為你的會議暖身: 投資三分鐘來啟動更有效的對話
你有沒有察覺常常一個會議正開始的時候，你的心思無法專注，腦子也轉得飛快？你人可能坐進會議室了，但一封剛進來的email，又把你的注意力帶走，或是好不容易趕到會議室中，人到了，心思還在停上一場會的討論，又或是你一邊和同事閒聊等待會議開始，也一邊在煩惱自己越來越長的待辦清單？
如果你有常常看到以上情境在你人生中不斷上演，不要緊張，很多人都經歷過同樣的狀況。要真正拋開雜念、把心頭的事情放下，專心參與會議，不是一件容易的事，但是當我們腦子還在多工(multitasking)，被其他事情佔據時候，很難在會議裡貢獻我們最好的想法，而如果與會的每一個人，都有一點點的分心，這個會議就很可能會卡關，或是大家一直繞圈子重複一樣的對話，本來可能只需要一小時的會議，卻花了兩倍時間，又無法達成結論和共識，這樣對於團隊和組織都是很大的內耗和損失。
「好的開始，是成功的一半」雖是老話，但用在會議情境上卻十分貼切。「三分鐘會議暖身(check-in)」是我們最常與團隊分享的工具，不但非常容易上手，也可以馬上開始練習，它的目標是在會議開始的三到五分鐘內，快速協助與會人員聚焦、進入狀況，也幫助會議主持人迅速了解大家的狀態，適時調整會議討論，雖然看起來只是會議裡的一個小步驟，但是一個好的會議開場，對整體會議效率有很大的影響。
以下和大家聊一下，為什麼你應該投資會議的前幾分鐘進行Check-in，以及幾個讓Check-in更有效果的方法，讓你接下來每一場會議，都有「好的開始」。
用會議暖身（Check-in）把俗事雜念暫時放在門外
Check-in讓與會人員有機會可以分享會議開始當下，佔據他心頭的事情，無論那件事和這個會議有關與否，他都可以表達出來，聽起來跟你的直覺相反吧？為什麼要花時間讓大家分享跟會議無關的事呢？事實上，如果你不正視這些事情的存在，它們仍會不斷地在腦海裡暗潮洶湧，把大家推向分心的航道。而我們英文說”being present in a meeting”，不是只是「出席」會議而已，而是專注當下，帶著完整的心思參與。
透過check-in，團隊成員可以把纏繞他們思緒的東西或是情緒「下載」下來，放在一旁，他們才有機會專注於當下的對話，就像你要清空腦中的暫存記憶體，才能承載更多的資訊一樣。根據作者Kristin Cobble在Time.com上的文章「如何開啟會議對話」裡談到，
「會議暖身（Check-in）鼓勵在座每一個人專注在會議內容和彼此身上。」
而身為會議主席的你，可以透過會議暖身check-in來創造這個空間。
會議暖身（Check-in）讓每個人的聲音都被聽見
無論是面對面的討論或是遠距會議，如果能讓每個人在一開始都有機會發聲，接下來他要再發言的機率會提高。尤其如果你和我一樣是個內向者，會比較習慣先聆聽外向的夥伴發表想法，但是如果在一開始就在會議室裡聽見自己的聲音，就算只是短短一句話，都可以減低一點自己對發言的焦慮，也會對自己下一次的發言有鼓勵的效果。
當然check-in的重點不是只有「說」，還有「聽」，當你的同事在分享時，放下手邊的東西，積極聆聽，和他有眼神的交流，其實不需要用言語回應，他們也可以感受到在你的肢體語言裡，對他的專注與關心，而這些小小的動作，也是在強化彼此之間的連結。
會議暖身（Check-in）可以幫助主持人試水溫
如果你是會議主席，你可能有經歷過為了要達成效率，連招呼還來不及打，就馬上跳入討論話題的會議，而這種會議的風險是，你不知道與會人員的狀態是什麼，有可能有人剛剛才大吵一架，或是有人對會議有錯誤的期待，這種狀況很容易卡關或是大家無法進入狀況，反而因為想要快，而變得更慢。這時候，會議暖身就是一個很快可以試水溫的方式，當你快速掃瞄每個人的狀況時，你就可以因應調整你主持會議的節奏和方式。
了解會議暖身的好處之後，以下是幾個你可以運用的方法：
一、用問句開始
問句是一種邀請，你不需要問非常正式的問題，或是把氣氛弄的很嚴肅，只要展現你對大家的好奇，真誠的與所有參與者連結。當然你不希望這個暖身佔用會議太長的時間，所以在問問題的時候，可以請每位與會者用「一句話」回答，保持簡潔原則。同時，如果與會者心無旁騖，已經準備好投入會議，不用讓他為了回答而回答，你可以請他們說「我到了」或「我準備好了」。以下是幾個常見的提問句：
- 在我們開始今天的主題之前，有什麼還在你心上盤旋的事情？
- 有哪些事情你會希望先放在一邊，好讓你能專心投入這場會議？
- 你願意暫時放下哪些俗世雜念（用比較詼諧的語氣說），讓我們現在可以關注今天這場討論？
- 哪一個詞最適合描述你目前的心情?
- 哪一個顏色最能代表你現在的狀態，為什麼？（可以用在需要發揮創意和聯想的討論裡，大家可以跳脫文字的框架）
- 大家最近好嗎？週末有什麼有趣的事？（這個蠻適合遠距會議或平常比較少機會寒暄的團隊，可以瞬間拉近大家的距離）
盡量選擇所有人都可以回答的問題，避免只有少數人參與，而失去了原本進行暖身的目的。
你也可以將會議暖身和會議內容結合，了解與會人員的期望，但注意先不要急著跳進去回應或討論，還是要讓每個人都有發言的機會。你可以問：
- 在你今天離開這個會議的時候，你希望我們能達成哪一件事情？
- 想像一下一小時後離開這個會議的你，你的心情是怎樣？你帶走了什麼？（這個可以幫助與會者想像未來，也可以協助會議主席了解期望）
- 對於今天的主題，你希望哪些問題可以得到解答？
- 上場會議中有哪些我們做得不錯的地方，你希望可以在這次會議中持續下去？
如果想要看英文版的暖身例句，請按這裡。二、把暖身check-in加到議程裡
如果你有事先規劃會議議程（先幫你拍拍手！這是會議成功的關鍵之一），把check-in加到議程的第一項裡吧！通常預留三到五分鐘已經足夠，也可以依你會議的人數而定。把check-in加進議程顯示你對這個環節的重視，也是讓他成為你會議習慣的第一步，你會發現進行個三四次之後，大家會漸漸習慣這個節奏，身為會議主席或團隊領導人的你，也可以邀請不同的與會人員，輪流帶領有趣的check-in活動，讓每個人更有參與感。
變化球：
我曾經帶過團隊用圖像來進行check-in，每個人畫一個小圖案代表他當下的狀態，也有團隊讓大家寫下腦中盤旋的事情，然後一起投入「世俗箱」，然後把箱子放在會議室門外，雖然聽起來有點逗趣，但是你會發現這樣實體上的區隔，其實有很大的力量。讓你的團隊發揮想像力，讓會議暖身的check-in變成一件有趣的事情，不僅讓團隊連結更緊密，也讓會議的氛圍更愉快。
三、以身作則
看到這裡，你可能對會議暖身check-in也是躍躍欲試，在你宣布你要試試會議暖身之前，有幾件事情和你提醒，第一、用暖身開啟會議可能對你的團隊是一個陌生的步驟，第二、對於有些團隊或是組織文化來說，暖身可能被視為浪費時間或是太軟性，所以不要期待你團隊裡每一個人在試過一次之後就會擁抱或愛上這個步驟，這是需要時間累積的。
身為一個領導人或會議主席，你要以身作則，在check-in時第一個分享，而且是真心投入聆聽彼此，因為你對於這個步驟的態度，也會影響團隊的接受程度和速度。先從簡單、直觀的問題開始，並且說明你加入暖身這個步驟的原因，給你的團隊一些時間慢慢適應，漸漸地，他們也會更開放的分享。
如果你不確定check-in是否能協助你的團隊會議有更好的起步，你也可以分享這篇文章給團隊成員，或是和團隊提議一起試試看，然後訂定兩到三週的時間，在每次會議中真正去實驗，然後團隊再一起評估是否有達到期望的成效，再決定是否要繼續進行這個步驟。
學者Suchamn and Williamson在他們的研究中提到，
「會議暖身是一個對關係建立的投資，而這個投資的報酬就是團隊的效能與績效表現。」
當check-in成為你會議不可或缺的步驟，你會發現不只你的會議會更專注，團隊成員的關係也會更緊密。
你的團隊都是如何開啟會議的呢？你是怎麼讓大家專注投入討論？有沒有哪些你試過、覺得不錯的check-in問題呢？
歡迎留言分享！
如果你覺得這篇文章對你有幫助的話，可以拍拍手讓我知道喔！如果你決定要試試看這個方法的話，多拍幾下給你自己一點鼓勵吧！👏 👏👏
其他會議相關文章：
嗨大家好！我是曹代Tai Tsao，Meeteor管理顧問公司亞洲區負責人, 商管書作者
我協助個人、團隊和組織發揮潛力、轉化工作模式，以發揮更大影響力。我在台灣和美國協助許多組織和團隊、提升團隊協作能力、領導組織變革與轉型以建立正面組織文化，提升整體績效。過去五年主要專注於會議管理、高績效團隊發展與教練及行為轉化。我的書：Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings
粉絲專頁：Tai Tsao 曹代
個人網站：www.taitsao.com關於Meeteor
Meeteor於2013年在美國紐約創立，致力於協助團隊與企業進行會議變革，我們相信「學習如何開會」是企業變革的開端，也是企業競爭優勢與成功關鍵之一。我們以會議軟體服務起家，自2017年起著重於管理顧問服務，協助企業有效運用會議，降低內耗，提升管理績效，建立正面組織文化。2018年底我們拓展到亞洲區，期望服務更多的團隊，讓有效會議成為你團隊成長的基石。英文資訊可以上Meeteor的官網，粉絲專頁或Twitter. 歡迎來信info@meeteor.com分享你在會議上遇到的挑戰，相信我們可以一起找出協助你團隊突破的方法。
