Project Manager เริ่มต้นอย่างไรดี?

แนะนำตัวผู้เขียน
สวัสดีครับ ผมศิวกร จบการศึกษาปริญญาโท จากนิด้า เป็น project manager ที่ได้ผ่านการรับรอง PMP certify 6th edition จากสถาบัน PMI งานปัจจุบันของผมส่วนใหญ่แล้ว เป็นการบริหารจัดการโครงการ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามวัตถุประสงค์ของโครงการ ในงบประมาณ เวลา คุณภาพ และ ทรัพยากรที่จำกัด

มีหลายท่านที่สอบถามผมมาว่า ถ้าอยากจะเป็น Project Manager (PM) ต้องเริ่มต้นอย่างไรดี? 
บทความนี้มีคำตอบครับ
ก่อนอื่นเลยผมอยากถามผู้อ่านก่อนว่า ทำไมเราถึงต้องมี Project manager ไม่มีได้ไหมครับ?
จากประสบการณ์ผมเองถ้าเป็นโครงการเล็กๆ มักจะไม่มีตำแหน่ง project manager ในโครงการ อย่างมากก็เป็น Project leader หรือหัวหน้างานของโครงการ แต่ถึงจะพูดอย่างนั้นมันก็จะต้องมีคนๆนึงที่ต้องรับผิดชอบงานอยู่ดี ถ้าหากงานเกิด ปัญหาล่าช้า หรือมีปัญหา ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะเป็นหัวหน้างานนั่นเอง ดังนั้นผมมองว่าทุกโครงการมี PM ครับแต่บางคนอาจจะไม่รู้ตัวมากกว่า ทีนี้ผมอยากจะลองแชร์ให้ฟังนะครับว่างานของ PM เขามีอะไรบ้าง ลองเช็คตัวเองนะครับว่า งานของคุณตรงกับสิ่งที่ผมกำลังจะบอกไหม ถ้ามีซัก 3 ข้อขี้นไปผมว่าคุณน่าจะเข้าข่ายของการเป็น PM แล้ว

1 จัดทำแผน เงิน เวลา คน สิ่งของที่ต้องใช้
2 ติดตามงาน ควบคุมงาน การเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้น
3 รับความต้องการลูกค้า กำหนด Scope งาน
4 จัดประชุม (เป็นคนนำประชุม) สรุปรายงานความคืบหน้า รายวัน รายสัปดาห์
5 สรุปปัญหา แนวทางในการแก้ไขปัญหา รวมถึงมักเป็นคนที่ต้องตัดสินใจเพื่อให้งานเดินต่อไม่สะดุด
6 คอยประสานงาน ระหว่างลูกค้า, คนในทีม, outsource และ โปรเจคสปอนเซอร์
7 คอยเจรจาต่อรอง ประนีประนอมกับลูกค้า หรือ คนในทีม

จากประสบการณ์ของผมเองนะครับ เมื่อก่อนผมเองก็ได้รับมอบหมายจาก manager คนญี่ปุ่น ให้ทำโครงการเล็กๆ ซึ่งก็ได้รับมอบหมายให้เป็น หัวหน้างานของโครงการ แล้วพอเราเริ่มทำโครงการสำเร็จได้ไม่มีปัญหาหลายๆโครงการเข้า ก็จะได้รับความไว้วางใจมากขึ้นโดยจะค่อยๆให้เราทำโครงการที่ใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ เมื่อโครงการมีขนาดใหญ่ขึ้น ยังไงก็ต้องมี PM เป็นตัวเป็นตนขึ้นมาแล้วครับ สาเหตุทำไมต้องมีการกำหนด PM ก็เนื่องมาจากถ้าเราต้องทำงานด้าน management ไปพร้อมๆกับการเป็น engineer มันจะทำให้เรา focus กับงานไม่ได้ดีเท่าที่ควร เสมือนกับเรากำลังจับปลาสองมือ ซึ่งอาจจะทำให้เสียงานทั้งคู่ สำหรับคนที่ยังไม่ได้เป็นผู้จัดการโครงการเต็มตัว แต่งานของคุณคล้ายๆกับที่ผมเล่า ผมว่าอีกไม่นาน คุณอาจจะได้โปรโมทเป็น PM เร็วๆนี้ อันนี้ผมไม่ใช่หมอดูนะครับ เพียงแต่เล่าจากประสบการณ์จากที่เคยเจอมาเท่านั้น

ในการเป็น PM มันมีอะไรเยอะกว่าที่คิดครับ สิ่งที่ผมเล่ามันเป็นแค่ส่วนนึง ซึ่งการบริหารโครงการมันต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ควบคู่กัน

ความหมายของศาสตร์คือ องค์ความรู้อย่างนึงนะครับซึ่งถูกรวบรวมไว้จากประสบการณ์ การสังเกต ทดลอง และข้อสมมติฐาน สำหรับศาตรส์ในการจัดการโครงการ ทางสถาบัน PMI ได้มีการรวบรวมองค์ความรู้ในการบริหารโครงการจาก PM ทั่วโลกซึ่งก็มาจากประสบการณ์ ปัญหา และอุปสรรค ของ PM เหล่านั้น โดยสรุปออกมาเป็นหนังสือชื่อ PMBOK Guide และในทุกๆ 4 ปี จะมีการ update เนื้อหาหนังสือ โดยเวอร์ชั่นล่าสุดของหนังสือคือ 6th edition เท่ากับว่าถูกใช้กันมากว่า 24 ปีแล้ว

ความหมายของศิลป์คือ สิ่งที่ใช้ความรู้สึก ประสบการณ์ สัญชาตญาณ ความสามารถส่วนบุคคล ซึ่งผมมองว่ามันเป็นทักษะอย่างนึงที่คนเราสามารถฝึกกันได้ครับ เช่น ทักษะการเจรจาต่อรอง ทักษะในการประนีประนอม แต่การจะมีทักษะเหล่านี้ได้ จำเป็นต้องมีความรู้ก่อนครับ เมื่อรู้แล้วก็ต้องลงมือทำ ทำซ้ำๆจนเกิดเป็นความชำนาญนั่นเอง

องค์ความรู้ที่ว่ามีอะไรบ้างที่ Project manager จำเป็นต้องรู้?

PMBOK Guide ได้แบ่งองค์ความรู้ในการจัดการโครงการออกเป็น 10 หมวดหมู่ด้วยกัน ได้แก่

  1. Scope management เกี่ยวกับเรื่องการเก็บความต้องการ กำหนดขอบเขตของงาน ว่างานไหนทำ และอันไหนไม่ทำ
  2. Time management เกี่ยวกับเรื่องของการประเมินเวลา การหาเส้นทางวิกฤต หรือ critical path การบริหารจัดการเวลา
  3. Cost management เกี่ยวกับเรื่องการประเมินราคาต้นทุน การควบคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ภายใต้งบประมาณที่จำกัด
  4. Risk management เกี่ยวกับเรื่องการประเมินความเสี่ยง การป้องกันความเสี่ยงต่างๆที่จะเกิดขึ้นกับโครงการ
  5. Quality management เกี่ยวกับเรื่องคุณภาพของงานหรือ สินค้า การวัดและการตรวจสอบความถูกต้อง
  6. Resource management เกี่ยวกับเรื่อง ของการบริหารคน การฝึกอบรม การเตรียมคน และรวมไปถึงการวางแผนการใช้วัตถุดิบต่างๆ
  7. Communication management เกี่ยวกับเรื่องของการสื่อสาร ในที่นี้ไม่ได้หมายถึงเฉพาะการคุย แต่รวมไปถึง การนำเสนอ การประชุม การจัดทำรายงาน และการติดต่อประสานงานต่างๆ
  8. Procurement management เกี่ยวกับเรื่องการจัดซื้อจัดจ้างหน่วยงานภายนอก รวมไปถึงการตรวจรับงานของ outsource ด้วย
  9. Stakeholder management เกี่ยวกับการจัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ อาทิเช่น ลูกค้า โปรเจคสปอนเซอร์ คนในทีม โดยเราต้องคอยติดตามการให้ข้อมูลข่าวสาร เอาใจใส่กับ key stakeholder อยู่ตลอดทั้งโครงการ
  10. Integration management นำองค์ความรู้จาก 1 -9 มาประยุต์ใช้ในการวางแผน การดำเนินงาน การติดตามและควบคุม เสมือนกับการต่อจิกซอร์นั่นเอง

ถึงตรงนี้ผู้อ่านคงได้คำตอบแล้วนะครับ ว่าจะเริ่มต้นเป็น project manager อย่างไร ?
คำตอบคือ
เราควรเริ่มจากการศึกษาจากองค์ความรู้ในด้านการจัดการโครงการก่อนเป็นดีที่สุดครับ ซึ่งก็มี 2 วิธีด้วยกัน

  1. ศึกษาด้วยตนเอง จากการอ่านหนังสือ หรือดูวิดีโอสอนจากในอินเตอร์เน็ท (ส่วนใหญ่เป็นภาษาอังกฤษ)
  2. เข้ารับการฝึกอบรม (ถ้าหากคุณขอให้บริษัทส่งไปอบรมได้ อันนี้ถือเป็นโอกาสที่ดีรีบคว้าไว้เลยครับ)

การศึกษาด้วยตนเองกับฝึกอบรมอันไหนดีกว่ากัน?

อันนี้ผมคงตอบแทนไม่ได้ ขึ้นอยู่กับแต่ละคน แต่ผมจะเปรียบเทียบถึงข้อดี ข้อเสียละกัน

การศึกษาด้วยตนเอง
ข้อดีคือ ค่าใช้จ่ายถูกครับ หลักๆก็มีค่าหนังสือ ค่าวิดีโอสอน
ข้อเสียคือ ใช้เวลาศึกษานาน ไม่มีใครมาคอยชี้แนะแนวทาง เสมือนว่าเราเดินบนเส้นทางที่ไม่มีแผนที่หรือคนนำทางนั่นเอง

เข้ารับการฝึกอบรม
ข้อดี คือมีคนสรุปมาให้เราแล้ว เหมือนม่าๆกึ่งสำเร็จรูป ที่ผมเปรียบกับม่าม่ากึ่งสำเร็จรูปเพราะว่า มันยังต้องเอาไปต้มอีกทีถึงจะกินได้ ที่ผมกำลังจะบอกก็คือ ถึงแม้จะมีคนสรุปมาให้แล้ว คุณก็ยังต้องเอากลับไปอ่านเองและ ฝึกฝนอยู่ดี ไม่ใช่ว่า อบรมเสร็จแล้วจะทำให้คุณทำเองเป็นเลย เพียงแต่ว่าข้อดี คือมันจะช่วยล่นเวลาในการลองผิดลองถูก ซึ่งตรงนี้สำหรับผม มองว่ามันสำคัญนะครับ ผมเองเป็นคนนึงที่เลือกเส้นทางแรก คือศึกษาด้วยตนเองมาก่อน ลองผิดลองถูกอยู่กับมัน ซึ่งณเวลานั้นก็ไม่รู้จะถามใคร จะถามที่ทำงานก็ไม่มีใครเขามาสอนกัน ไม่รู้ว่าสิ่งที่ตัวเองกำลังทำอยู่มันถูกต้องตามหลักการไหม จากตอนนั้นจนถึงตอนนี้เวลาและประสบการณ์ รวมถึงความมุ่งมั่นก็ทำให้ผมสามารถเป็น project manager มืออาชีพได้ครับ

สุดท้ายนี้ผมเองก็เชื่อมั่นว่า ผู้อ่านที่อยากจะเป็น project manager ถ้ามีความตั้งใจ รู้จักเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ พร้อมทั้งปรับปรุงในสิ่งที่ตัวเองผิดพลาดอยู่เสมอ ก็จะสามารถเป็น PM ที่เก่งได้ครับ

หากท่านใดมีคำถามสงสัย หรือ อยากให้ผมแนะนำ ก็ เข้ากลุ่ม facebook PMP Thai ที่ link ด้านล่างแล้วเขียนคำถามทิ้งไว้ได้ครับ ยินดีให้คำแนะนำ และคำปรึกษาฟรีครับ https://www.facebook.com/groups/204783553718900/