你的大腦也必須整理！UIUX 設計師也必須學會的管理方法。
一整天工作下來 “Busy like a bee” 但卻沒什麼成效嗎？也許你可以參考我所使用的工作流程，也訂製一份你自己的哦！
Hi，大家好，我是 Stacy – 擁有對設計的無限熱情，在高中讀農業、大學唸工業設計、非本科系轉戰 UIUX 領域的 Stacy！
相信在 「4/12 monospace 的分享會」 中，對於一閃而過的投影片大家肯定來不及筆記吧！沒關係，這邊我將會分享「經過大學 4 年 + 工作 2 年的淬煉」後，我所使用的工作流程、輔助軟體。以及我是如何決定 / 或遇見這些軟體及服務的呢？將會在以下一一分享給大家。
把舊有的經歷轉化：專題設計課的好處就是 — 學會專案管理
以前讀產品設計系時，專題課的教授常常會要求我們要達成某個設計目標，並給我們時間去達成，但我自己在前2年專題課卻老是做不出心目中的產品。當時我幾乎不會排日期，就是一直做、日日夜夜地做作品到交作品的那一天（所以我當時一直熬夜，哭泣…）。
但在失敗無數次之下，也慢慢摸索出了自己的管理法 —
在規劃上，我把每次的專題當作一個「專案」，拆分成幾個「大項」、大項之後有「小項目」。而這些小項目就列入 「Todo-list」 。
而在時間上，我會在拿到目標的「當天」花一個下午至一天的時間，完整規劃每個 deadline 以及 預想可能會發生的事（留時間做緩衝）。排好後固定「每週日晚上」排下一週所有的 todo 項目。
時間一旦排定好後，下一個案子，同樣的方式也能夠沿用。這是一件不用思考就可以直接執行的事情、習慣，如此一來能夠大幅提升你在執行事情上的效率，達到自動化的效果。不必耗費力氣在這步做完後，不斷想下一步該做什麼、下下步該做什麼，很方便吧！（笑）
管理每個時程，然後呢？ — 以「人」為本地運用各種服務
學會了目標拆分、時程管理的方法之後，依照自己的需求為自己「挑選合適的載體 (軟體或服務) 」將會大大提升效率。畢竟市面上沒有這種專門專案管理的筆記本、在移動日程、設定提醒時間上也不便許多，對吧？
為了依照我自己的需求來找可用的軟體，而不落入為用而用的窘境，我沒有選擇大家推薦好用或評價高的app直接使用，而是反向地將我平時工作的主要需求寫出來，並且分為兩大類：
一、資訊整理 — 靈感或隨筆等暫存資料 / Todo List / 內化過後可以拿來複習的資訊
二、團隊溝通 — 視訊和文字溝通
Tip: 你可以將需求寫出來，更便於挑選服務喔！
資訊整理 — 筆記 & 想法的暫存空間
首先來說說「資訊整理」的部分，因為我現職是「人機介面設計師 (UIUX designer) 」，因此時常需要紀錄一閃而過的靈感，草圖會散落在各種地方，因此我會有「將草圖整理起來放在同一本數位筆記」使用的需求。而我同時也希望這可以不單單是整理靈感和圖像，我能加上「註解」和「團隊的會議紀錄」，如果能結合「每天工作記錄的追蹤」就更好了！
於是我找的軟體最基本要有這幾個功能 — 可嵌入圖片、文字註解、日期排序，在市面上這樣的軟體有好幾個：注重寫作體驗的 Ulysses、Bear； 很多人會拿來當第二大腦的 Evernote、Onenote …..等，因為很多所以我在這裡就不多贅述，依然著重在我是如何挑選這些軟體的，及使用心得囉。
最後我挑選了 Bear 這個軟體，現在似乎改名「熊掌記」但我很喜歡它的英文名，非常簡單俐落。我選擇它，當然是因為他能夠基本的符合我的需求 — — 可以用來寫會議記錄、工作進度追蹤（我是每天寫的，有時如果不多，我會寫在一起）、並且支援手機拍照並可以快速的放上圖片，這樣我的草稿就有地方整理啦。特別的是它使用 # 字功能可以加入 Tag ，一個 Tag 就像資料夾，Bear 會自動建立這個 Tag 的資料夾，你可以在同個分類下再放下許多 tag 標籤去整理你的筆記。
缺點的話，Bear 並沒有表格的功能，所以要做表格會比較不方便，這部分我會用 airtable 做好，放上網址在 Bear 做整理和註解。並且沒有可以調整圖片大小的方式（這代表我不能嵌進太多圖，不然就會需要一直往下拉，使用者體驗並不是那麼好），我的解決方式是建立一個新的筆記把圖片分類放在裡面，再使用 Bear「筆記之間可以互相連結」的功能連到當日的筆記來，這樣也是可以解決問題的喔。
資訊整理— 一起床就知道今天有什麼待辦事項：建立 Todo List
剛剛說過專案管理拆分到「大項目」後就要開始排每週、每天開始執行的「細項」啦。在這邊我會固定在「每週日晚上」檢視在 Timetree 上 (你可以使用任何行事曆軟體) 本週要完成的大項目（建立Deadline），將它拆成好幾個步驟分配在一週五天之內（我假日是不工作的，認真工作也要認真休息啊！ ），並且登記在 Todo app 中，而我使用的是 “things3” 。
它是一個使用體驗非常好的 APP ，有桌面版、手機版、平板版，因為所費不貲所以我只有買手機版跟桌面版。特點是使用上非常直覺，你可以建立專案、標目來分類你的 Todo。我最常使用的還是它的「今天」以及「今晚」功能，它可以幫助我將早上「在公司要做的事情」與「晚上要處理的個人私事」獨立開來，不用透過特地設幾點這樣麻煩的操作程序來達成，對我來說是超級方便的設計。
這是我用來規劃作品集的 Poject ，可以看到除了「今天 / 今晚」的功能外，
待辦還有備註和待辦內的細項，通常我會用它來再拆一些前置作業這類的，讓完成可以更順暢。
雖然這個軟體真的很好用，但他還是蠻昂貴的，這裡會推薦大家其實只要用自己手邊用慣的 Todo app 就行囉。我們最主要的目的還是讓每週的 deadline 大項目能順利地被「執行」，還有主管或工程師突然有事情拜託你做時，能馬上鍵入 Todo 讓我們不會忘記，這樣腦袋就不會因為要記的事情太多而爆炸啦～你一天、一週的行程可是都在裡面，被它記得牢牢的呢！
P.S.它也還可以建立標籤哦，通常我會分三種標籤：早上11點前 / 下午3點前 / 下班前 — 來分配所有的 Todo 要在哪時完成，一步一步來比較快啊。
資訊整理 — 第二大腦，整理、消化過的資料保存
當你將暫存的資料、靈感都放在 Bear ，利用 Things3 完成每天不用思考就知道要做什麼的超自動化流程後，你當然需要一個地方存放你已經學會的、消化過的資料！這時候，建立小小的個人wiki就非常重要了 — 你可以在你需要的時候將資料呈現給別人、所有研究過的項目都可以讓自己一翻就回憶想起當下在做的事情。
我自己曾經使用的、整理得比較完整的是「象印筆記 Evernote」，原因是它有協作、內嵌表格方便整理，而且可於所有平台使用。但這樣深入使用它後發現它其實不是很方便做「層級式、目錄式」的連結，而且在觀看時不斷點到「編輯」會讓自己蠻困擾的。
為什麼我會有這 2 個需求呢？在敘述我挑選的軟體如何使用前，我想必須談談「專注性」是有限的這件事。
專注力的價值
資訊爆炸的時代，保護「專注性」變得更重要。
「我們處於一個資訊爆炸的時代。」我相信大家都認同這句話，從炫目的廣告到不斷朝你丟來的 Newsletter 、臉書演算法為你推播的圖片和文章，無一不在向你招手：「Hey,兄弟！看我看我！」。而當你看了之後就會忍不住又看了下一篇相關資訊。於是當你抬起頭，突然發現 — 一個美麗的早晨就又這樣過去了。
你竟耗費了整天的「專注力」閱讀了你可能不一定記得的幾十篇文章，而沒有專注的整理一篇，內化成自己的，於是你看似了解其實也沒有真的那麼「了解」。這樣的場景是不是非常常見呢？
應用於挑選產品上
那麼拉回挑選產品、服務上，為了避免自己陷入這樣的處境，我會盡量為自己選擇能專一在一件事上的服務、產品，例如整理「消化過」資訊的「第二大腦」，我專注在 — 開啟這個「第二大腦」的服務時，我是希望檢視、複習這個過去「已經學習過的資訊」這件事上。
在這樣的目標下，原本的開發就是用於記事的 Evernote，其實就不那麼符合我的需求了。
它可以「編輯」和「搜尋到別篇有關鍵字但不相關」的記事，就成為了我的 Time killer。它讓我有機會在複習過去所學的狀況下無意識地又連到另一篇「無關」的筆記繼續看下去，看完這篇筆記再連結其他相關的筆記看下去。又或者我突然想到昨天還沒整理的資料，覺得「編輯」一下就好，於是耽誤了其他今天已經安排好的 Todo 。
於是我最近慢慢地嘗試轉向使用與我個人目的相輔的 國外工程師實驗性開發的「個人微型wiki」 — Tiddly，把它運用在自己個人生活或工作上。
但這部分目前也還在嘗試階段，或許試用一段時間後覺得好用也會再撰文跟大家分享囉！
團隊溝通
這部分因為目前公司的團隊很新，沒有太多的制度或規範，所以是使用新創業界大家常用、順手的 Slack ，它的好處就是可以串接的服務非常多。目前我們也才剛串進用來分享螢幕和視訊溝通的軟體 hangouts 及 zoom，只要在 Channel 中打上 /hangouts 、/zoom 就可以呼喚網址出現，讓大家點進來開會囉，非常好用！
小整理
那麼，以上就是我用來管理生活、工作，以更好地達成目標的方式。這個方法也是我用在規劃大學生活，規劃成為「平面設計師、介面設計師」的方式哦！不過如果要詳細地說我究竟是如何規劃大學生活，可能又要另外撰文了哈，此篇只先討論對於目前 「生活和工作的管理」 及 「團隊溝通」 的方式啦。
再複習一次我的資訊整理邏輯
Step1. 使用 Bear 「暫存資料」處理（靈感,隨手筆記,Meeting Note, 每日工作日誌….)
Step2. 使用 Timetree 進行「 Deadline」 排定
Step3. 使用Thing3 進行「執行面」每日、每週任務安排、需要的資訊備註。
Step4. Tiddlywiki 將內化的資訊整理在上面，用來觀看、複習「已知知識」
以及文內提到的軟體，提供官網給大家。
我目前所使用的：
- Bear
- Timetree
- Things 3
- Tiddly wiki
文末還是要呼籲使用者們，請秉持著軟體是「幫助你提升效率」的工具，而不是為用而用哦。類似需求的軟體有好幾套，先有需求再找軟體是最好的選擇！
雖然前人大大們都寫過軟體測評了，但有 Google 不到資訊、或希望我特別分享哪個服務的心得的，可以「在下面我留言」或訊息我囉。我非常樂意幫大家解答和分享～
希望這會對你在完成你的目標上有幫助，在成為優秀 UIUX 設計師的路上一起加油吧！
– April 22 , Stacy.
