30歲轉職筆記(下)
延續上篇(由此去)的自我探索與目標設定後,我們來聊聊面試。
面試是什麼?我認為是企業與求職者在沒有一起工作過的前提之下,雙方互相「想像」未來一起工作的樣子,並「想像」彼此能帶來什麼正效,因此對方檢視你時,你也在檢視對方,這是一個雙向的過程。
當然,因為沒有一起工作過,不清楚你的能力與價值,工作經驗說得再輝煌,非同領域者無法理解其影響力,因此有些面試會請你先考試(通常是邏輯、英語或案例分析),確認基本能力之後,再進入面試。關於我所遇過的面試的類型在文末第五點中會介紹。
如果你對這份工作很認真,一旦進入面試後,就得全力以赴好好面對,不得抱持僥倖打諢心理,每一次的對話都是絕無僅有的珍貴機會。
請記住世界有多麽小,做人敘事要以誠懇為準則。誠懇並不一定會讓你被記住,但如果態度輕率,又顯得完全沒準備,絕對會令人留下深刻印象。這時最好祈禱以後在職場上不要遇見曾經的面試官。
3. 面試攻略
3–1 心態真切誠實
面試時的心態很重要,在這裡奉勸各位「誠實」為上策,我個人對誠實的定義是:有幾分能力說幾分話,不必謙虛,但也不能誇大。因此,誠實完全是根據你對自己的能力到底了解多深。
根據上篇的練習,你應該已經充份審視過自己在職場上的價值與能力,對於自己在之前每項任務中的角色也清晰許多,哪些事沒有你就不會發生,這是你所「主導」的項目;哪些事有了你做得更好,這是「協助」。釐清自己的角色,用正確的動詞去描述自己的角色是非常重要的。
以前我在面試時,常常會過度謙虛,把自己縮得好小好小,做八分事只講六分,也許是沒有自信,這樣的後果會讓面試官誤判你的能力。現在我遇到面試時,會先把JD的應徵條件當成一個checklist,有相對應的經驗就盡可能好好地呈現,沒勾選到的我會在面試的結尾補充說明,提醒面試官:「哈囉~這些條件你要的我現在沒有喔!但我非常有興趣,學習能力也很快速,請務必考量進去。」要怎麼權重是面試官的決定,你的責任就是善盡告知義務並表達積極的心。
誠實,是對於自己擁有的能力與經驗給予相應的正面肯定,並當感受到對方的期待時,對於自己所不足的能力據實以告。
坊間教導面試技巧時,常道「隱惡揚善、展現自信、包裝自我」,這當然正確,但如果沒有以誠實做基礎,便很容易造成對方錯誤期望。錯誤期望常常會造成上任後無止盡的痛苦。
3–2 傳記式自介
履歷的目的是要盡可能讓面試者快速審視,挑選出符合資格的,因此需簡單扼要(最好點列式);自介,是進入到面試之後幾乎每一關都會遇到的問題「好,請你自我介紹一下吧」。
請記住,不是每個面試官都會先看過你的履歷再面試你,有時候是招募人員先挑選好了,做個筆記,然後pass給面試官,一整天忙下來還忘記看,都是跟你面對面了才開始看履歷。
所謂傳記式自介(自己發明的詞)跟履歷的差別在於自介是帶感情的,是有人生主軸的。有人生主軸的故事更讓人容易記得。而且你可以控制要highlight的重點篇幅要多大,要展現多少自信。
自介的主要目的有二:
1. 讓對方記得你、快速了解你
2. 對方心中也有個checklist,用自介影響他,讓他不停地打勾
首先,開個 Google Doc,雲端文件好處多多,可以隨時練習並補充資訊。
再來,思考屬於你的人生主軸是什麼?每份工作的內容是否有共通點?找出來之後依照履歷的架構列出大綱(通常面試官會邊聽你講話,邊對照履歷,照結構準備故事可讓面試官跟上你的節奏。)如下圖所示:
我總共只有五年多的工作經驗,這中間雖然有做一些新創的專案、接案等工作,但都不是占用到太多時間,也與人生主軸不太符合,因此我挑出最主要A、B兩大工作來延伸發展。每項工作都有清楚的角色描述、舉例與技能。
小技巧:把 JD裡面的符合自身經驗關鍵字找出來,填在對應的位置,撰寫的時候就可以很自然而然的囊括進去面試官想聽的內容。那些關鍵字也許就是面試官心中的 checklist.
準備的時候有架構會幫助思路清晰,也可節省時間;但在面試當下,必須融會貫通,用「說故事」的方式敘事。特別自豪的案例可加強語氣,用苦惱口吻描述一些當時所遇到的挑戰,最後輕輕用一抹自信與從容描述解決辦法。
3–3 準備凸顯能力/特質的小故事清單
當你輝煌地自介後,面試官這時對你的工作經歷已經差不多有個底了,通常他們會再針對一些個人特質或解決問題的能力加碼問一些負面表述問題。這類型的問句大多像這樣:
你有沒有遇過什麼 [負面的情況],當時你怎麼處理的?你過去有遭遇過什麼挫折,然後怎麼面對?
這類的問題不外乎是要測試你的 1) 分析並解決問題的能力; 2)抗壓與自我修復的能力; 3)公司著重的特質彰顯
像這類的題目是大多數面試都會遇到的,建議可以先準備起來。可根據特定職位或公司型態所需要的能力來準備,例如新創公司可能更看重組織力、解決能力、處理失敗的能力,大公司看重跨部門溝通能力、團隊領導力等等。我自己是準備了領導力、說服力、挫折克服力、問題分析力各一則故事。
當然,如果你本身沒有相應的故事也不用硬找,重點還是要放在故事如何彰顯你身上最優秀的能力。在敘說這類故事時,有清晰的邏輯架構是非常重要的,就算故事內容很棒,但東拼西湊的敘事方式往往會讓面試官抓不到重點,而讓這則故事打了折扣。敘事方式請遵從STAR的原則,:
Situation: 問題當時的情況、背景
Task: 你的角色以及要解決的任務
Action: 你如何用行動來解決
Result: 結果與學習
(請注意,勿把前公司未公開的機密資訊放在故事中)
一些問題提供各位準備靈感:
- 可以分享你過去曾在工作上展現領導力/說服力/組織力的例子嗎?
- 你有遇過什麼企業問題或挑戰,是需要運用你的分析能力去解決問題的嗎?
- 你有遇過什麼重大挫折或失誤嗎?如何處理?
3–4 徹底調查企業
調查企業有兩個目的,其一是了解自己和這家企業「合不合」,其二,是為面試打好基底。我將調查的方針分為兩大類,如圖所示
當然,你在投履歷前已經做過第一輪篩選,根據公司品牌形象、產品線、職務等選出想要更進一步面試的職缺。不過,一家公司是否適合自己、它現在及未來的狀況如何,可能還需要更深入了解才會知道。想了解到底要調查什麼,就必須在面試前,先「想像」自己在這裡工作的情境。
比如說,你會想知道這個團隊的人氛圍怎麼樣?主管的風格?是否會需要進行跨部門溝通?部門間的化學反應如何?公司是團結還是分小團體?公司最需要什麼樣的人才?決策層級複雜還扁平?
這些都屬於“人”的問題,人的問題是最隱晦複雜,最難找到資訊的,卻往往是影響你最終選擇的要素(想想有多少人離職是因為人的問題)。人的問題,最清楚的莫過於在職或離職的員工了。
這時候你會發現累積至30歲的人脈很有用處,也是實證六度分隔理論(社群上是3.57度)的好時機。朋友,或是朋友的朋友,都可能有人正好是在/離職的員工,只要誠心誠意表達你求職的興趣與動機,(以及平時做人不要太差),我相信朋友都是很樂意幫你牽線的。線牽到之後,剩下就得看你自己問問題的分寸拿捏了。
過來人提醒:
動用自身人脈時,如果感到「不好意思請他幫忙」,就表示這個人情欠下去,可能不是還一兩頓飯如此簡單而已,如果對方感到為難卻沒熟到可以直接說,最糟可能是對方幫完你之後,朋友緣分也盡了。建議還是另選更信任且親密的朋友,避免人情債台高築啊!
除了人之外的資訊,另一方面也要熟悉公司業界的狀況,才可以在面試時展現自己對公司的充分了解,進而找到機會展現自己的價值。
這類型的資訊通常都是公開可循的,只不過散佈在各地,要花時間搜集並消化成自己的理解。腳踏實地的爬網站、閱讀新聞、調閱報告,並且認真的去分析是唯一辦法。這其實跟廣告公司的「比稿」概念一樣,當客戶面對每家都說自己最棒的代理商時,通常決勝點就在於是否夠瞭解客戶的產業,唯有當你展現出紮實的搜集與研究技能、透徹的產業全貌觀點、專業正確的理解能力,甚至指出客戶所沒注意到的機會點時,才能獲取客戶的信任,吸引他與你合作。
3–5 提案準備
什麼!面個試還要準備提案,太費工了吧!!
不不不,這個步驟,是我自己經歷多次面試過後發現很有用的辦法,除了可以直接展現你的能力之外,更重要的是可以由被動方轉為主動方,掌控面試的流程。
讓我們回顧一下面試官的必問題目:
你對我們公司有什麼了解?
你知道我們的主要競爭者是誰嗎?你怎麼看?
你覺得我們怎麼做會更好?
你覺得你可以為公司帶來什麼價值?
這些問題如果你的提案都可以回答,那麼你何不在一開始就展現出來,對面試官說:「等等,我準備了一份簡報,可以回答您問的這個問題,其實我已經思考過並做了一些分析,您會有興趣聽聽我的簡報嗎?」面試官就是想了解你的思考邏輯跟分析能力啊!如果你對自己的表達能力有自信的話,簡報更能突現此優勢。至少我目前還沒遇過面試官說:「不要,我沒興趣,請一題一題回答我。」
在上一步驟3–4關於業界的問題中,如果你搜集了夠全面的資料,並加以消化分析,你所累積的工作經驗會讓你腦中自動產出一個「機會點」,而這個機會點會自然而然反映出你可以提供的價值。
我自己是行銷背景出身,因此較擅用一些行銷分析工具來找機會,我的提案架構如下,請參考:
- 市場現況:這裡要顯示你對公司所在的產業的了解。可畫出商業模式,並針對裡面的Key player(e.x. 消費者/平台/供應商)做趨勢研究。消費者的行為趨勢是否有利於此公司產品銷量?整體市場預估產值為何?公司的市佔率為何?通常找到的資訊會充滿數字,你要能正確理解數字所代表的意義為何。
- 競爭者分析:可以用表格羅列出競爭者,並比較每家在服務或產品上的差別為何?使用族群的規模差別?在消費者心中的形象為何?功能及定價的差別?
- 差異化分析/定位:這裡要顯示你對公司在此產業所處的位置是否了解。要思考公司的產品/服務的優勢,可以從定價、品牌形象、技術、售後服務及其他附加價值來思考,公司有什麼優勢是競爭者難以超越的。
- SWOT分析:這是行銷基本工具,對於了解一家公司非常有用,在此就不多說了,前述1~3點之整合後,SWOT也會漸漸浮出水面。
- 市場區隔及消費者分析:這個市場中的客群樣貌為何?他們的消費頻次、客單價為何?如何區隔出最有潛力的市場?你所觀察到的消費者洞察是什麼?不是所有資訊都能找得到,但是必須盡力用各種方式挖掘出來,你可以訪問幾個周遭的使用者、加入FB社團、爬 ptt 心得文或是直接Google 搜尋,也許會直接找到前人所做的分析。
- 我們的機會點:我建議機會點可著重在策略面即可,到這邊就可以做個結論收尾,給面試官QA(對,你可以掌控流程)。執行面過於瑣碎又牽涉到預算、資源等,面試官如果是高位主管,通常不會問你執行面的細節,可以想幾個方向放在心中即可。
上述只是我在理解一個產業時常用的工具,如有興趣可以去MBA智庫百科了解更多。總歸一句,無論你用的是什麼工具、中間你如何分析整理資訊,你的提案最終必須導向一個機會點,那個機會點將凸顯你的價值所在。
整理方法:建議你可以開一個 Google Slide(再度幫前公司打廣告),依架構每一頁放一個標題,邊找資訊時就邊將資訊貼在所屬頁面上,整理簡報時順便整理自己的思緒,最後你會發現,這個提案是水到渠成。
這邊無私分享一個我為面試做的提案,保護文字說在前頭,這是為面試做的,完全都是從網路上公開的地方查找到的資訊,所以可能不完整不準確,參考就好。
4. 分析與抉擇
最後要來分享一下如果拿到多個 offer 的話該怎麼考量。其實這要回到上篇的第一點,你的工作觀是什麼?什麼對你來說是最重要的?你期望從一個工作中獲得什麼?將幾個影響要素列出來,並仔細思考它所佔的「權重」,將可幫助你更理性客觀的選擇。
例如我自己想得比較多,除了公司及職缺內容之外,在這份工作中所成長的技能、團隊氣氛、主管的風格、公司經營狀況、對我未來職涯的發展等等,都是我考量的要素。每次面試時,我都把對方當作是這個產業的前輩,而非只是面試官,他比我在這個公司久、接觸過更多來來去去的人才、也有比我厚實的產業經驗、對這個產業的未來了解比我深,而我如果進了這間公司,未來很有可能也走上他的路。因此當面試告一段落後,我都盡可能從面試官那裡問出這些資訊:他怎麼看公司的未來、公司的人離開後都去了哪裡、認為這份工作可以如何引領我的職涯發展(同時也可以看出面試官對於人才的態度,是只是想找手腳做事,還是會幫屬下思考個人發展?)
面試是雙向的,他挑選你,你也在挑選他
建議在面試期間就開始使用 Google Sheet的表格來記錄,當天面試完就趁記憶猶新的時候趕緊填到表上,如果是像我一整個月都在面試的話,可能所有的記憶都會混雜在一起了。
待Offer拿到後,再依照這份表格的紀錄去分析列出優、缺點。如果你遇到非常艱難的抉擇,無法選出哪個Offer比較好的話,可以思考4~5項你最在意的工作條件,每一項又有多在意?
每個人心中的尺都不一樣,例如我就非常在意「學習、樂趣、影響力、薪資」這四項,而在意工作中所獲得的樂趣又大過於能發揮的影響力,因此分別給他們不一樣的加權分數。把不同的offer量化後,抉擇會簡單一些,更可以幫助你認清心中的那把尺。
最後,你的表格可能會長這樣:
5. 附錄:推薦書單、面試類型與面試問題搜集
自我探索書單:
- 《做自己的生命設計師》 Bill Burnett, Dave Evans,大塊文化
- 《人類圖自學聖經》Karen Curry,野人出版 (沒開玩笑,我認真研究了自己的人類圖)
培養商業及思考敏銳度的書單:
- 《圖解商業模式2.0:剖析100個反向思考的成功企業架構》近藤哲朗,台灣角川
- 《四騎士主宰的未來》Scott Galloway,天下雜誌
- 《Case In Point: Complete Case Interview Preparation》Marc P. Cosentino, Burgee Press
- 《科技島讀》Podcast & Subscription
面試類型:
我所參加過的面試主要有四類,根據我個人認知了解說明如下
- 一對一面試:最普通尋常,不必多說。
- 團體面試:你與其他2~4個競爭者一起團隊合作解一道商業題目,主要是測試你在時間壓力下,如何還能保持優雅風度,既不太出風頭,又能帶領團隊順出邏輯,最好還能讓每人發揮各自經驗長才,完全沒有密室逃脫那麼好玩。
- 案例分析面試:當場出題,題目像是-如果你有權利決定公司下個年度要推出的新產品,你會怎麼做?這種命題範圍廣到不行的題目,通常沒有正確答案,純粹是要了解你的思路邏輯,以及策略能力,以及你知不知道決策背後所需要的資訊為何。通常如果還能應用一些數據分析、推衍會更加分。
- 面試前先做的智力測驗:有些召募人員在幫你安排第一輪面試前會先發給你測驗,跟小時候做的智力測驗很像,給你三個圖形要你用邏輯判斷選出下一個圖形。
面試問題:
因每人專業不一,和專業相關的問題在此就不討論了。這裏羅列出幾個我被問到的一些關於軟技巧及性格的問題
- 你為什麼會想來我們公司?
- 你對我們公司了解多少?
- 你為什麼離開上一個工作?
- 你職涯中最令你驕傲的事情是什麼?
- 你職涯中最令你挫折的事情是什麼?
- 工作的哪個部分總是讓你精疲力盡?
- 工作的哪個部分總讓你越做越投入?
- 你認為你的主管會怎麼形容你?
- 你認為你的同事會怎麼形容你?
- 你認為自己最大的缺點是什麼?
- 與老闆意見不一樣的時候你會怎麼做?請舉例
- 如果你的重要客戶不理性地提出要求,你會怎麼做?
- 當你進行跨部門溝通,對方卻因為手頭工作太滿無法處理你的要求時怎麼辦?
- 你平時的興趣嗜好是什麼?不工作的時間都在做什麼?
後記:如果想要討論以上書單或想了解我怎麼回答問題的,歡迎留言或FB私訊找我討論!最後祝求職者們都能夠得到心目中的理想工作!