人類的大腦思維事實上是一次只能做好一件事，但偏偏職場上大家都知道，老闆總是希望你每件事都要同時做還都做得很好。這就令人為難了，我怎麼可能同時發信件給A客戶，又能同時接電話答覆B客戶詢問的問題呢？
的確，我們不需要三頭六臂或兩顆大腦，我們只需要找到對的方式來找回那些無形之中被我們浪費的時間。你也許會說：「我每天上班都忙得很，怎麼可能還有什麼瑣碎的時間可以擠得出來啊？」
要找C客戶三天前發的信，你點開Gmail從第一封開始用肉眼搜尋…
要發信給行銷部的D請他幫忙Banner的例行設定，你打開「撰寫新郵件」從 Hi 開頭打字，日復一日…
每個星期一的早晨晨會，你總要花30分鐘以上的時間統整過去一周的專案進度，甚至還會遺漏某些該向主管匯報的事項…
發現了嗎？事實上，我自己只花了幾天的時間搜尋以及詢問周遭朋友意見，就發掘了很多好玩的網頁工具，能夠幫你找回每天8~10小時焦頭爛額的忙碌工作之中，所溜走的時間。
一、清空收件匣的邏輯歸類法 #InboxZero
- 工作上需要大量 email 信件往返，幾天不開信箱就會爆滿
- 看到很多通知、很多文字容易顯示為焦慮
- 習慣把手機通知清除乾淨、批踢踢列表要消紅勾勾才安心
以為 Gmail 的「收件匣」(inbox) 就是信件的終點、要嘛就是已讀後就被遺棄在深宮，要嘛就是未曾被點開過，直接進入垃圾桶深淵？
其實收件匣的目的是要讓使用者能夠一目了然的「看清訊息」，所以如果能隨時讓信件在被發送進來的當下就妥善安置到它該去的地方，就能花費更少的時間在分類信件上。
Tips／
- 將同一個專案的信件歸類在同樣的標籤資料夾：這在工作信件的處理上更為重要，每天有不同的客戶來信、不同的目的和需求，若能在第一時間便將信件分門別類，也便於日後尋找重要資訊、回溯內容。
- 建立信件篩選器：某個你訂閱已久的電子報，定期每週都會發信，但你並不是每週都有空細細閱讀內容。這時候建議可以將該電子報的帳號建立篩選器，設定將此信箱寄來的信件直接移至它專屬的標籤資料夾，如此一來，你便可以不被電子報這類「不那麼緊急」的信件分心，等到週末或午餐時間，再點開好好閱讀。
- 搭配 todoist 使用：todoist 是我嘗試過各種待辦清單的 app 或網頁外掛之後，認為最適合我使用習慣的一款軟體，它的介面一樣有 inbox 的分類，方便我想到什麼就能快速點開 icon 記上一筆，能夠當天下班前完成的，就丟在 inbox，不再另做分類；但如果是私人事項或是過幾天才要完成的，也可以另外移到私人資料夾內，並設定應完成日期與時間，pro 版的還能使用提醒功能。 另外，它還可以跟 gmail 程式綁定，直接將收到的新信件以超連結的形式 放入待完成的任務清單中，如此一來，我只要每天打開 todoist，就能知 道我有哪些工作信件待處理與回覆。
二、不要浪費時間寫信 #GorgiasTemplates
- 許多工作需要跨部門發信聯絡
- 有許多既定、例行性的發信內容
- 常常打錯字或粗心大意漏主旨、漏附件
擔心自己一時偷懶複製貼上之前內文，結果沒改到客戶姓名，Amy變成Anny？常常需要將公司簡介寄給新開發客戶時，又要花時間在資料夾重找一次檔案？
明明可以花三分鐘解決的事，為什麼要浪費十分鐘？Gorgias Templates 這個chrome 外掛之所以好用就在於它著實幫我減少了很多「不必要的工作」。例如每週一我必須將正在上線宣傳中的文章數據報表寄給客戶，這種沒什麼實質內容的信件，如果每週都要花時間打字，顯得有點蠢。
Tips／
- 記得快捷鍵的文字一定要清晰好懂才真的有用
- 記得範本別有錯字或設定出錯，不然就算節省了寫信件的時間也是白搭
- 可以在gmail內建設定中，將「取消傳送」的功能開啟最長的30秒，這樣萬一不小心手滑發錯信，也還有30秒的後悔時間！
三、超詳細專案進度計畫表 #teamgantt
- 手上專案(或較複雜的工作項目)超過五件以上
- 專案的時間走期多半超過一個月
- 喜歡客製化、可自訂欄位的介面
- 主管管理階級，需要統整部門夥伴的專案進度
如果你的工作必須同時間進行很多不同項目的案件，希望以時間為主軸來排序，那麼也許你會喜歡 teamgantt 這個工具，也很容易就上手。熟悉「甘特圖」的工作者應該對它的介面不陌生，但它絕對比我們自己在 google sheet 製作要來得快速跟美觀，再者，它能將專案的進度一清二楚的列出來，除了每個項目的完成%數以外，還能概觀看到 active、on hold、complete 三大指標，意即只要點進主頁面，你就可以在短時間內分析自己手上的工作狀況；這功能在休假交接時也很方便，比起現在一堆手動交接清單的建立來得聰明多了。
Tips／
- 可利用不同顏色的色條來區分案件，上方功能列有色塊篩選選項，方便直接以顏色顯示你要找的專案
- 將每個專案的細項工作「link」起來，好處是牽一髮動全身，只要前面有個小任務delay，你可以直接後續的任務，它會自動幫你順延。
- 如果你是負責assign工作給其他人的管理層級，那麼它有個功能很省事，幫你把每個員工目前手上的loading量化，可以清楚的看見每天每位員工手上有多少事要做。(閒的人就尷尬了)
to be continued…
