Tips編:イベントの企画・運営

イベント企画と言うと、なんだか楽しそうですが、企画を作り上げていくのも当日までの準備を進めていくのも大概手間がかかると思います。

そのような中、Scrapboxを使うと次のようになります。

  • 企画アイデアをチーム全員で揉むことができるので企画が育つ
  • みなで見ていくと準備の抜け漏れがなくなる
  • イベント詳細の共有が圧倒的に楽

イベント企画での使い方

イベント企画は企画構想から準備までとにかく手間がかかって大変な業務の一つだと思います。特に、初めての企画だと、企画案を練り上げるだけでも一苦労。少人数で進めていると煮詰まりがちです。そんな時は、共同編集機能を活かして複数人で同時に検討すると企画が進みます。

Notaでは、イベント企画案において目的の説明とともに企画骨子(未完成でもOK)を書いたら、「意見募集」とだけ書いておけば、誰かがコメントや案出しをしてくれます。

ポイントは企画骨子が固まらない段階で、中途半端に一人で悩むくらいなら「ここまで考えたけど、この先は一緒に考えて」と呼びかけることです。

イベント日程調整での使い方

イベント日程調整も簡単で、別の日程調整ツールを使わずとも、「参加可能な日にアイコンをつけてください」だけで済むようになります。

参加可能な日に各自アイコンをつける

このように参加可能な日に顔アイコンをつけるだけです。

イベント当日の動きは各自の責任で見ておく

イベント当日のタイムテーブルや役割分担も書いておけば、当日は各自がこれを見ながら動けるようになります。

これを書いておけば、事前の説明会で当日の動きを長々と説明することはありませんし、しおりを作って紙で配布して、という動きも不要です。

振り返りも大事

ちなみに、Notaではイベント終了後に振り返りを記入するようにしています。

主担当者が書くだけでなく、皆でこの点はよかった、ここは改善だったね、などと書くようにしています。そうすることでフィードバックの精度が上がりますし、次回の企画時は、まず前回の反省点を活かそうとなりますので、今後のよりスムーズなイベント開催につながります。