Morgenstund hat Gold im Mund

Wie wir nun effektiver starten. Ohne früher aufzustehen.

Unser Team bespricht sich. Jeden Morgen. Maximal 15 Minuten.

Der Ablauf war dabei ursprünglich mal an Scrum angelehnt. Es gab drei Fragen, die jeder im Team der Reihe nach beantwortet hat:

  1. Was hast du gestern erreicht?
  2. Was ist heute deine wichtigste Aufgabe?
  3. Bist du irgendwo geblockt oder steckst fest?

Das ist das Rezept für ein kurzes und effektives Meeting. Du erfährst knapp, was läuft und spürst den sanften Druck, die Erfolge des Vortages zu bewerten und das Ziel für den neuen Tag zu setzen. Es ermutigt dich, Probleme auszusprechen und die Ideenkraft des ganzen Teams zu nutzen. So ist die Theorie.

In der Praxis verliert sich der Faden jedoch häufig.

“Teile 15 Minuten durch die Anzahl der Leute im Raum. Das ist die Zeit, die du mit Wörtern füllen musst.”

Meiner Erfahrung nach bringen die Fragen nicht jeden dazu, zu erkennen, welche Aufgaben gestern wichtig waren und welche heute wichtig sind. Im Zweifel klingen dann viele Sachen produktiver als wenige Sachen.

Jedenfalls führt das dann dazu, dass du am frühen Morgen schon ziemlich viele Gedanken haben oder hören kannst. Interessant, witzig, stressig, unnütz. Wenn du hier nicht aufpasst, bleibt von der morgendlichen Frische nur ein Hauch. Verbraucht.

Und damit fällt es erst mal schwerer, fokussiert in den Tag zu starten.

Nun haben wir vor einigen Wochen begonnen, unsere Projekte mit Kanban zu managen.

Jedes Projekt durchläuft dabei vier idealisierte Stufen. Die Status werden durch die Spalten eines Kanban Boards an unserer Korkwand dargestellt und die Projekte bewegen sich darin als Zettel von links nach rechts. Jeder im Team hat eine eigene Zeile für seine Projekte.

So laufen die Projekte durchs Board

Darauf basierend haben wir die Meeting Methode von Kanban ausprobiert:

  • Wir gehen das Board einmal durch. Zeile für Zeile. Jeweils von rechts nach links (entgegen des Projektflusses).
  • Jeder sagt etwas zum jeweiligen Projektstatus, sobald einer seiner Zettel an der Reihe ist.

Wir sind bis heute dabei geblieben.

Fokus, Teamwork und einen entspannten Kaffee mehr.

Mit den rund 100 Besprechungen, die wir damit nun durch haben, macht sich die Verbesserung unter mehreren Gesichtspunkten bemerkbar:

  1. Wir sind fokussiert. Es gibt am Kanban Board nur Projekte, die wichtig sind. Wir sprechen nur über Dinge, die damit zu tun haben.
  2. Wir sind kollaborativ. Der aktuelle Projektstatus und die erforderlichen nächsten Schritte sind jedem immer sehr schnell recht klar. Es gibt kritische Fragen und Hilfestellungen.
  3. Wir sind schnell. Füllen wir tatsächlich mal die Timebox von 15 Minuten, liegen wir deutlich über dem Schnitt.

Soweit so gut. Nun kann der Tag ja starten.

Was dann noch alles passiert, steht auf einem anderen Blatt. Ebenso vielfältig gestalten sich die Methoden und Werkzeuge, um den Rest auch noch möglichst wirksam zu gestalten. Schon allein deswegen erhebt dieser Artikel keinen Anspruch, für die eine oder andere agile Methode oder überhaupt irgendeine Systematik missionieren zu wollen.

Dennoch hat Kanban für uns ein Prinzip ins Spiel gebracht, das letztendlich den Unterschied gemacht hat: Visualisierung.

Raus aus dem Kopf. Ran an die Wand.

Sobald unsere Aufmerksamkeit auf die Zettel an der Wand gerichtet ist, stehen die Projekte im Mittelpunkt. Das hilft uns.

Wir sehen dadurch gedanklich nicht zuerst den gestrigen Tag oder den heutigen Terminkalender oder einfach nur alle Dinge, die gerade anstehen, ganz unabhängig von ihrer Bedeutung.

Wir sind sofort im Projekt. Wir sind da, wo es zählt und wir stellen die Fragen, die uns helfen, die richtigen Dinge zu wuppen.

Und damit kommen wir weiter.