新的一年,將不再有時間被浪擲了!來場「時間管理」實驗吧

常言道:「人生苦短。」
但捫心自問,你把時間都浪擲到哪兒去了呢?

初出社會,其實「時間管理」一直令我苦惱。雖說大學時期好幾年下來,已習慣身兼數職的忙碌,不同組織的會議一個接著一個、課一堂一堂的跑、打報告、讀書等,但在沒有安排其他行程時,通常都「超隨興」,想到什麼做什麼,因為總有做不完的事情在等著被槓掉,也沒有意識到自己需要「時間管理」。

看似效率與完滿的時間分配,直到開始投入工作後,卻終意識到「把事情安插完成」並不能與「時間管理」劃上等號啊!除了讀書、工作外,你的生活、家庭與想做的事情呢?再細分,工作上,可能會同時手上有十件事情需要分別在某時某刻被完成,若目光短淺只汲營於眼前事,可能連自己的人生藍圖都來不及思考,就要老去了(抖)。

「生命固然短暫,我們卻從漫不經心的浪費時間,使生命更為短暫。」—— Victor Hugo

太好了,如果你也下定決心想來好好搞懂如何管理時間,我們不妨一起來實驗看看吧!近期,朋友送了一本經理人的《改變人生的時間規劃術》,其中整理各種時間管理相關書籍之重點精華,好讓讀者能親身實踐。以下我就不多話,統整出五大項可實驗、實踐的「時間管理術」,供大家參考:

一、「有多少時間,就找得出多少事做。」這狀態超糟糕。

你可能會覺得這樣的情境超誇張,但卻可能常發生:譬如花一整個早上,東晃西摸,只寫完一張新年賀卡;但若當你急著趕下一件事時,寫張卡片也不過十分鐘而已。

如果時間充裕,就會放慢工作的步調,或找出新的事來做以填滿時間;但時間緊迫時,運用時間反而更有效率。——〈帕金森法則〉

#Action:不論做任何事前,預設完成時間,給自己時間壓力。

二、判斷事情的「輕重緩急」,不再被緊急事壓得喘不過氣

書中節錄句話說得真好,

有意義的生命其實與速度或效率沒有關係,重要的是,我們做了哪些事、為什麼做了這些事,而非完工的速度。

因此,並非把所有事情效率完成就屬成功的時間管理,進一步思考,可試著分四象限(重要、不重要、緊急、不緊急),判斷哪些事項需長時間一步步完成,哪些事項可快速被執行完畢,而後安排先後順序:

(資料來源:《與時間有約》,佑昀製圖)

提出此矩陣的柯維特別主張,「重要但不急迫」的管理,尤其重要,因為那可能是你人生重要的目標。

#Action:每週30分鐘做好四象限的擬定,安排事情的先後順序,並特別關注「重要但不急迫」事項。

三、測量時間運用,「揪出浪費時間的元兇」

「到底為何今天只完成了這幾件事?是哪些事情佔了我的時間!」聽到你心中的吶喊了!其實你需要的是「開始紀錄」。當找出一套自己的「生活規律」後,將對時間管理有相當大的助益:

(資料來源:《槓桿時間術》,佑昀製圖)

#Action:每天每小時都紀錄下時間的花費狀況,只要持續一個月,就可大致找出自己的生活模式。

四、從長期到近期,訂出年度計畫

夢想夢想,不能光只是夢想。夢想看似遙遠,但事實上只要定好目標,並依時間長短期切分成幾項任務,夢想就可能成真。首先,書中建議可將自己的夢想以六面向做盤點:

  1. 工作 :如何做才能獲得社會認同?
  2. 家庭:希望建立怎麼樣的家庭?
  3. 興趣:希望有什麼興趣?
  4. 財富:希望將來要有多少金錢?
  5. 健康:希望自己的健康狀態如何?
  6. 進修:希望擁有何種技能?

再來,寫妥五年計畫表,Top-down落實於每年、再來每月計劃表。具體化作待辦清單,每日檢視:將目標數字化、再依重要性排序,並得靠自己發揮恆毅力完成到最後。

#Action:盤點人生六面向,以自己方式寫下自己五年、十年的目標,拆解他們,化作可執行的任務。

五、其他超實用時間管理小撇步

  1. 集中管理小事項清單,通勤或隨時有小空閒就可完成
  2. 避開交通、午餐擁擠時段,提高時間效能
  3. 辦公桌上只留20樣常用物品
  4. 集中時段收發信件,避免打斷深度工作時間
  5. 搜尋資訊時,先確認目標與方法,避免被埋沒在茫茫資料海中
  6. 事前明確會議目標、做出結論、後續寄發會議記錄

結語

個人目前正在實驗中的時間管理技巧,是學會在Google Calendar上「規劃每日待辦事項」,將時間二八切分,將八成的時間用於大事項,小事項用剩餘的兩成分配,只要給自己時間壓力按時完成,其實便會發現,時間運用效率大幅提升。

但筆者認真看完雜誌後發現,放長遠來看,最重要的時間管理,莫過於人生的百年大計。

從現在開始,還不算遲!新的一年,我們一起做好日常的時間管理,以及人生長遠的時間管理吧!