5 правил хорошего тона в электронной переписке

В нашей работе мы каждый день сталкиваемся с электронной перепиской. Телефонные звонки уже давно уступили своё место переписке по электронной почте, в Skype и мессенджерах. Письма по работе — отдельный жанр, которому мы хотели бы посвятить нашу заметку. В этом небольшом обзоре мы не будем затрагивать стиль изложения, лингвистические обороты, пунктуацию и правила русского языка. Мы попытаемся раскрыть, что же нужно делать и чего не нужно делать, отправляя и получая рабочий e-mail.

1. Начинайте с приветствия

Это простое на первый взгляд правило, которые многие почему-то забывают. Приветствие — норма, о которой нужно помнить всегда. Если сегодня вы не писали письма этому человеку, обязательно необходимо поприветствовать его. В последующих письмах приветствие писать не нужно.

2. Пишите коротко и по делу

Важно описать суть вопроса — ёмко и структурировано. Без лишних лирических отступлений, чавканий, жамканий и расшаркиваний. Вдавайтесь только в те детали, которые действительно важны на данный момент. Краткость в электронной переписке — must have и must do.

3. Название темы письма и имена для файлов

Скорее всего, отправив письмо без темы или назвав файл 123.pdf ничего страшного не произойдёт — адресат получит письмо, ознакомится с его содержанием, скачает файл и ответит вам. Пройдёт несколько недель (возможно даже дней) и поиск вашего письма или файла превратится в ад. Уважайте время других людей и не усложняйте им жизнь.

Цепочка писем должна продолжаться пока актуальна указанная тема — если вы решили текущий вопрос, то стоит отправить письмо с новой темой.

4. Отвечайте на письма

Обычно ответ на письмо занимает от 1 до 3 минут. Безусловно, если вы находитесь на важных переговорах или на данный момент вы не имейте доступа к почтовому ящику — ответите, когда сможете. Это вопрос приоритетов.

Что делать если вам написали во время отпуска, выходного дня или вечером в пятницу? Если это срочно и важно — ответьте, как только сможете. Вы можете ответить по существу или дать понять, что «письмо вы получили, но на работе будете 12 числа» или, поблагодарив за письмо, ответить, что «в понедельник в первой половине дня дадите развёрнутый ответ».

Почему стоит отвечать сразу? Таким образом вы показывайте свою заинтересованность и отношение к делу, а также не оставляете «задачу на завтра», тем самым перестаёте думать о работе просто выполнив её.

Небольшой лайфхак: отправляясь в отпуск, настройте автоматический ответ на входящие письма. Сообщите, что сейчас вы находитесь на отдыхе (указав при этом дату вашего возвращения в офис).

Если кто-то потратил на вас своё время — он заслуживает минимальной благодарности и элементарного «Спасибо, письмо получил. Буду изучать присланную информацию».

5. Соблюдайте рамки

Большинство людей, которые всегда работают вечерами, ночами, по выходным и в праздники просто не умеют планировать своё время. Конечно, у всех бывают авралы, но когда авралы 365 дней в году — это верный признак полного отсутствия тайм-менеджмента. Старайтесь не беспокоить по пустякам людей вне рабочее время, в их выходной день или во время отпуска (особенно, когда вас об этом заранее оповестили).

Не забывайте, что вы общаетесь с живыми людьми, которые хотят простого человеческого общения, пускай и в электронной форме. Вспомните об этом, когда в следующий раз получите или будете отправлять e-mail.