Você não precisa viver ocupado para ser produtivo

O dilema da produtividade x quantidade de trabalho.

Quem me conhece sabe: até menos de um ano atrás eu vivia sem tempo para nada porque estava sempre com a agenda lotada. Além disso, era comum eu frequentar emergências e tomar remédios, pois estava sempre com a saúde abalada. Com isso, muitos amigos meus se afastaram, perdi muitas oportunidades e perdi também muito tempo.

Depois de mais ou menos um ano vivendo refém da minha agenda (obs: quase sempre sem um real no bolso), passei a me perguntar: que vida é essa que eu tô levando? Ela precisa ser assim?

Nessa situação brusca (pela dor) eu aprendi que eu não precisava viver ocupada para produzir muito. Aprendi coisas que me fizeram deixar minha agenda mais livre e aumentar a produtividade. E não, não tô me referindo às fórmulas mágicas daqueles livros que te dizem como trabalhar 4/5/6 horas por semana ou como quadruplicar seus rendimentos em um mês. Foram pequenas lições que fizeram toda a diferença.

1. Dá pra fazer online sem perder qualidades essenciais? Então faça!

Eu, particularmente, vivia em reuniões, meetings, realizando trabalhos offline e tudo mais. Haviam atividades que me tomavam muito tempo por causa do deslocamento e de outros fatores, e que precisavam ser otimizadas para tornar tudo mais eficiente. Uma saída que encontrei foi a de transferir algumas atividades para o mundo virtual caso elas não perdessem algo importante nessa transição. Hangouts, Skype, Messenger, Facebook Call e até mesmo o Telegram e o Whatsapp viraram pontos de reunião, conversas importantes, atendimentos de clientes e muito mais.

Essa escolha reduziu em muito minha ocupação de tempo, porque deixei de perder tempo com engarrafamentos, esperas de ônibus, trajetória e até mesmo para me arrumar. Como a ocasião era em ambiente virtual, dava para não me preocupar com equipar minha bolsa com todos itens necessários e não precisava também fazer aquela produção toda, pois um look mais informal e leve (com seus limites, claro) caia bem com o contexto.

2. Diminua o tempo das reuniões

Foi-se o tempo em que era bonitinho enrolar a pessoa por 2 ou 3 horas em uma reunião. Com a dinamicidade e exigência de rapidez da vida, menos de uma hora é mais do que suficiente. Em alguns casos, bastam 30 minutos. Aprendi isso na marra, e meus auxiliares nesse processo sempre foram a boa e velha pauta de reunião, preparação anterior (leitura, dados, argumentos e o que mais for preciso) e objetividade (sem cortar pontos importantes). Isso já tirava de 3 a 5 horas ocupadas dos meus dias mais agitados.

3. Saiba dizer não

Para algumas pessoas, essa tarefa é dificílima. Para muitos, estar sempre disponível para tudo significa ser versátil e eficiente, quando na verdade essa postura mata sua produtividade e te torna um alguém cada vez menos focado.

Eu vivia aceitando convites para tudo e isso começou a me sufocar. Muitas vezes era difícil, pois na minha concepção antiga eu “perdia” algo ao dizer não, e mostrava ser alguém não prestativa e ineficiente. Há momentos que essas renúncias realmente terão um aparente impacto financeiro a curto prazo (que não pode se comparar com o que é ganhado a longo prazo), vão ser direcionadas a alguém que você tem muito apreço, a um líder ou até mesmo a um capricho seu, e é nessas horas que vai ser mais difícil dizer não e manter o foco. Contudo, se você vence nessas horas mais difíceis, vence em quaisquer outras. Basta ter essa decisão clara na sua cabeça e não hesitar em usá-la quando necessário.

4. Pare de procrastinar

Sabe aqueles 30 minutos de “folga” que você tira no Whatsapp sempre que dá na telha? E aquelas atividades que estão nas suas listas to do de todos os dias das duas últimas semanas e você ainda nem começou? Pare de fazer isso, pro seu próprio bem.

Eu perdia muito tempo em mídias sociais enquanto estava em momento que deveria ser destinado a trabalho. Além disso, eu vivia adiando tarefas e demorando mais do que o necessário para executá-las. Essa minha postura me custava muitas horas dentro da semana, e quando percebi isso, entendi quão nocivo estava sendo minha procrastinação. A ideia agora é focar ao máximo (não é tão fácil por causa do meu TDAH, mas eu uso técnicas para me manter mais tempo concentrada) e depois aproveitar o tempo livre.

5. Tenha ferramentas de gestão de atividades sempre ao seu lado

Quando falo isso, muitos pensam logo naquelas planilhas mega detalhadas e softwares de CRM, quando a ideia é mais simples do que parece. Existem ferramentas e instrumentos simples, que nos ajudam a gerenciar nosso tempo e prioridades, mas que não são classificadas como ferramentas de gestão. A exemplo, temos os bons post its, listas, agendas (digitais e de papel), bloquinhos de anotação e planilhas básicas. Uma ferramenta de gestão simples e que ajuda muito também é o Trello. Caso tenha domínio com alguma mais complexa, pode usar delas também!

O que importa ressaltar é que essas ferramentas quebram um galho gigante quando se fala de saber quais atividades temos para fazer, reuniões que temos e muito mais. Ter essas aliadas te ajuda a ser mais produtivo e mais concentrado no que realmente importa em fazer naquele momento.

6. Compromisso pessoal também é compromisso e também é importante

Muita gente não põe na sua agenda os compromissos pessoais ou os deixa de lado sempre, dando preferência aos compromissos profissionais, mas eles também são muito importantes e também demandam de tempo e preparação sua. Você não é feito só de trabalho, e manter o equilíbrio entre as áreas da sua vida também colabora para que você esteja mais focado e feliz para realizar quaisquer atividades.

7. Faça uma coisa de cada vez

Acreditando que estamos nos mostrando eficientes, muitas vezes tentamos fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, mas — sem uma rígida disciplina — isso pode derrubar sua produtividade de maneira drástica. Temos que listar as atividades que devem ser executadas e priorizar por importância e urgência(nem só uma e nem só outra. É importância e urgência ao mesmo tempo sim!) e fazer conforme for elencado como prioritário.

Concluindo

Aprendendo a otimizar minhas atividades passei a ter uma vida mais leve, produtiva, saudável e com maiores rendimentos. Essas dicas não são regras, mas podem guiar e inspirar você a encontrar as melhores formas de você encontrar suas próprias dicas e liderar sua própria vida.

Existem outras tantas sugestões que eu poderia indicar, mas destaquei essas seis que mais marcaram nessa minha fase de aprendizado. A ideia é provar a você que você pode otimizar suas atividades e ter uma qualidade de vida melhor, com mais tempo livre para fazer o que te deixa bem e aproveitar do lado das pessoas que você admira.