Moeder waarom mailen wij?

NIET OM SNEL IETS KLEINS TE VRAGEN

Dat heet chatten. Of sms’en. WhatsAppen. De Slack. Hangouts. Messenger… De telefoon! Als wij hier bij Kant.13 bijvoorbeeld snel iets aan onze developers willen vragen en we proberen dat via e-mail, dan kunnen we op een antwoord wachten tot we een ons wegen. We hebben dat dan ook al twee jaar niet meer gedaan. Want ze hebben geen zin om een hele reactie te formuleren, inclusief aanspreking en voorgeformuleerde groetjes. En met standaard ook ‘Aarzel niet om met ons contact op te nemen indien u nog vragen heeft’. Ja. Wat ben ik aan het doen, denk je?

Ze voeden ons goed op zo, die developers. E-mail is niet ideaal om snel iets kleins te vragen, daarvoor vraagt het teveel tijd. Meer nog, ik hanteer tegenwoordig een strikt e-mailprotocol.

  • Elke werkdag begint met een rondje mailen. Half uurtje om op gang te komen. Alles wat gisteren niet dringend was, afspraken voor vandaag…
  • Komen er in de loop van de dag dringende mails binnen of dingen die snel afgehandeld kunnen worden en zit ik aan mijn bureau, dan antwoord ik ook onmiddellijk.
  • Op het einde van de dag volgt nog een selectie mails. Iets uitgebreidere antwoorden, geruststellingen (‘I’m on it!’), updates…

Sinds kort coördineer ik het magazine Jazzmozaïek en het viel me op dat één van de medewerkers samen met zijn handtekening laat weten dat zijn mailbox ongeveer 3 keer per dag bekeken wordt. Geniaal. Geruststellend voor de mailer aan de andere kant van de lijn. Toch?

NIET OM HELE BIJLAGEN HET TEAM ROND TE STUREN

Daar dient de cloud voor. De server. De Drive. De Dropbox.

Onlangs deden we een ouderbevraging rond de communicatie op school en iemand noemde een pdf als bijlage bij een mail prehistorisch. Prehistorisch? Prehistorisch?! Het team begreep het eerst niet goed, maar toen ook weer wel. Bijlagen zijn zelden handig. Je moet ze downloaden, openen in een compatibel programma… Het is al een oude regel in de e-mailetikequette: schrijf wat je te vertellen hebt zoveel mogelijk in je mailbericht zelf (subject aanpassen is ook een aanrader!). En die regel geldt meer dan ooit nu 53 of 68% van de e-mails — de cijfers variëren per bron, maar het zijn er in elk geval veel — mobiel gelezen wordt.

Voor teamwork vinden wij de Drive handig, om documenten met klanten te delen de Dropbox en naar uitgeverijen sturen we al eens iets per WeTransfer.

NIET OM JE BOOS TE MAKEN

Ah, de emotionele mails met 7 medestanders in kopie.

Ik heb lang een logboek bijgehouden. Schriftjes om het leed van de wereld van mij af te schrijven. Niets om vandaag nog na te lezen, maar het deed toen deugd. Zo’n e-mail opstellen en met ruggensteun versturen doet wellicht in dezelfde grootteorde deugd.

Maar het is slimmer om niet echt op de verzendknop te duwen en morgen even te bellen. Of om toch te schrijven, maar ook morgen pas en zonder de extra cc’s. Je kunt dan laten weten dat je erover nagedacht hebt, na rijp beraad helder kunt formuleren wat je bedoelt en het graag onder ons geregeld wil hebben.

MAAR WAAROM DAN? OM IEMAND IETS LEUKS VOOR TE STELLEN

Wij, mensen met projectjes en ideetjes, zijn meer dan eens op zoek naar de ideale partner(s). En soms hebben we ook, niet heel dringend, praktische informatie nodig. Op zo’n momenten hou ik van e-mail. Om ballonnetjes op te laten, om beeld op hoge resolutie op te vragen of om met een klein hartje te polsen naar eventuele bereidheid en mogelijke mogelijkheden. Alsof je een brief zou schrijven en daar eerst diep over nadenkt.

OF OM AAN VERSCHILLENDE IEMANDEN TEGELIJK IETS NIEUWS TE VERTELLEN

Aan de hele familie, als je bericht wat lang is om in een chat samen te vatten.

Of aan al je potentiële klanten via een nieuwsbrief. Als je het goed aanpakt kan een e-mailcampagne nog altijd heel wat opleveren. Je moet dan wel hard nadenken over wat je lezer graag wil, wanneer die dat wil en hoe die dat wil, want je zit samen met honderden anderen in die mailbox te roepen om aandacht.

En weet je wat marketinghipsters tegenwoordig doen? Pure tekstmails sturen naar hun adressenbestand. Geen foto, geen fancy bewegingen, zéker geen kolommen. Omdat iedereen nu wel weet dat e-mails in honderd verschillende programma’s geopend kunnen worden en meer dan de helft online gelezen wordt. Beetje te gewaagd? Zorg er in elk geval wel voor dat je verhaal ook zonder beeld staat als een huis. Ikzelf bijvoorbeeld ‘display’ de ‘images’ pas als ik geloof dat het de moeite is.

Nu heb je zeker zin gekregen om ook een ballonnetje op te laten? Probeer maar eens femke@kant13.be. Maar wel eerst goed nadenken, graag.