この記事は eureka Advent Calendar 2018 10日目の記事です。

こんにちは。Head of BIの鉄本です。
最近は久々にコードを書いていて楽しいです。時間を忘れてしまいますよね。

今回はAdvent Calendarということで、せっかくなのでチームとして取り組んできたことを振り返ってみました。

PCを持たずにディ〇〇ーランドに行けた

先日チームの振り返り会（※）で出た、感慨深い発言です。 今だから「あの頃は大変だったよねー！」と笑えるものの、いかにもヤバいにおいがしますね。「島へ行けるようになった」という意見もありました。

この話、笑い話として振り返り会ではさらっと流れましたが、ふと過去の振り返り会を見返してみました。

※振り返り会：チームの活動を見返して継続や改善することを定期的に話し合う会です。BIチームでは隔週でKPT法を実施しています。

疲弊問題の深掘りミーティング

過去の議事録で、特に際立っていたミーティングのタイトルです。

振り返り会で「疲弊」についての話がしばらく続いていたため、その根本を探るべく別途実施したミーティングでした。

「疲弊」の原因を探るべく、このミーティングではシステムループ図を使ってその因果関係を可視化しました。 矢印が含む記号は、”＋”が正の影響を、”-”が負の影響を与えることを意味しています。”=”を含む矢印は、その影響が遅延して発生することを意味します。

ここで明らかになったのは、3つの負のループの存在でした。

• 改善できないループ
• 回復できないループ
• 成長できないループ

全てのループの根本には共通して「残りの仕事（=仕事量）」がありました。個人でもチームでも仕事量をコントロールできず、障害対応に追われたり、残業が増えたり、新しいチャレンジを阻害していました。 これら3つのループの後者2つは個人の問題にも紐づいているため、チームで解消するべき対象は「改善できないループ」に定めました。

チームが辛い時に踏み込んだ話ができたこと、漠然と抱えている問題を表面化させ、チームで取り組む合意をできたことが、負のループ脱却への大きな一歩となったのでした。

改善できないループの解消

「改善できないループ」は、以下のようなつながりがあります。

仕事に追われる → 中長期的な改善が後回しなる → 障害に繋がる → 割り込みタスクが発生する → 仕事に追われる → …

障害発生時の割り込みタスクの対応は必須であるため、その因果の元を辿っていくと「既存の仕事量を減らし、改善を行う時間を捻出する」ことが「改善できないループ」脱出の鍵であることが見えてきます。

当時のチームの仕事のほとんどは「他チームからの依頼」でした。 依頼はチケットで運用していましたが、粒度やフォーマットにばらつきがあり、依頼の分類もない状態でした。

そこで対策として、定例の見直しと依頼フローの変更をしました。

デイリースタンドアップの見直し

BIチームでは、毎日30分の業務の進捗報告・相談を行う定例（デイリースタンドアップ）の時間を設けています。
当時は定時直前の18時半（フレックス導入前のため。現在はコアタイム10時半~17時）に設定しており、疲弊問題が発生する中で作業優先での欠席や相談事項の翌日への持ち越しが増えていました。

そこで、時間を15時半に移して1時間に拡大しました。 一見時間の拘束を増やしているように見えますが、後半30分はバッファの時間として確保し、何も問題や議題がないときには解散します。 定例で問題を検知した場合には、アサインの調整など即座に対策を打ったり、チームで取り組みたい活動の時間として充てられるようにしています。

最近では、情報共有の場としてチームワークの醸成にも一役買っています。雑談を楽しみつつ一息つく時間にもなっているくらいで、疲弊問題が解消したことをしみじみ感じるこの頃です。

（と言いつつ、最近は年末に向けて久々にお祭り騒ぎです。）

サービスデスクの導入

サービスデスクとは、サービス提供者がユーザーからの問い合わせに対応する単一の窓口のことです。 ここでのサービス提供者はBIチームであり、ユーザーは依頼者になります。

BIチームでは、タスク管理で利用しているJira Softwareと連携可能であることと、社内での利用実績があったことから、Jira Service Deskを採用しました。

このサービスデスクでは、あらかじめ依頼を分類しておき、分類毎に入力項目をカスタマイズしたテンプレートを設定できます。

【資料公開】 ”Eureka BIのミッションと事例”として、「Data Analyst Meetup Tokyo #7」にて登壇させていただきました。

Eureka BIの鉄本です。
2018年7月25日に開催した「Data Analyst Meetup Tokyo #7」の登壇資料を公開させていただきます。

データアナリストの繋がりを作るコミュニティ活動に会場提供という形で協力させていただきました。

全社的な横断チームであるEureka BIが、どのようなミッションを掲げて日々働いているのかを事例と共にに紹介しています。
昨今盛り上がりをみせているデータに携わるチームの一例として、参考になれば幸いです。