Quelques règles simples pour améliorer sa productivité

Dans cet article, j’ai voulu détailler les règles (et les outils) que j’ai mis en place pour suivre mon travail et améliorer mon efficacité. Attention, je n’ai rien inventé, j’ai repris pas mal d’idées de méthodes comme GTD en les adaptant à ma façon d’être. Je suis, bien sûr, preneur de toutes les idées permettant d’améliorer tout cela donc n’hésitez pas à laisser des commentaires.

Outils utilisés.

  • Gmail pour centraliser mes boites mails @oak-invest, @scub, @square-solutions, @arrow-group.eu et @spn.asso.fr.
  • Google Agenda pour gérer mon agenda et le partager facilement avec mes collaborateurs dans les différentes structures.
  • Remember the milk pour gérer mes tâches (même si nous regardons d’autres solutions comme Producteev ou asana qui permettent de gérer la délégation de tâches à d’autres personnes).
  • Idonethis pour garder une trace écrite de mes activités quotidiennes. Pour faire simple, il s’agit d’un outil qui me demande tous les soirs de détailler les principales choses que j’ai faites dans la journée.

Revue quotidienne.

La principale chose à mettre en oeuvre, c’est la “revue quotidienne”. Concrètement, il s’agit de prendre le temps, chaque fin de journée (à 21h pour moi), de faire le point sur ce qui a été fait dans cette journée et sur ce qu’on a à faire le lendemain.

Cette revue se découpe en quatre grandes actions :

  • Première chose : vider ma boite de réception. Pour se faire, pour chaque email qui s’y trouve :
  • Soit je l’efface/archive si il n’y a rien à faire.
  • Soit je réponds à l’email.
  • Soit, si il y a quelque chose à faire, je crée une tâche dans Remember The Milk avec ce qu’il faut faire (Écrire un compte rendu, relancer une personne dans x jours, demander une estimation…) et quand il faut le faire. Puis j’archive cet email.
  • Deuxième chose : passage en revue de l’agenda :
  • Agenda de la journée en cours : Pour chacun des rendez-vous/réunions, créer des tâches (Rappeler des gens plus tard, écrire un compte rendu, demander des éléments complémentaires, lancer des études…).
  • Agenda du lendemain : Pour chacun des rendez-vous/réunions, est-ce que c’est maintenu ?, est-ce que tout le monde est prévenu ?, est-ce qu’un ordre du jour est bien prévu ?, est-ce que des choses doivent être préparées ?, a t’on l’adresse ?… Je vérifie aussi que ma présence est réellement nécessaire.
  • Troisième chose : Je me connecte à Remember the Milk pour voir mes tâches du lendemain : qu’est ce que j’ai à faire et dans quel ordre (priorité 1 : doit être fait, priorité 2 : devrait être fait et priorité 3 : tâche récurrente comme ‘sortir les poubelles’).
    Éventuellement, il m’arrive de changer les priorités ou de carrément reporter des tâches.
  • Dernière chose : je prends le temps de lire un article de fond sur un sujet pour approfondir mes connaissances et m’ouvrir l’esprit à de nouvelles choses (en ce moment : Impression 3D, Bitcoin, Finance…).

Cette revue permet de mettre les choses au clair mais elle a aussi l’avantage de réduire le stress. En effet, une grande partie de notre stress est dû au fait que l’on a trop de choses en tête : le cerveau n’arrivant pas à tout gérer, il se met à switcher d’une chose à une autre et ceci crée un sentiment d’insécurité (et donc du stress).

Avec cette méthodologie, on vide sa tête pour confier les choses à un outil. Comme l’a dit David Allen : “Your mind is for having ideas, not holding them”.

astuce : les notifications de nouveaux emails (sur pc, tablette ou mobile) sont autant d’interruptions qui nuisent à votre productivité. Dans ce contexte, il est ridicule de perdre son temps à cause d’une newsletter ou d’une publicité. Pour corriger ce problème, j’ai rajouté une règle dans gmail pour marquer automatiquement comme lu tous les emails contenant les mots “unsubscribe”, “désabonnement” et “désabonner”. Ainsi, je n’ai plus de notifications pour ces emails et je les lis tranquillement quand j’ai le temps.

Revue hebdomadaire.

Chaque dimanche soir, je réalise un passage en revue plus “global” :

  • Revoir l’agenda de la semaine passée pour voir si je n’aurai pas oublié de faire quelque chose.
  • Revoir l’agenda de la semaine prochaine pour voir si ma présence est vraiment nécessaire à chacun de mes rendez-vous.
  • Revoir les tâches de la semaine prochaine pour voir si je vais bien avoir le temps de tout faire. J’en profite aussi pour régler les priorités et les dates butoirs.
  • J’essaye aussi de trouver des “blocs de temps longs” (4 heures, ce qui est rare) pour pouvoir travailler sur des tâches importantes qui demandent une certaine concentration.

Revue mensuelle.

La revue mensuelle, elle, a pour but de prendre un peu de recul sur ce que je fais au quotidien et voir si c’est toujours en adéquation avec mes objectifs à long terme :

  • Revue des mes objectifs annuels.
  • Relecture des mes logs quotidiens pour voir si :
  • Certaines tâches ne peuvent pas être supprimées.
  • Certaines tâches ne peuvent pas être déléguées.
  • Certaines tâches n’apportent aucune valeur.
  • Certaines tâches n’ont aucun rapport avec mes objectifs à long terme.
  • Prévoir un repositionnement si nécessaire ☺

Originally published at straumat.blogspot.fr on October 18, 2014.

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