Hi Tweeps! entah kenapa saya sangat rindu pada sapaan itu di twitter, Kini linimasa di twitter hanya ada akun-akun robot dari media berita atau media promosi saja dan hanya beberapa teman yang sampai saat ini masih aktif di twitter, tapi sayang.. publik figur dan teman saya pun tidak pernah menyapa di twitter dengan sapaan… Hi Tweeps! :))

Saya suka twitter, fitur untuk berbagi informasi sangat jelas, buka lalu tweet dan sampailah informasi ke linimasa dengan hashtag (#). Twitter sangat bermanfaat untuk mempromosikan suatu acara atau melaporkan suatu acara secara langsung melalui tulisan 140 karakternya, acara olahraga, pertunjukkan seni atau kejadian tertentu yang sedang heboh-hebohnya.

Ada rasa penasaran dan ingin tahu saat membaca live report tweet dari salah satu event organizer tentang acaranya “apa yang sebenarnya terjadi disana? apakah penontonnya terhibur? bagaimana konsep di acara tersebut bisa di terima oleh penonton? apa yang terjadi kalau salah satu dari mereka gagal menjalankan tugasnya, dan acara menjadi sedikit kacau, apa acara masih berlanjut? apakah si event organizer masih melaporkan kejadian yang sedang berlangsung?” ah sial.. tapi saya bukan yang memegang peranan itu, jadi hanya bisa membayangkan kemeriahan acara tersebut saja via twitter.

Barulah tepat tanggal 20 September 2014, saya berada dalam tim untuk membuat suatu acara, Family Gathering yang menjadi garis besar acaranya, Salah satu perusahaan Air Conditioner ternama yang menjadi klien pertama kami. Dalam hati selalu beropini kalau membuat acara hanya begitu-begitu saja tidak ada yang istimewa pada intinya membuat orang lain datang dan senang lalu pulang tapi pola pikir menggampangkan suatu pekerjaan menjadi pola pikir yang terbelakang dan terbilang bodoh menurut saya. Saya tidak tahu apakah membuat acara itu ada alurnya sama seperti mendesign suatu website? atau membuat suatu desain advertising lainnya ? dan ternyata.. jawabannya.. ya.

Pahami Latar Belakang

Apa yang harus dipahami? Siapa yang harus dipahami? Latar belakang apa yang harus kita pahami? banyak. banyak yang harus dipahami terlebih dahulu. Hal yang biasa kami lakukan ialah memahami terlebih dahulu calon klien tersebut, apa yang mereka jual kepada siapa mereka jual produknya, secara usia, usia berapa yang menjadi target marketnya, Untuk apa sebenarnya mereka ingin membuat acara tersebut? Bagi-bagi hadiahkah? penghargaan? atau hanya sekedar berkumpul bersama keluarga, senang-senang dengar musik, makan lalu pulang? Langkah-langkah seperti ini bukan hanya obrolan warung kopi belaka — ngobrol santai kaki keatas bangku sambil tertawa keras dan intinya hanya bersenang-senang, akan tetapi ini akan mempermudah kita untuk membuat konsep acara yang terbilang menarik dan memorable untuk penonton (harusnya sih gitu ya..hehe)

Brainstorming

Jika kita sudah menemukan jawaban atas semua pertanyaan-pertanyaan ini, percayalah… jalan kita kedepannya akan cerah :))

Buat Konsep yang sesuai

Setelah kami brainstorming tentang apa siapa dan mengapa, kami harus bergegas membuat konsep yang sesuai. Di antara bagian-bagian yang menyenangkan lainnya, ini menjadi bagian yang paling menyenangkan(s) buat saya (pakai ‘s’ karna bentuknya jamak, jadi sudah tahu kan betapa senangnya saya?hehe…)

*Kolaborasi, Brainstorm, Sticky Notes!

Kami mulai mengumpulkan beberapa kemungkinan konsep yang akan kami gunakan, elegan atau suasana yang riang bertemakan taman-taman fantasi seperti alice in wonderland.

Survey digital pun biasanya kami lakukan — searching via google, atau website penyedia fasilitas untuk pernikahan — untuk dapat menyesuaikan dengan konsep yang kami kumpulkan.

*Brainstorm is fun!

Kemampuan desain menggunakan aplikasi kami mulai di gunakan pada tahap ini, membuat tema desain. Adu opini biasa terjadi di internal atau saat meeting bersama klien tentang konsep yang telah kami buat. Dan setelah disetujui dengan konsepnya kami langsung menerapkan semua ini kedalam elemen desain yang kami buat.

Survey dan segala kemungkinannya

Tahap survey Digital pun telah kami lakukan sebelumnya, tahap ini dengan tahap 2 sebenarnya masih berbeda waktu sedikit dan bahkan bertabrakan, selagi membuat konsep, kami juga harus mengunjungi beberapa tempat untuk menegaskan bahwa konsep yang kami buat ini memang menarik dan terbukti bisa membuat penonton merasa senang untuk datang. Semua skenario mulai terbentuk pada tahap ini.

“kalau orang datang lewat sini nanti jalan akan menjadi sempit mereka akan tidak nyaman; kalau di sisi ini kita pasangkan hiasan pohon dengan lampu apa akan menjadi bagus atau justru mengganggu ya? eh pintu masuk lewat mana.. yang ini atau itu aja ya dijadiin pintu keluar atau yang ini? Panggung mau menghadap mana? kalau disini bagus, tapi kasihan yang pojok; jarak pandangnya sudah sesuai atau malah jelek terlalu dekat?” dan biasanya kami mengakhiri skenario ini dengan “KITA HARUS MINTA DENAH TEMPAT INI SEGERA!”

Hall D2 Jiexpo, Kemayoran — Jakarta Pusat
ECO Park, Ancol — Jakarta Utara (Resolusi kamera masih sangat terbatas >.< )
Balai Kartini, Jakarta Selatan

Membuat denah ini menurut saya sama halnya ketika mendesain interface website atau aplikasi, kita harus mempunyai suatu daya tarik di tampilan awalnya atau user akan pergi ke tab lain yang lebih menarik dan membuat tampilan di google analytics website kita menjadi tayangan horor dengan rate bounce yang sangat tinggi. Jadi.. kami segera membuat seperti rute, rute jika penonton datang di titik ini kita harus letakkan sesuatu disini agar mereka sungkan untuk berhenti sejenak dan menikmati apa yang telah kita buat.

Our Event

Kami juga mulai membagi peran masing-masing anggota, ada yang mengatur si pengisi acara, mengatur FOH (front of house), mengatur Area, Konsumsi dan lainnya.

Sudut FOH di acara “Dealer Aiming Higher” 28 November 2016

Membuat Komunikasi yang baik

Komunikasi yang buruk antara desainer dengan kontraktor dapat menyebabkan kegagalan dalam konstruksi hasil desain yang telah kita buat sebelumnya.

targetprocess

Ini terjadi dalam hal sehari-hari, desainer dengan percetakan, desainer dengan developer, jika kita tidak membangun komunikasi yang baik dengan semua departemen maka yang ada hanya saling menyalahkan dan mempertahankan ego nya masing-masing.

Stage Design “Dealer Aiming Higher”

Kolaborasi Pengisi Acara

Yey! kami sudah mendapatkan semuanya, akan tetapi kami masih harus mempunyai pengisi acara yang mumpuni untuk mengisi acara tersebut, mulai lah kami mencari (lagi) artis atau pemain seni yang masih sesuai dengan konsep diawal tadi.

“[G]ood planning I’ve always thought is in the details…Plan it out, make it interesting, and you’re sure to pull it off!” — Eddie Ross, author/editor and producer

semakin menarik bagian ini semakin memorable juga acara yang kita buat bagi para penonton yang datang.

Pada acara Peluncuran Buku Toraja ini kami membuat Denny Darko (pelukis pasir), Judika (penyanyi), Nowela (penyanyi), dan Regina (Penyanyi) melakukan kolaborasi yang menjadi primadona dalam acara tersebut.

Narator membacakan cerita perjuangan bangsa toraja yang di visualisasikan oleh Denny Darko bersama istri kemudian di sambung dengan Judik, Nowela, dan Regina, kemudian disambung lagi dengan penari daerah yang berasal dari makassar dan ini berlangsung selama 45 Menit, menjadi bagian terlama dalam rangkaian acara tersebut.

Dramatic Moment :)

It’s Show Time!

Ya.. ini waktunya kami tampil.. semua sudah dipersiapkan. Properti, perlengkapan sesuai dengan peran yang telah dibagikan juga sudah siap.

“If Plan A didn’t work the alphabet has 25 more letters. Stay cool.” — Unknown

Tetap tenang jangan panik jika terjadi sesuatu, dan yang terpenting ialah kerja sama tim, untuk memperoleh hasil yang cemerlang dan membuat semua orang senang.