SharePoint Nedir? Neden Kullanılır?

Son yıllarda üzerinde çalıştığım konulardan biri olan SharePoint’in kullanım amacı ve gerekliliği hakkında hem geliştirici hem de son kullanıcı tarafında çeşitli fikir tartışmalarında yer alma fırsatım oldu. Genelde yapılan tartışmalarda kullanıcılar kendi bakış açısı üzerinden yorum yaptığı için değişik görüşler ortaya çıkabiliyor. Bende kendi görüşümü belirtmek için bu yazıyı kaleme almaya karar verdim. Genelde geliştirme tarafında yer alsam da objektif düşünmeye çalıştım. Bu yazıdaki amacım aslında SharePoint’in ne olduğunu anlatmak değil zira Google’a yazdığınızda aşağıdakiler gibi bir çok sonuç alabilirsiniz.

Microsoft tarafından sunulan SharePoint, tarayıcı üzerinde çalışan bir iş birliği ve doküman yönetimi platformudur. — Wikipedia
Microsoft’un içerik yönetim sistemidir. Çalışanlara merkezi ve parola ile korunmuş ortak bir alan verir. Dokümanlar sürekli paylaşım için bu sistem üzerinde güncelleme ve indirme fonksiyonlarıyla barındırılabilir. — SAIT Polytechnic Teaching — Glossary
SharePoint, organizasyonunuzun gelişimine katkı sağlayabilecek web tabanlı bir intranet uygulamasıdır. — Creative SharePoint
SharePoint Microsoft tarafından sunulan Intranet, Extranet ve Internet siteleri için geliştirilebilir bir iş bilgi portalıdır. — SharePoint HQ

Burada en beğendiğim tanım Creative SharePoint‘in tanımıdır. Çünkü bu yazıdaki asıl amacım SharePoint’in ne gibi hedeflerle kullanıldığında işe yaradığını anlatmaktır.

Öncelikle SharePoint hakkında kısa birkaç bilgi verirsek Microsoft tarafından 2001 yılından beri geliştirilmekte olan özellikle 2007 sürümünden sonra yaygınlaşan bir uygulamadır. Bunun nedeni 2007 yılında Microsoft’un stratejik bir karar ile SharePoint’i, Office ürünleri ailesine almış olmasıdır. Sayın Gates bir konuşmasında “Windows’tan sonraki en önemli ürünümüz” demiştir. Aslında Microsoft’un verdiği önemin büyüklüğünü buradan anlamak mümkündür. En son 2013 yılında güncellenen Office uygulamaları ailesi 2015’in ikinci yarısında 2016 adı ile tekrar güncellemesi beklenmektedir.

Rackspace kaynaklı bir araştırmaya göre Fortune 500 şirketlerinin %78’i SharePoint kullanmaktadır. Burada önemli olan nokta bu şirketler aynı SharePoint’i kullanmıyorlar. SharePoint’i anlamak için tek bir yazılım gibi görmek yerine birden fazla yazılımın barındırıldığı bir platform gibi görmek gerekiyor. SharePoint, satın alıp yükleyebileceğiniz ve hemen fayda sağlayıp kullanabileceğiniz bir paket yazılım veya bilgisayar, tablet ya da mobil cihazlarını tek bir ortamda eş zamanlı çalışmalarını sağlayan sunucu taraflı bir uygulama değildir. En temel hedefle belli bir bölgeye yayılmış yüzden fazla çalışanın çeviklik ve koordinasyon açısından aynı seviyede tek bir ofiste gibi çalışmasını sağlamak olabilir.

SharePoint içerdiği özellikler bakımından iş birliği (Collabration), içerik yönetimi (Content Management), arama sunucusu (Seach Server), sosyal çalışma ortamı (Social Computing), iş zekası ve raporlama (Business Intelligence & Reporting), iş süreç yönetimi (Business Process Management) ve daha fazla gruba ayırabiliriz. (Tam liste için versiyon karşılaştırma sayfasına bakabilirsiniz. )

Gördüğünüz gibi bu kadar özellik sunan bir platform ile karşı karşıya kalındığında yapılması gereken işinizin ihtiyaçlarını belirlemek ve bu süreçlere SharePoint yeteneklerini katarak en kısa sürede etkin ve verimli olarak süreci bu platforma taşımaktır. Bunu yapabilmek için öncellikle işi bilen ve SharePoint’i bilen ekip arasında güçlü bir iletişim şarttır. Genellikle portal projeleri ERP paketlerinin sunamadığı esneklikleri sağlamak için yapılan özel projelerdir. Bu projeler yapılırken SharePoint yetenekleri doğru bir şekilde konumlandırılmadığında ortaya çıkan sonuçlar hem yönetim hem de çalışan tarafından hayal kırıklığı olabilmektedir.

Peki “SharePoint’e ne gerek var biz kendi ekibimizle geliştirelim daha iyi” diye düşündüğünüzü tahmin ediyorum. Ancak SharePoint sağladığı güvenlik, kullanıcı yönetimi, istek yönetimi, sunucu yönetimi, vs… gibi birçok özelliği ile sizi geliştirme zahmetinden kurtarmaktadır. Klasik bir deyim olan “Amerika’yı yeniden keşfetmek” durumunu özelikle tecrübeli yazılım geliştiricisi arkadaşlar bir çok kez yaşamıştır. SharePoint’in sağladığı özelliklerin işe sağlandığı en önemli şey zaman ve dolayısıyla bence asıl yapılması gereken hedeflere odaklanabilmektir. Mesela satış ekibinizi koordine edeceğiniz bir uygulamaya ihtiyacınız var. Bunun için geliştirilecek olan uygulamada öncelikle yetkilendirme, uyarı gönderimi, dosya paylaşımı gibi temel fonksiyonları hazırlamalısınız. SharePoint ile bunları es geçerek koordinasyon mantığını geliştirme ve onu iyileştirme üzerine odaklanabilirsiniz. Ayrıca sağladığı özellikler bir çok yerde uygulanmış, dolayısıyla canlı ortamda test edilmiştir. Çıkacak hatalara veya gerekli bir kaynağa kısa bir sürede ulaşabilirsiniz.

SharePoint’in genel olarak kullanıldığı amaçlara gelirseniz karşımıza ilk olarak içerik yönetimi çıkar. Doküman yönetimi bir çok firmada SharePoint üzerinde kullanılan en kritik özelliklerdendir. Yönetilebilir gelişmiş indeksleme ve arama kapasitesi sadece intranet sistemi üzerinde değil şirketin tüm kaynaklarına tek bir sade arayüz ile -yetki dahilinde-kolayca arama fonksiyonu verebilir. Özellikle 2013 sürümü ile gelen gelişmiş sosyal yetenekler birçok firmada çalışanlar arası iletişimi arttıracak projeler yapılmasını sağlamıştır. Bunun yanında 2010 sürümünden itibaren kurumlar internet sitelerini de güvenlik ve performans için SharePoint üzerinden sunmaya başlamışlardır. SharePoint sitesi için tasarım konusunda dünya çapında ödüller alan Türk firmaları da vardır. Bunun gibi birçok örnek verilebilir. Önemli olan böyle bir nimetten ne kadar ve nasıl yararlanılabileceği ihtiyaç analizleri ile tespit edip, uygulamaktır.

SharePoint geliştiren açısından bakarsak bu kadar özellik sunan bir uygulamanın tümünde uzman olmak oldukça zor bir iştir. Nasıl SAP için modül uzmanları varsa SharePoint’in içerdiği servislerine kadar uzmanlaşma seçenekleri vardır. (Son Kullanım, Yönetim, Geliştirme -kendi içinde ayrılır-, Giydirme, vs…). Ancak gelinen noktada SharePoint hakkında bilgi sahibi olmak özgeçmişlere hatrı sayılır bir değer katmaktadır. Bunu başka bir yazıda detaylı olarak değerlendirebiliriz.

Sonuç olarak SharePoint için yaptığınız yatırımı, yaratıcı bir ekip kurarak ihtiyaçları analiz ederek organizasyona en faydalı biçimde uygulamaya dökebilirsiniz. Dikkat edilmesi gereken nokta bu yolda SharePoint bir amaç değil sadece güçlü bir araç olabilir.