O desafio de fazer altos eventos

O que fazer quando tu planeja um evento minuciosamente apenas para chegar na hora e dar tudo errado? No Review | 99u e TEDSummit 2016, um encontro para falar sobre criação de experiências em eventos, estávamos todos reunidos e prontos para ouvir os palestrantes quando faltou luz. E agora, José?

Tenho acompanhado a Mari Camardelli, da Altos Eventos, desde o retorno do Creative Mornings a São Paulo (nas falas sobre risco, realidade, quebrado e amor). Ela, junto da Juliana Macedo e do Bruno Cheuiche, montou um encontro na Springpoint para compartilhar algumas das influências da Altos. O encontro já começou bonito antes da chegada, passando pelas ruazinhas com jeito de calmaria e pelo jardim interno com varal de luzinhas.

Graças à recepção calorosa, não me senti numa palestra fria, mas num churrasco entre amigos (no lugar da carne, pipoca liberada e cerveja a preço baixo).

Springpoint

O que havia na tela daquele celular?

A Mari começou explicando que a Altos Eventos é voltada para pensar eventos como experiências, não como acontecimentos isolados e passageiros. Assim que ela falou, a luz acabou. Na plateia, a galera começou a considerar se aquele escuro era de propósito, talvez uma outra forma de proporcionar uma experiência sensorial de intimidade. Não era. A luz faltou e criou-se um problema.

Aceitando as regras do improviso, o evento seguiu mesmo no escuro.

evento sem luz

Já que o evento foi sobre criação de experiências em eventos — e o que foi possível aprender no 99u e no TEDSummit 2016 –, vou trazer um apanhado do que aprendi com as falas da Mari, da Ju e do Bruno e com o escurinho da noite.

Viaje para copiar referências

Sair da nossa zona de conforto e rotina nos coloca em contato com experiências que são diferentes das usuais. Quando voltamos para casa, estamos diferentes e podemos acionar essa diferença para que nossa rotina se transforme. Para quem trabalha com eventos, conhecer outras formas de produzir experiências é essencial.

Cara de pau vale mais que dinheiro

Alguns eventos e cursos são caros e escapam do nosso orçamento. O jeito é não fazê-los ou inventar modos criativos de conseguir a inscrição. Como disse a Mari, “decidir é o mais importante”. Uma vez que decidimos fazer algo, aí sim podemos começar a procurar caminhos e parcerias que nos levem até onde queremos chegar. Bolsas, trocas de serviços, patrocínios; as possibilidades são incontáveis.

Agende o que é importante

A Ju trouxe este aprendizado da 99u. Nossas vidas são corridas e o trabalho tende a nos consumir. Um bom jeito de evitar isso é colocar na agenda não apenas os compromissos e reuniões profissionais, mas também os pessoais. Chá com os amigos, mensagem de carinho para a família, tudo isso pode ser anotado na agenda para que a gente não esqueça e fique cada vez mais próximos da vida que desejamos levar.

Um exercício possível é imaginar-se no próprio funeral. O que queremos que digam de nós? O que estamos fazendo para que digam isso que queremos? Com essas respostas em mãos, podemos acrescentar pequenas ações cotidianas em nossas agendas, de modo que aos poucos esse jeito estranho de anotar se torne um hábito que dispensa anotações.

Treine seus clientes

Existe uma máxima que circula entre publicitários, designers e demais autônomos: “cliente é foda”. Se tem um jeito do cliente atrapalhar um trabalho, ele vai achá-lo. Por isso, é importante ser legal com os clientes que não fazem isso, que são legais e nos permitem explorar nossa criatividade. Para os demais, o jeito é dizer não quando o trabalho sair daquilo que acreditamos que é um bom serviço.

Bote a cara no sol

Esperar por permissão para agir geralmente nos coloca à mercê do desejo dos outros. Se queremos que algo exista no mundo, depende de nós criar esse algo e colocá-lo para acontecer. Em geral, ninguém virá nos procurar em casa para oferecer o convite para mudar o mundo.

Estamos no caminho certo

Às vezes nos pegamos na síndrome do impostor, achando que não somos bons o bastante ou que os outros são infinitamente melhores que nós. Isso é bobagem. Com frequência, a realidade é mais complexa que isso e temos qualidades que outros não têm — além de muito a aprender.

Cara de paisagem é um problema

Durante uma palestra ou aula, a pessoa que fala está em frente de várias pessoas. Se entendermos a fala como uma entrega de energia, cabe-nos compreender que a reação da plateia pode estabelecer uma troca. Se a plateia fica inteira com cara de paisagem, não há troca, há apenas um lado gastando sua energia. Quando a plateia ri, bate palmas, gargalha, chora etc., daí quem está falando recebe energia e incentivo para continuar (tá, talvez não quando a plateia chora…).

Somos felizes quando não criamos expectativas

A luz acabou e a expectativa era usar vídeos, jogos de luz e músicas. Nessas horas, nossa felicidade depende da expectativa que colocamos sobre aquilo que perdemos. Entra aí o improviso e a habilidade de brincar com as circunstâncias. Tudo bem, a ideia era um evento iluminado, mas depois que a luz acabou, a escolha de nos agarrarmos ao que planejamos ou de criar uma nova experiência (quase às cegas) está na nossa mão.

Devemos criar condições para a interação

Ao planejarmos eventos, é nossa responsabilidade criar as condições para que a interação entre as pessoas aconteça. Isso pode ser feito pela confecção de crachás relevantes (com nome e assuntos para conversar) e com momentos descontraídos de conversa e lanche, por exemplo. Outra técnica que funciona é colocar pessoas desconhecidas lado a lado, de modo que saiam de seus grupos previamente estabelecidos e confortáveis.

Tudo isso vale não só para eventos

Para falar a verdade, eventos acontecem o tempo inteiro, mesmo quando não ganham esse nome. Se houver uma interação entre pessoas, já é um evento. Dessa forma, podemos criar condições para interação no dia a dia, se quisermos conhecer novas pessoas, podemos interagir de forma intensa e não apenas com cara de paisagem, podemos treinar quem nos contrata e agendar aquilo que realmente é importante.

Quando a luz acabou, ninguém foi embora. O pessoal continuou porque a verdadeira razão para estarmos lá não era a luz ou as apresentações com gifs animados. A proposta era trocar experiências — algo que fizemos. Então preciso me corrigir. Não deu tudo errado.

Rolou um probleminha técnico, nada que não pudesse ser revertido com uma boa experiência.


Originally published at Tales Gubes.

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