파일 정리 (feat. Hazel)

Sungryeul Rhyu
Jul 27, 2017 · 4 min read

가끔 메일이나 파일을 정리하는 데 한계를 느껴 새로운 방법을 찾아다닌다.
먼저, 최근에 파일을 몇개나 추가/수정했는지, 메일을 몇개나 받아서 다 읽고 처리하는 지 세어봤다.

올해 상반기 파일/이메일 개수 (Date added 기준)

이메일은 스팸, 정크, 전체 메일 중 관심없는 것들을 지워 왔는데도 여전히 많다. 그래서인지 그때 그때 따로 정리하지 않으면 얼마 지나고 나서부터는 필요한 메일, 첨부 파일 찾는게 너무 어렵다. 이메일을 잘 정리하는 법은 아직도 연구중이므로 나중에 기회가 되면 써보기로 하고, 오늘은 파일을 관리하는 방법이다.

내가 만들어내는 파일들은 대체로 이렇다:

  • 주기적인 보고서
  • 기고서
  • 정리 (이슈나 주제에 대해)
  • 소스 코드 & 생성된 데이터

보고서들은 대개 주기적이고, 그렇기 때문에 5월에 작성되면 6월에도 작성되고 7월에도 작성된다. 만들고 나면 다시 찾아서 들여다볼 일은 거의 없지만, 지난달에 뭐라고 보고 했나 기억이 안나는 경우가 대부분이라, 지난 달 작성분은 확인한 후 작성하는 패턴이다. 하지만 한 폴더에 작년 것까지 모두 있으면 스크롤만 많아진다. 따라서 이렇게 관리한다:

공통안에는 이렇게 들어간다. 작년 보고서는 볼 일이 거의 없으니 년도별 폴더를 만들어 옮겨놓는다.

Task는 이슈별로 관리한다. 완료된 이슈는 Completed로 옮겨놓는다.

되도록 폴더를 먼저 만들어 그 안에서 파일들을 생성한다. PPT이든, 계산을 위한 XLS이든, 그림을 그리기 위한 벡터 그래픽 파일이든 다 그 안에 넣는다.

가끔 예쁜 이미지 파일(예를 들어 TV 그림)을 불러다가 자료에 넣어야 할 일이 있는데, 매번 찾는 것도 일이고, 배경이 깨끗하게 trasnparent한 것을 찾기도 쉽지 않고, 무엇보다 이런 파일은 한번 받아두면 다른 보고, 다른 이슈 정리에서 다시 쓰인다.

따라서 제 3의 위치에 리소스 폴더를 만들어 저장하는데, 이건 개별 과제보다도 상위가 된다. (과제보다 리소스의 수명이 더 긴 셈이다.)

리소스 아래에는 여러 폴더로 다시 나뉠 수가 있는데, 그러면 리소스는 어디에서 오나 생각해볼 필요가 있다.

  • 구글 이미지 검색등으로 찾아서 다운로드
  • 캡쳐
  • 등등

대체로 자료 만들때 이미지는 관련 키워드를 여러번 던져서 눈에 띄는대로 모으기 때문에 다운로드 받을 때마다 구분해서 넣는 게 번거로울 뿐더러 아직 쓸지 말지 내 마음도 정해지지 않았다. 열심히 분류해 놓고 안쓰면 그런게 있었는지 기억나지도 않기 때문에 쓸 일도 없다.
또한 이미지는 모아서 놓고 보다보면 아이디어가 떠오르기 마련이기 때문에 엄밀한 구분은 오히려 creativity에 저해가 된다고 믿는다. 따라서 명확한 목적이 있는 리소스 (예를 들어 각 회사들의 로고)는 별도로 넣는다 해도 영감을 줄 수 있는 이미지 들은 한군데에 넣는 편이다.

Hazel을 사용하면 다운로드된 파일을 자동으로 옮겨준다.

다운로드 폴더에 들어온 파일의 종류가 이미지면 Resource 폴더로 옮긴다.

다운로드 폴더에 들어온 다른 파일들은 대부분 한 번 보면 다시 볼 일이 없다. 다시 볼 필요가 있는 파일이라면 내가 아무리 바빠도 잊지 않고 챙겨볼 수 있는 시간 — 1주일이면 넉넉하겠지 — 을 다운로드 폴더에 유지시켜두되, 그 이후가 지나면 휴지통에 “옮겨”둔다. 정말로 바빠도 그 파일에 대한 것까지 생각이 미치면 휴지통을 뒤져서 꺼내면 될테니까. 휴지통은 들어온지 한 달이 된 파일들을 삭제하면 적당할 듯 싶다.

1주일이 지나면 휴지통으로
1달이 지나면 지운다

다음 종류의 파일들은 다음 기회에 글을 써보기로 한다.

  • 소스 코드와 같이 버전 관리할 파일 (공동 작업이든 개인 작업이든)
  • 사진 (혼자 또는 가족간 공유 필요. 저장 공간을 최소화할 필요)
  • 이메일
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