでとても盛り上がっていて、Scrapboxを超えたリアルなコミュニケーションも増え、ノウフーが共有できるようになりました。また、部内はクライアント先に常駐しているコンサルタントも多く、社内の情報を共有しにくいという課題がありましたが、そこでもScrapboxが有効に機能しています。社内で行なった勉強会の内容を参加者が即時更新して、参加できないメンバーにも伝えています。」

— — 業務での活用から業務外までかなり幅広い用途で使われているようですが、Scrapboxを使ううえで何かルールなどは設けていますか?

牟田「特にないというか、むしろルールを厳格化しない方が良いと思っています。Scrapboxは『更新に対する敷居の低さ』が大きな魅力のひとつ。更新ボタンなどを押さなくても書き込んだ内容が即時反映されます。そうした開発思想に合わせて、できるだけ自由に更新できるようにするがよいのではないかなと。その中でも設けている決まり事は3つだけ。

・閲覧、編集できるのは社員のみ
・閲覧、編集するときは周りの環境に注意する
・社員を批判する内容は書かない

あとは私や導入時に使い始めたScrapboxのコアなユーザーが自主的に他の人の使い方をウォッチして修正してあげたり、リンクを追加してあげたり、編集委員的な役割を担っています。ルールを決めて上から縛り付けるのではなく、下から支える……そんな感じですね。」

過去の案件分析にも活用したい。Scrapboxのさらなる浸透に向けて

— — 最後に、今後のScrapboxの利用方法について、構想を教えてください。

牟田「今後は受注した案件の情報だけでなく、受注できなかった案件の情報も詳細に登録していきたいです。経緯を含めて登録することで、分析にも役立つでしょう。また、現在は豆蔵社員の95人で使っていますが、将来的には豆蔵全社のみならず、豆蔵ホールディングス全体でScrapboxを使っていきたいと思っています。ドキュメンテーションによるコミュニケーションがすべてScrapboxに集約され、社員同士の間で「Scrapbox見た?」といった会話が日常的に生まれる……そんな状況になることを目指して、これからも普及活動を頑張ります。」

( 文・写真 下條信吾)

Scrapboxについて

企画書、社内マニュアル、議事録など、チームに必要なドキュメントを共同で瞬時に作成できます。ドキュメント同士を文中のリンクで繋げ合い、何千、何万ものドキュメントを管理する苦労から解放してくれることが特徴です。

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