Cos'è la fattura:
La fattura è un documento fiscale obbligatorio emesso da un soggetto fiscale per comprovare l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi e il diritto a riscuoterne il prezzo.
L’obbligo di fatturazione risponde anche alle esigenze di documentazione e di controllo delle operazioni rilevanti ai fini IVA (imponibili, non imponibili, esenti)
Principali tipologie delle fatture
- Immediata
- Differita
- Accompagnatoria
- Parcella (Fattura professionisti)
- Pro-Forma
- Nota di variazione
- Autofattura
Chi emette la fattura
Tutti i soggetti titolari di partita IVA sono tenuti all'emissione della fattura per la vendita di beni e/o la prestazione di servizi.
Ci sono tuttavia alcuni casi in cui l’emissione della fattura è sostituita dall'emissione della ricevuta fiscale o dello scontrino. Questo succede se la vendita di beni e/o la prestazione di servizi avviene verso dei soggetti non titolari di partita IVA. Vediamone alcuni esempi:
- Negozianti con vendita al dettaglio (se la vendita è verso un soggetto titolare di partita IVA, anche il negoziante al dettaglio può emettere fattura)
- Somministrazioni di alimenti e bevande (es., bar, ristoranti, ma anche somministrazioni effettuate nelle mense aziendali o mediante apparecchi di distribuzione automatica. Se la somministrazione è verso un soggetto titolare di partita IVA anche il ristoratore può emettere fattura)
- Prestazioni relative ai servizi postali e di trasporto di persone e bagagli (es., autobus, treni, aerei, taxi, etc.)
- Prestazioni alberghiere (come per il ristoratore, anche l’albergatore può trovarsi in condizione di dover emettere fattura ad un titolare di patita IVA)
- Agricoltori ed i Pescatori che sono in regime di esonero
- Prestazione di servizi in forma ambulante o nell'abitazione dei clienti (anche l’ambulante può emettere fattura. Ad esempio, se vende ad un negozio o ad un altro ambulante)
Nonostante nei casi appena esposti non vi sia un obbligo di emissione della fattura, esiste l’obbligo di rilasciare al cliente altri documenti che servono al controllo fiscale, quali la ricevuta fiscale e lo scontrino fiscale.
Inoltre, il cliente ha diritto chiedere l’emissione della fattura. La richiesta tuttavia deve essere fatta non oltre il momento di effettuazione dell’operazione. In questo caso esiste l’obbligo di emissione del documento.
Esempio:
Titolare del bar, che acquista al supermercato bevande da vendere nel proprio locale, deve richiedere la fattura
Come avviene emissione della fattura
La fattura può essere cartacea o elettronica, approfondiamo subito in cosa si differenziano.
Fattura cartacea:
- scritta a mano su un foglio bianco o su un modulo prestampato
- emessa con l’ausilio di un programma di fatturazione (es., Scriby) e successivamente stampata su carta bianca o modulo prestampato. Questa modalità consente di risparmiare significativamente il tempo ed evitare gli errori.
La fattura cartacea deve essere emessa in due copie: una viene conservata dall'emittente e una consegnata al cliente. La copia del cliente può essere consegnata a mano oppure spedita a mezzo posta o e-mail.
Fattura elettronica:
consiste in un documento elettronico prodotto in formato XML (da appositi software), secondo gli standard tecnici definiti da Sogei, il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile. Il documento deve essere chiuso dalla firma elettronica qualificata dell’emittente.
Contenuti della fattura
La fattura non è soggetta ad uno schema vincolante, ma deve contenere tutti i dati richiesti dalla legge:
- Dati dell’emittente: denominazione o ragione sociale, l’indirizzo della sede, il numero di partita Iva
- Dati del cliente: denominazione o ragione sociale, l’indirizzo della sede, il numero di partita Iva
- Data e numero del documento. E’ obbligatoria la numerazione progressiva per anno fiscale che identifichi il documento in modo univoco (la numerazione può essere realizzata su diverse serie, sulla base delle necessità aziendali, ad esempio in caso di più sedi periferiche)
- Descrizione del prodotto/servizio venduto, quantità, prezzo unitario, eventuali sconti applicati, importo complessivo di ciascun prodotto/servizio. (La legge stabilisce che il bene o il servizio sia identificato in relazione a “natura, qualità e quantità”: descrizioni generiche o assenza di riferimenti precisi e specifici possono essere oggetto di contestazione da parte degli organi di controllo)
- Base imponibile, ossia l’indicazione dell’importo prima dell’applicazione dell’aliquota IVA
- Eventuali competenze e contributi di legge
- Importo dell’IVA in base all'aliquota applicabile al bene oggetto di scambio o la descrizione con articolo di legge per ogni eventuale esenzione IVA
- Totale fattura: sommatoria tra imponibile, contributi di legge e IVA
- Termine e modalità di pagamento
- Note (es., riferimenti a DDT, ordini, contratti, precisazioni temporali o accordi, etc.) Essendo una sezione libera si può riportare quanto si considera utile oppure richiesto dal cliente, anche per favorire la rintracciabilità e il riscontro in sede di pagamento
Registrazione delle fatture
La registrazione delle fatture ricevute avviene generalmente sul Registro degli acquisti (registro delle fatture di acquisto), mentre le fatture emesse vengono registrate sul Registro delle vendite (registro delle fatture emesse):
- nel caso di fatturazione immediata, entro 15 giorni dalla data di emissione
- nel caso di fatturazione differita, entro la data di emissione, ma con riferimento al mese di competenza
Conservazione delle fatture
I documenti emessi vanno conservati per 5 anni ai fini tributari. Invece, le relative scritture sul giornale di contabilità vanno conservate per 10 anni ai fini civilistici. Per questioni di prudenza viene consigliata la conservazione per 10 anni anche dei documenti.
In caso di utilizzo di sistemi per l’acquisizione ottica, fotografica o altra tecnologia adeguata è possibile non conservare i documenti emessi in originale (cartaceo) a patto di essere in grado di riprodurre in qualsiasi istante il documento originale. La normativa sulla conservazione elettronica dei documenti è comunque in continua evoluzione.
Approfondimenti utili — guide complete:
- Fattura Elettronica
- Fattura Proforma
- Parcella, Fattura Professionisti
- Documento di trasporto (DDT)
- Ciclo attivo: la guida completa
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About us
Scriby Srl è una startup tecnologica (100% italiana), nata per semplificare la fatturazione e la gestione delle spese, aiutando micro-imprese e professionisti a risparmiare tempo e denaro.
L’ ispirazione per Scriby è nata in un pomeriggio del 2017 dalla riflessione del fondatore (appassionato di programmazione e di nuove tecnologie) su come aiutare milioni di micro imprese Italiane che si trovano a gestire la fatturazione e gli acquisti. Da quel pomeriggio, in meno di un anno, è stata rilasciata la prima versione dell’ applicazione web.
Scriby vuole mettere a disposizione dei suoi utenti la tecnologia per quello che dovrebbe essere: non un ulteriore problema da risolvere, ma un aiuto efficace e facile da utilizzare.
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