Les OKR de la Team Del đŸ”„ !

Stéphane Millet
Apr 7 · 10 min read

AprÚs 5 ans de développement, la Culture et les Valeurs de la Tim del FUEGOOOO sont une de nos plus grandes fiertés avec Geoffrey.

En 2018, nous avons passĂ© le cap des 25 employĂ©s (montagne russe 🎱) et cela a Ă©tĂ© le moment pour nous de structurer le travail de tout le monde.

Cet article pour vous partager un élément de culture au travail, la mise en place des OKR et nos enseignements depuis les 6 derniers mois.


OKR : Tous ensemble !

Petite parenthùse qui permettra de comprendre notre utilisation des OKR. Chez Demooz, le travail s’organise en 2 grands ensembles :

  • Demooz Ambassadeurs : 4 PĂŽles Classiques (Tech, Care, Customer Success Management et Sales) pour une boĂźte B2B2C. Nous gĂ©rons la relation avec nos partenaires et notre communautĂ©. C’est le socle de notre entreprise.
  • Demooz Explorer : Depuis le lancement en Novembre, toute l’équipe dĂ©veloppe Explorer avec une organisation inspirĂ©e des SPRINTs des dĂ©veloppeurs web, adaptĂ©s pour des projets opĂ©rationnels. Un squad de 2 Ă  3 personnes prend la responsabilitĂ© d’un ensemble de tĂąches courtes mais qui auront un impact dĂ©cisif pour l’équipe, les membres ou le business.

Notre volontĂ© est de donner la possibilitĂ© Ă  tous de gagner en polyvalence et de s’épanouir sur des sujets diffĂ©rents de ce qu’ils traitent au sein de leur pĂŽle.

Quelques exemples : Marion (Care) se charge de la sécurisation des paiements. Beth (Care) se charge des Inside Sales. Arthur (Sales) se charge du ton décalé de notre communication.

ParenthÚse fermée.


Mise en place des OKR. Par oĂč commencer ?

L’équipe a bien grandi en 2017–2018. Et avec cette croissance est venue le besoin de clarifier nos Objectifs et l’organisation autour de cette mission qu’on s’est donnĂ©e avec l’équipe.

J’ai beaucoup lu sur la mĂ©thode Objective Key Results (dĂ©mocratisĂ©e par Google) et sur son utilisation dans le cadre des Start ups.

Si vous pensez à franchir le cap vous aussi, l’objectif de cet article est de vous partager certains tips, notamment sur :

  • Le travail de prĂ©paration
  • La dĂ©finition des objectifs
  • L’implication de tous les membres de l’équipe.

Il y a plein de ressources sur le sujet et je ne serai pas bien placĂ© du haut de nos 2 trimestres pour tout vous expliquer. À la place, je vais vous expliquer comment ça c’est passĂ© chez nous et comment nous avons, je crois, rĂ©ussi Ă  impliquer tout le monde avec succĂšs ;)


ÉtĂ© 2018 — Travail de prĂ©paration

Avant les OKR nous utilisions la mĂ©thode des Scorecards pour dĂ©finir le rĂŽle de chacun au sein de la structure. Cette mĂ©thode n’était plus adaptĂ©e pour nous car elle ne permettait pas d’avoir une vue globale des objectifs pour toute l’équipe, ni un processus de crĂ©ation commun des objectifs court-termes.

C’était vraiment notre volontĂ© d’arriver Ă  crĂ©er les objectifs tous ensemble. Cet Ă©tĂ© on s’y est collĂ© avec Geoffrey. Nous avions commencĂ© cette dĂ©marche de co-crĂ©ation sur Demooz Projet avec l’équipe, qui a abouti Ă  la crĂ©ation de Explorer. On a adorĂ© !

On s’est beaucoup renseignĂ©, suite Ă  une discussion inspirante avec notre pote Pierre de Fly The Nest, sur la mĂ©thode des OKR. À la lecture des premiers articles sur la mĂ©thode, ça paraissait comme une Ă©vidence.

Je pense que ce sentiment est un bon signal pour savoir si vous avez besoin des OKR ou pas dans votre structure.

En Septembre, toute l’équipe Ă©tait prĂȘte et on a dĂ©cidĂ© que c’est moi qui serai «OKR Master» – rapport au «Scrum Master», c’est Ă  dire en charge de l’adoption de la mĂ©thode en interne.

C’est une mĂ©thode qui prend avec elle pas mal de concepts. Il a fallu les digĂ©rer de mon cĂŽtĂ© et faire un travail de prĂ©sentation Ă  toute l’équipe afin que le mouvement ne soit pas top > down, mais puisse ĂȘtre du bottom > up.

Quelques concepts à maßtriser : OKR, Stretch Goals, Ownership, Virage, Cérémonie, etc. Tous ces concepts sont trÚs bien décrits en ligne notamment dans cet article et celui-là.


DĂ©marrage d’un cycle de 3 mois

Je vais vous partager la version actuelle de nos OKR mais nous avons ajuster la mĂ©thode Ă  la fin de chacun de nos cycles. Quoi qu’il arrive, les OKR seront propres Ă  votre organisation en fonction de comment vous vous appropriez la mĂ©thode.

Une Mission claire et motivante

Les OKR sont organisĂ©s sous forme de pyramide. Avec au sommet, la Mission Ă  laquelle rĂ©pond la boĂźte. C’est le cap ! Long terme et visionnaire.

Toujours dans une volontĂ© de prendre en considĂ©ration les inputs de tout le monde, Geoffrey a donc commencĂ© par documenter l’équipe sur la notion de Mission pour une Start up.

À la lecture des certains articles clefs, nous avons demandĂ© Ă  tous les collĂšgues de rĂ©flĂ©chir Ă  comment ils dĂ©finiraient la Mission de Demooz. Geoffrey et moi avons ensuite compilĂ© les retours pour arriver Ă  une phrase simple mais impactante, qui reflĂšte notre volontĂ© de crĂ©er une Start Up qui a un vrai impact sur la SociĂ©tĂ© :

“La mission de Demooz est de garantir l’accùs aux nouvelles technologies gratuitement au plus grand nombre, grñce à la puissance communautaire.”

OKR Niveau 1 : un Sprint de 3 mois !

L’étape suivante est de mener une rĂ©flexion assez globale sur 2, 3 ou 4 Objectifs majeurs Ă  Ă©clater sur les 3 prochains mois pour avancer dans la rĂ©alisation de cette Mission. On se parle donc d’Objectifs court-terme et rĂ©alisables.

LĂ  encore la dĂ©marche est d’impliquer tout le monde. Nous envoyons un Typeform comme celui-ci Ă  toute l’équipe, stagiaires compris, pour qu’ils partagent au reste de l’équipe leur vision de la stratĂ©gie Ă  adopter.

Geoffrey et moi avons nourri notre réflexion stratégique de tous ces éléments avant de les valider avec les Managers.

Pour information, au dĂ©part, nous menions la rĂ©flexion sur ces OKR Niveau 1 Ă  6 avec les Managers, ce qui s’est avĂ©rĂ© ĂȘtre assez compliquĂ©. Cela gĂ©nĂ©rait de la frustration alors que le fait de prĂ©senter une version bĂȘta aux Managers, que l’on retravaille Ă  6 puis valide ensemble fonctionne trĂšs bien pour nous.

Exemple de nos Objectifs Niveau 1 — il convient de les accompagner des Key Results qui vont permettre d’atteindre ces Objectifs :

Nous avons en tout définis 4 OKR Niveau 1 qui permettent de réaliser la Mission que nous nous sommes donnée.

OKR#2 : L‘union fait la force

Chaque PĂŽle se rĂ©unit ensuite, pour rĂ©flĂ©chir au Niveau 2 : comment l’équipe va-t-elle impacter les KR Niveau 1.

Ils dĂ©finissent ainsi les OKR Niveau 2. Voici un exemple pour le KR “Growth comme jamais”. La lecture se fait comme ceci :

Pour impacter le KR Niveau 1, 50% de croissance sur les ventes Explorer tous les mois, l’équipe “Pink Sexy” (don’t ask ahah) rĂ©alisera diffĂ©rents tests de Growth Hacking jusqu’à trouver un canal fiable d’acquisition. Le KR Niveau 2 sera le nombre de tests menĂ©s sur la pĂ©riode. Le Stretch Goal est Ă  50 tests.

Une fois que tous les pÎles auront définis leurs OKR#2, nous avons remarqué que des doublons pouvaient apparaßtre.

Pour Ă©viter cela, je me charge (COO) de faire un 1:1 avec les managers de chaque pĂŽle, mettant ainsi en avant les doublons.

1:1 avec l’OKR Master

L’objectif de ce 1:1 est de :

  • Challenger le choix des metrics si besoin.
  • Confirmer que nous avons bien les moyens de mesurer les metrics dĂ©finies.
  • S’assurer que l’objectif est bien un Stretch goal

À la fin de ces sessions de 1:1, les OKR Niveau 1 et Niveau 2 sont posĂ©s sur le papier.

Présentation dans un Spreadsheet ouvert à tous

La question de la prĂ©sentation en ligne est assez compliquĂ©e s’il y a trop d’objectifs – nous avons d’ailleurs rĂ©duis le nombre d’objectifs.

Dans notre cas, nous avons optĂ© pour un Spreadsheet qui prĂ©sente tout de mĂȘme l’avantage de pouvoir avoir une vision globale (1 des objectifs des OKR), avec un code couleur simple.

RĂ©union de prĂ©sentation (1h30) — Relecture et questions de la Tim del Fuego

Cette partie du process a Ă©tĂ© douloureuse par le passĂ© car nous utilisions cette rĂ©union pour challenger/valider les OKR, tous ensemble. RĂ©sultat Ă  la fin, les OKR n’étaient pas bouclĂ©s, et beaucoup de frustration.

Dorénavant, les OKR sont validés lors des 1:1 et cette réunion a pour but la présentation des réflexions de chaque PÎle.

L’avis de tout le monde a Ă©tĂ© pris en compte en amont, et les Managers ont validĂ© ensemble la cohĂ©rence de leurs OKR Niveau 2 par rapport Ă  ceux des autres groupes. On peut avancer sereinement.

En amont de la rĂ©union, j’envoie le spreadsheet global Ă  tous les membres de l’équipe. Tout le monde peut prendre le temps de regarder les OKR dans leur ensemble et d’envoyer des questions / demandes d’éclaircissements qui seront toutes posĂ©es lors de la rĂ©union.

La rĂ©union sert ainsi Ă  clarifier et/ou donner des explications sur des choix co-construits pendant le processus. Des micro ajustements peuvent ĂȘtre faits mais Ă  la fin de cette RĂ©union, les OKR sont TER-MI-NÉS !

Cérémonie Affichage

Cela prend Ă  peu prĂšs 40 min et c’est le moment de prendre un petit dĂ©j tous ensemble, de prendre une grande bouffĂ©e d’air et de plonger pour 3 mois.

En interne on utilise Notion au quotidien (ca pourrait faire un article Ă  lui tout seul ❀).

Une fois affichĂ© sur le mur, on reprend les OKR dans Notion Ă©galement pour avoir un outil de suivi au quotidien (sur l’ordi, le tĂ©lĂ©phone, etc). Cela prĂ©sente aussi l’avantage d’avoir une vue globale et/ou perso :

Tim del đŸ”„ — Global
Steph — Perso

Cérémonie clef : le Virage !

Ce qui est primordial pour des Objectifs, c’est de motiver les troupes. Surtout sur des objectifs court-termes comme dans le cas des OKR.

Il se peut parfois qu’aprĂšs seulement 3 ou 4 semaines sur un sujet, un squad ou une Ă©quipe rĂ©alise qu’elles/ils ne sont pas Ă  l’aise avec un objectif (la stratĂ©gie, la metric ou autre).

Un bon signal est quand naturellement, vous commencez à suivre une autre metric en plus de la metric déterminée auparavant.

Le Virage est lĂ  pour ça ! À mi-chemin (6 semaines), nous envoyons un typeform aux managers pour savoir s’ils ressentent ce genre de difficultĂ©s avec un OKR. Si oui, il est possible de dĂ©vier un peu la trajectoire (virage) pour dĂ©rouler sur les 6 semaines restantes.

Un exemple pour nous, nous avions fixé un stretch goals trÚs haut pour notre croissance Explorer en terme de nombre de ventes.

Au lieu de motiver l’équipe il avait l’effet inverse : il nous Ă©crasait car on voyait Ă  quel point on en Ă©tait loin. AprĂšs discussion avec le Board, nous avons rĂ©alisĂ© que changer cet objectif pour un objectif de 50% de croissance TOUS LES MOIS Ă©tait un objectif beaucoup plus accessible, progressif et donc motivant.

Guess what ? On a fait les chiffres! đŸ”„

Fin d’OKR — Faire le bilan

Lors de la 11Ăšme semaine, il faut prĂ©voir (et prĂ©venir) toute l’équipe qu’est venu le temps de faire le bilan et renouveler les OKR.

Ce qui est gĂ©nial, c’est que chaque OKR Niveau 2 a une metric bien identifiĂ©e. Du coup il est possible de donner une note entre 0 et 1 pour chaque rĂ©sultat.

En faisant des moyennes, j’arrive Ă  noter la vĂ©locitĂ© de l’équipe sur les OKR Niveau 2, donc sur les OKR Niveau 1 et encore sur les OKR Demooz au global.

Les Stretch Goals Ă©tant volontairement trĂšs ambitieux, tout le monde peut ĂȘtre satisfait d’avoir une note globale entre 0,6 et 0,7 sur 1.


Les apprentissages

Si vous allez vous lancer dans les OKR, voici nos apprentissages 6 mois aprĂšs :

  • Tout le monde a adoptĂ© la MĂ©thode.
  • C’est particuliĂšrement utile pour les Ă©quipes opĂ©rationnelles, un peu moins pour les Ă©quipes techniques.
  • Il faut quelqu’un qui organise et donne le ton – OKR Master.
  • Long travail de comprĂ©hension / prĂ©paration 1 mois avant le dĂ©but de vos OKR.
  • VolontĂ© commune de se lancer ! Tout le monde est mis en avant dans les OKR. Si vous croyez Ă  l’autonomie dans le Management, il faut y aller!
  • De la friction au dĂ©marrage : les premiĂšres rĂ©unions et discussions peuvent gĂ©nĂšrer du conflit, ce qui est positif, car Ă  la fin cela permettra d’adapter les OKR Ă  votre structure.
  • Il faut 1 Ă  2 trimestres de rodage.
  • Ne pas oublier de rester pragmatique agile. Le cadre thĂ©orique ne demande qu’à ĂȘtre adaptĂ© en fonction de vos besoins.

OK, Ă  vous de jouer ! Si vous avez des questions je suis dispo par mail (stephane@demooz.com) et en commentaires ici, avec plaisir.

Si vous utilisez vous mĂȘmes les OKR, n’hĂ©sitez pas Ă  partager votre expĂ©rience en commentaires.

Bonne prĂ©paration si vous envisagez dĂ©sormais de vous lancer, ça va ĂȘtre le đŸ”„!

Thanks to Geoffrey Vidal. 

Stéphane Millet

Written by

COO @Demooz. Our mission is to give anyone a +500€/month job to get easy access to new technologies.

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