Comment bien préparer vos atelier ?

Comme vous le savez, pour n’importe quel atelier, que ce soit avec le Métier ou avec d’autres interlocuteurs, sa préparation est indispensable pour :

• Définir ce que l’on attend à la fin de l’atelier,
• Lister les intervenants qui apporteront quelque chose à votre réunion (des experts, des décideurs …),
• Les informations qui sont attendues en amont de l’atelier
• etc.

Sans cette préparation, l’atelier risque de ne pas répondre à vos attentes, ni à celles de vos interlocuteurs … et finalement, faire perdre du temps précieux à tous.

Un outil de préparation efficace : le Canvas de facilitation

Cet outil a été créée par Anthony Boobier, coach Agile et produit, conférencier, président d’Agile Alliance NZ et consultant chez Nomad8, spécialisé dans le développement de produits, l’agilité commerciale et le leadership.

Anthony Boobier

Son idée repose sur ce document, constitué de 8 “boites” associées à des questions qui permettent de nous aider dans notre réflexion et notre préparation.

Le Canvas de Facilitation

Le but

• Que cherchons-nous à réaliser ?
• Essayons-nous de prendre une décision, de réfléchir à des options ou de nous aligner ?
• Quelles sont les implications si nous n’atteignons pas cet objectif ?

Les personnes

• Qui doit participer à cette session et quel est son rôle ?
• Avons-nous toutes les bonnes personnes pour atteindre notre objectif ?
• Quelle est la taille du groupe ?
• Se connaîtront-ils ?
• Pouvez-vous être le facilitateur neutre ?

Avoir les personnes qui posent les bonnes questions et celles qui savent y répondre.

Les contributions

• Quelles contributions (par exemple, données, documents Architecture, sécurité, idées, prototypes) doivent être apportées à la session pour le contexte et la discussion ?

L’ordre du jour

Comment allons-nous structurer la session ?

Considérez les 6 étapes suivantes :

• Ouverture de la réunion (définir le contexte, confirmer et accepter l’objectif)
• Contexte (établir des données et des faits)
• Discussion (se concentrer sur les opinions et points de vue du groupe)
• Idées (quelles sont les opportunités et options)
• Actions (accepter les décisions et les prochaines étapes)
• Clôture de la réunion

L’environnement

• Comment allez-vous créer l’environnement dans lequel les participants peuvent atteindre l’objectif souhaité ?
• Quelles techniques/exercices permettront de faciliter la séance ?
• Comment mettre en place l’environnement (physique ou à distance) ?
• De quels matériaux aurez-vous besoin ?

Les résultats

• Quels sont les résultats nécessaires pour faire de la session un succès?
• Quelle différence doit être réalisée pour atteindre l’objectif convenu (par exemple, alignement, consensus, hiérarchisation) ?
• Comment, en tant qu’animateur, saurez-vous si les résultats ont été atteints ?

En sortie de réunion

• Quels livrables devraient être produits au cours de cette session ? (Un compte-rendu …)

Les pièges

• Qu’est-ce qui pourrait gêner la séance ?
• Quels sont les problèmes potentiels avec le groupe que vous engagez ? (relationnel …)
• Qu’est-ce qui pourrait les empêcher d’atteindre leur objectif ?

Aussi, n’hésitez pas à tester cet outil de facilitation qui permet de très bien préparer et encadrer n’importe quelle réunion !

Sources de cet article

Le blog d’Anthony Boobier : https://nomad8.com/articles/facilitation-canvas