Manajemen Proyek dalam lingkup area Pengatur Lapangan

Dalam hidup ini pasti setiap orang terlibat dalam suatu kegiatan baik itu yang telah direncanakan atau belum. Kegiatan yang tidak direncanakan hampir selalu ditemui setiap waktu. Kegiatan ini tentunya sangat membutuhkan insting dan pengalaman dalam menjalaninya dan biasanya kegiatan yang kurang direncanakan ini bersifat spontan. Kemudian ada kegiatan yang telah direncanakan sebelum dieksekusi. Kegiatan ini hampir pasti mempunyai tujuan yang jelas dan penting untuk dicapai. Oleh karena itu penting bagi seseorang yang berperan dalam menyukseskan kegiatan tersebut. Dalam merancang suatu kegiatan perlu memperhatikan segala aspek yang mungkin berhubungan, penting untuk mengetahui cara mengatur kegiatan yang ada sehingga dibutuhkan kemampuan memanajemen yang baik dan benar yang bisa disebut dengan manajemen proyek.

Manajemen proyek merupakan sebuah tata cara dalam perencanaan, pengelolaan, dan pengorganisasian dari suatu proyek agar dapat tercapai tujuan beserta hasil-hasilnya. Perencanaan ini selalu dikonsep dari ruang lingkup kegiatannya serta dilihat sebagai suatu rangkaian acara yang saling terkait dan terkolaborasikan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Ada tiga aspek penting yang perlu diperhatikan dalam manajemen proyek yaitu:

1. Kualitas (quality)

Dalam perencanaan kegiatan rencanakan sesuatu yang memang akan dijelaskan baik berupa materi ataupun nilai-nilai. Sebisa mungkin buat kegiatan yang benar-benar efektif sesuai tujuan dan dengan metode yang mendukung tujuan tersebut.

2. Harga (cost)

Harga ini yang dimaksud adalah pengorbanan yang bisa diberikan untuk membantu kegiatan itu. Dari internal adalah dari diri sendiri bisa dalam bentuk tenaga, pikiran, waktu, dan harta sedangkan dari eksternal bisa berupa sumber daya manusia dan keruangan (tata letak, suasana, dll).

3. Waktu (time)

Faktor waktu ini sangat penting dipertimbangkan baik itu dalam pembagian porsi tiap acara, plot durasi, serta tanggal diadakannya kegiatan tersebut.

Dari ketiga aspek di atas saling melengkapi antara satu dengan yang lain dan tidak dapat dipisahkan. Jika ada aspek yang kurang atau bahkan tidak diperhatikan tentu nantinya akan menemui kegagalan dalam pelaksanaannya. Tiga aspek ini saling terkait dan mendukung demi tercapainya tujuan kegiatan yang diharapkan.

Dalam tulisan ini akan sedikit dibahas mengenai manajemen proyek dalam area (lingkup) seorang pengatur atau komandan lapangan (danlap). Danlap ini bertugas untuk membuat teknis kegiatan yang efektif dan efisien di lapangan serta memastikan keberjalanan teknis sesuai dengan teknis yang telah dibuat berdasarkan tujuan kegiatan. Ada tiga tahapan penting yang perlu dilakukan antara lain:

1. Tahap Perencanaan

Dalam tahap ini yang paling penting yaitu dengan menggunakan manajemen proyek yang baik dan sesuai tujuan yang diharapkan. Faktor manajemen proyek yang perlu diperhatikan adalah kualitas, harga, dan waktu harus saling mendukung dan selaras seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Yang terpenting dari tahap ini adalah perencanaan mempunyai dan mendukung goals yang sama dengan tujuan kegiatan.

2. Tahap Pelaksanaan

Dalam tahap ini yang dilakukan adalah mengeksekusi atau melaksanakan semua yang telah direncanakan pada tahap sebelumnya. Ada suatu siklus yang perlu dijadikan pedoman dalam pelaksanaan yaitu P-O-L-C (Planning-Organizing-Leading-Controlling). Siklus ini bersifat sekuensial dan looping. Planning yaitu dengan merancang semua hal yang terkait dalam pelaksanaan, sedangkan organizing yaitu mengatur keberjalanan pelaksanaan kegiatan agar tidak melewati batas-batas yang telah ditetapkan (misalnya dengan membuat aturan, SOP, Kode Etik, dsb). Kemudian leading yaitu apa yang harus dilakukan agar pelaksanaan dapat berjalan dengan lancar (berlangsung selama keberjalanan acara agar sesuai teknis) kemudian ada controlling untuk mengontrol rangkaian kegiatan yang ada agar sesuai tujuan ataupun ketika ada improvisasi yang mungkin dilakukan ketika tidak sesuai rencana awal (sehingga terbentuklah looping dan dimulai lagi dari planning jika memungkinkan).

3. Tahap Evaluasi

Dalam tahap ini yang terpenting adalah bagaimana cara mengidentifikasi dan menilai apakah parameter dan indikator dari tujuan kegiatan dapat tercapai atau tidak. Dan perlu diperhatikan metode-metode yang dilakukan telah berhasil atau belum sehingga nantinya dapat dibuat metode alternatif jika dirasa dibutuhkan menyempurnakan tujuan yang ada. Dalam tahap ini juga dilakukan evaluasi untuk segala hal yang berkaitan dengan kegiatan baik itu latar, sumber daya manusia, faktor internal dan eksternal, serta situasi dan kondisi yang dihadapi agar kesalahan yang mungkin telah dialami untuk tidak terulang lagi.

Terlepas dari itu semua manajemen proyek sangat penting dan berguna dalam menjalankan kegiatan secara terstruktur dan rapi agar tujuan dapat tercapai, dan yang terpenting adalah bagaimana si pemegang komando tertinggi (dalam hal ini komandan lapangan) dalam melaksanakan suatu rangkaian kegiatan dapat dengan baik menggunakan manajemen proyek tersebut.

Like what you read? Give Siptian Nugrahawan a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.